ユーザを登録する

ユーザを登録する方法は、手動で1人ずつ登録する方法と、インポートファイルで一括登録する方法の2通りあります。
順に手順を説明していきます。

ユーザを手動で登録する

手順

  1. 組織・ユーザ管理から、「ユーザ管理」を選択します。
  2. ユーザ一覧画面で「新規作成」をクリックします。
ユーザを手動で新規登録する方法
  1. 基本設定項目・権限設定・詳細設定項目を設定します。
    ※設定の詳細は下記をご確認ください
  2. 「登録」をクリックします。
ユーザを手動で新規登録する方法


【基本設定項目】★は必須項目になります

入力項目 説明
ユーザID 社員番号やメールアドレスなど、ログイン用IDとして使用する文字列を半角英数記号で入力します。
使用可能記号 ~!@#$%^&*_-+=`|\(){}[]:;"'<>,.?/
パスワード

パスワードは8文字以上の半角英数記号で入力します。
使用可能記号 ~!@#$%^&*_-+=`|\(){}[]:;"'<>,.?/

※新規作成時に指定したパスワードは、初回ログインに使用する「初期パスワード」となります。初回ログイン時にパスワード変更画面が表示され、ユーザ自身で新しいパスワードを設定いただけます

パスワード(確認) 確認のため、同じパスワードを入力します。
名字 ユーザ一覧画面では「氏名」欄に、「名字」+「名前」が表示されます。
ただし、必須項目は「名字」のみです。「名字」欄にフルネームを記載して利用いただくことも可能です。
ミドルネーム ユーザ一覧画面には表示されませんが、ユーザ情報として「ミドルネーム」情報を登録することが可能です。
名前

ユーザ一覧画面では「氏名」欄に、「名字」+「名前」が表示されます。
ただし、必須項目は「名字」のみです。「名前」欄を使用せず「名字」欄にフルネームを記載して利用いただくことも可能です。

名字(かな) ユーザ一覧画面には表示されませんが、ユーザ情報として名字のふりがなを登録することが可能です。
ミドルネーム(かな) ユーザ一覧画面には表示されませんが、ユーザ情報としてミドルネームのふりがなを登録することが可能です。
名前(かな) ユーザ一覧画面には表示されませんが、ユーザ情報として名前のふりがなを登録することが可能です。
メールアドレス1

登録すると、etudesのメール送信機能をご利用できます。
メールテンプレートによる自動配信メール、個別の手動送信メール、パスワードリセットの送信メールの宛先となります。

メールアドレス1(確認) 確認のため、同じメールアドレスを入力します。
メールアドレス2 メールアドレスを2つ登録したい場合に使用します。etudesでメール送信時、メールアドレス1とメールアドレス2にそれぞれメールが送信されます。
メールアドレス2(確認) 確認のため、同じメールアドレスを入力します。
入社年月日 入社年月日を入力できます。クリックするとカレンダーが表示されます。
ユーザIDの有効期限 ユーザIDの有効期限の開始日/終了日を設定できます。クリックするとカレンダーが表示されます。
ユーザIDのステータス(現在) ユーザIDの当月のステータスを、有効・無効から選択します。
※「有効」を選択し新規作成した場合は、当月分のご請求対象となりますのでご注意ください
※「ユーザIDの有効期限」を設定すると本項目は非表示となります
ユーザIDのステータス(翌月予定)

ユーザIDの翌月のステータスを、有効・無効から選択します。
※「ユーザIDの有効期限」を設定すると本項目は非表示となります

【ユーザIDのステータス】について
ご利用料金の集計は月内に一度でもステータスが「有効」となったユーザIDが対象となります。
etudesへユーザ登録してもステータスが「無効」のままであれば、ご請求の対象とはなりません。

例えば、4月からeラーニングを利用するため、3月中にユーザ登録など準備をされる場合は以下の様にご設定ください。
ユーザIDのステータス(現在)    :「無効」 ※3月
ユーザIDのステータス(翌月予定)  :「有効」 ※4月

4月が到来した時点で、ユーザIDのステータスが自動で「有効」に更新されます。
※一度「有効」となったIDは翌月以降も「有効」のままとなります
3月中は「無効」のため、3月分のご請求の対象にはなりません。(該当のユーザIDは3月中はetudesにログインできません)

なお、「ユーザIDの有効期限」を設定した場合は、設定された日時に自動でユーザIDのステータスが設定・更新されます。

ユーザ区分 社内ユーザであるか、社外ユーザであるかを設定します。

 

【権限設定】
ユーザに権限を設定できます。複数の権限を付与する場合は「権限追加」をクリックします。(1ユーザ最大10件まで)
権限は初期設定として「無制限権限」が用意されています。
そのほかの権限を設定したい場合は、■権限を設定する■を参照ください。

