事務職研修とは？実施するメリットや方法、効果を高めるポイントを解説

従来の事務職は、書類作成やデータ入力などの単純作業が中心でした。しかし、業務の複雑化や高度化に伴い、データ分析やプロジェクト管理など、より幅広い業務が求められています。効果的な事務職研修を実施するには、eラーニングがおすすめです。本記事では、事務職研修を実施するメリットや方法、効果を高めるポイントを詳しく解説します。

他社での実施例を知りたい方は「導入事例：住友ゴム工業株式会社 / 株式会社メガネトップ / 株式会社オカムラ / 他」で詳しくご紹介します。

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事務職研修とは

事務職研修とは、事務職としてスキルアップするためにスキルや知識を習得する研修です。事務職は、企業の業務効率化や生産性向上に大きな影響を与えるため、研修によるスキルアップが必要です。
事務職研修が必要な理由は、大きく下記の2つです。

• 業務の複雑化・高度化に伴い、求められるスキルが多様化している
• 業務効率化ツールなどを、積極的に活用し、業務の効率化を図る必要がある

事務職の業務は、単なる書類の作成や管理だけではなく、業務改善の推進など高度な専門性を要するものも増えています。そのため、事務職研修を通して業務効率化や生産性向上に貢献できる人材へと成長することが求められています。

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事務職に必要な4つのスキル

事務職に必要なスキルは、大きく下記の4つです。

• 基本的なPCスキル
• コミュニケーション能力
• スピードと正確な処理能力
• 柔軟性と適応力

必要となるスキルは、会社や担当する業務によって異なります。しかし、上記のスキルは、どこの事務職においても必要となる汎用スキルです。

基本的なPCスキル

基本的なPCスキルは、事務職にとって業務効率化や生産性向上に直結する必須のスキルです。
特に、ビジネス文書やレポート、メールの作成は日常的に行う業務のため、Word、Excel、PowerPointなどのOffice製品の基本的な使い方を習得しておく必要があります。また、効率的に業務を進めるためには、ローマ字入力で一定の速度で日本語をタイピングできることも重要です。

コミュニケーション能力

コミュニケーション能力は、事務職にとって円滑に業務を進めるための重要なスキルです。なかでも「聞く力」と「伝える力」が重要です。

「聞く力」とは、同僚や上司、取引先からの指示や依頼を的確に理解することです。

相手の話に耳を傾け、適切なタイミングで質問することで、情報を整理しやすくなり、ミスや誤解を防げます。また、真摯に聞く姿勢は信頼関係の構築にもつながるでしょう。一方、「伝える力」とは、自分の考えや情報を相手に明確かつ簡潔に伝えることです。正確に伝えることで業務の効率を高め、トラブルを未然に防げるでしょう。

これらの能力は、電話の取り次ぎ、チャットツールやメールでのやり取りなど、事務職の日常業務のあらゆる場面で必要となります。

スピードと正確な処理能力

事務の仕事は、同時に複数の業務を並行して進めることが多く、それぞれの期限を守りながらミスなく処理することが求められます。

スピードを重視するあまり正確性を欠いたり、正確さを追求するあまりスピードが落ちたりすれば、業務全体の生産性を下げる原因となります。そのため、事務職には、スピードと正確性を両立させる能力が必要です。

柔軟性と適応力

事務職の業務には、デジタル化の進展により、新しいツールが次々と登場しています。そのため、従来のやり方に固執せず、業務の変化や新しい要求に迅速に適応し、柔軟に対応する能力が求められます。

例えば、業務効率化のために新しいツールを導入する場合、積極的に使いこなそうとする姿勢が必要です。また、ツールの導入によって業務プロセスが変わる場合、それに合わせて業務の進め方を変えていく適応力も重要です。さらに、部署や上司によって求められる仕事内容や進め方は異なるため、それぞれの要望に合わせて対応を変えていく柔軟性も必要でしょう。

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事務職研修を実施するメリット

事務職研修を実施するメリットは、下記の通りです。

• 生産性の向上
• 専門性の向上
• キャリアアップにつながる

生産性の向上

事務職研修では、業務に必要なスキルを体系的に学べます。
例えば、Excelのマクロなどの高度なスキルを習得することで、業務の自動化や効率化が可能になります。また、ビジネス文書の作成ノウハウや、会計・経理、法務・総務などの専門知識を身につけることで、より正確かつスピーディーに業務を遂行できるようになるでしょう。

これらのスキルを習得することで、ミスが減り、作業にかかる時間が短縮されます。その結果、業務の生産性が向上し、より重要な業務に注力できるようになります。

専門性の向上

事務職研修を実施することで、必要な専門スキルを身につけられます。
例えば、以下のようなスキルが挙げられます。

• 高度なExcel操作（ピボットテーブル、マクロ、関数など）
• ビジネス文書の作成ノウハウ（企画書、報告書、議事録など）
• 会計・経理の基礎知識
• 法務・総務の実務知識

これらの専門スキルを身につけることで、業務の幅を広げ、より高度な仕事に対応できるようになります。

キャリアアップにつながる

事務職研修を実施することで、スキルアップが図れるだけではなく、キャリアアップにつながります。
具体的には、下記のような効果が期待できるでしょう。

• 専門スキルが身につくことで、より責任のある業務を任せてもらえる
• 専門性が高まることで、社内での評価が上がる
• スキルを活かした異動や管理職に抜擢される可能性がある

このように事務職研修で身につけたスキルを武器に、さらなるキャリアアップが目指せるでしょう。

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事務職研修を実施する方法

事務職研修を実施する方法は、下記の通りです。

• eラーニング
• オンライン研修
• 集合研修

eラーニング

eラーニングは、インターネットを通じて動画などのコンテンツを視聴し、スキルを身につける研修方法です。場所や時間の制約がなく、すき間時間などを活用して学べるため、業務への影響を最小限に抑えられます。また、テストや演習問題があるeラーニングシステムを選べば、知識の定着度を正確に把握できるでしょう。ただし、集合研修やオンライン研修と比べると、学んだ知識をアウトプットする機会が少ないという課題があります。

そこで、集合研修やオンライン研修と組み合わせるブレンディッドラーニングがおすすめです。メインの学習をeラーニングで行い、集合研修やオンライン研修でアウトプットすることで、より高い学習効果が期待できるでしょう。

eラーニングによる人材育成については、下記の記事で詳しく解説しています。
『eラーニングで人材育成や研修を成功に導くポイント | 企業での取り組みやシステム選定について解説』

オンライン研修

オンライン研修は、Zoomなどのweb会議システムを利用して行われる研修方法です。場所の制約なくオフィスや自宅でも受講できるため、集合研修よりも柔軟性が高いです。

基本的