ユーザを手動で新規登録する方法

【詳細設定項目】
任意で詳細項目を設定できます。管理したい用途に合わせてご利用ください。

ユーザを手動で新規登録する方法

Excelファイルでユーザを一括登録する

一括登録用のフォーマットファイルは、ユーザ情報を一括更新する際にも使用しますが、ここでは新規登録に必要な項目を説明します。
ユーザ情報の更新については、■ユーザ情報を編集・更新する■を参照してください。

手順

【一括登録用フォーマットファイルのダウンロード】

  1. 組織・ユーザ管理から、「ユーザ管理」を選択します。
  2. 「インポート」をクリックします。
Excelファイルでユーザを一括登録する方法
  1. 一括登録の「フォーマットファイル」をクリックしてダウンロードします。
Excelファイルでユーザを一括登録する方法
  1. ダウンロードしたファイルを開き、必要な項目を入力して保存します。

項目は、下表を参照ください。

項目表 (★は必須項目になります)

入力項目 説明
ユーザID 社員番号やメールアドレスなど、ログイン用IDとして使用する文字列を半角英数記号で入力します。
使用可能記号 ~!@#$%^&*_-+=`|\(){}[]:;"'<>,.?/
パスワード

パスワードは6文字以上の半角英数記号で入力します。
使用可能記号 ~!@#$%^&*_-+=`|\(){}[]:;"'<>,.?/

※ユーザ作成時に指定したパスワードは、初回ログイン時に使用する「初期パスワード」となります。
初回ログインの際には、パスワード変更画面が表示され、ユーザ自身でパスワードを変更いただけます。

ユーザIDのステータス

プルダウンから、無効・有効を選択します。
※ファイルのインポートを実行する日のステータスを入力してください

名字 ユーザ管理画面の「氏名」には、名字+名前で表示されます。
ただし、必須項目は名字のみです。名字に、フルネームを入れることもできます。
全角・半角英数字、記号、スペースが使用可能です。
 ユーザIDの有効期限(From)

ユーザIDの有効期限の開始日を記載します
※インポートを実行するより未来日を設定する場合、「ユーザIDのステータス」は「無効」を選択してください。設定した開始日が到来すると自動で「有効」に切り替わります。
※インポート実行日と有効期限の開始日が月をまたぐ場合は、ご請求金額に影響する場合がありますので、下記【ユーザIDのステータス】と【ユーザIDの有効期限】についてをご確認ください。

 ユーザIDの有効期限(To)  ユーザIDの有効期限の終了日を記載します

【ユーザIDのステータス】と【ユーザIDの有効期限】について
ご利用料金の集計は月内に一度でもステータスが「有効」となったユーザIDが対象となります。

例えば、4月からeラーニングを利用するため、3月中にユーザ登録など準備をされる場合は以下の様にご設定ください。
ユーザIDのステータス     :「無効」
ユーザIDの有効期限(From):20XX/4/1

4月が到来した時点で、ユーザIDのステータスが自動で「有効」に更新されます。
3月中は「無効」のため、3月分のご請求の対象にはなりません。(該当のユーザIDは3月中はetudesにログインできません)
※上記の場合に、ユーザIDのステータスを「有効」としてインポートしてしまうと、「ユーザID有効期限(From)」が4/1であっても、インポート実行した時点でユーザIDが一度「有効」となり、3月のご請求の対象となりますのでご注意ください。
(有効期限の設定によるステータスの自動更新は日付が変わるタイミングで実施されるため)


上記以外にも、手動登録と同じように任意の項目や詳細設定項目があります。
入力の詳細なルールは、ダウンロードしたインポートファイルの「ユーザ情報(項目説明) 」シートに記載されていますので、ご確認ください。


【一括登録用ファイルのインポート】

  1. 組織・ユーザ管理内、「ユーザ管理」を選択します。
  2. 「インポート」をクリックします。
Excelファイルでユーザを一括登録する方法
  1. 一括登録の「参照」をクリックし、該当するファイルを選択します。
  2. 選択されたファイル名が表示されます。
  3. 「読込」をクリックします。
Excelファイルでユーザを一括登録する方法
  1. タスク受付完了画面が表示されますので、「OK」をクリックします。

※登録状況は左メニューの「タスク処理管理」をご確認ください。100%で完了となります。

ワンポイント

  • 1回の操作で、 50,000 ユーザまで登録できます。
  • 50,000 ユーザ以上のユーザ情報を登録する場合は、操作を複数回に分けて行ってください。
  • 新規ユーザ登録とユーザ情報更新を同時に行うことができます。

 (ユーザ情報の更新については、■ユーザ情報を編集・更新する■を参照してください。)

  • ユーザIDの有効期限とユーザIDのステータス(現在、翌月予定)が両方記入している場合、有効期限に入力された内容が優先されます。例)登録日が2024/9/1、有効期限が2024/9/1~9/30、ユーザIDのステータス(現在、翌月予定)がそれぞれ無効である場合、
    有効期限の設定が優先され、ステータス(現在)が有効、ステータス(翌月予定)が無効になります。

関連ガイド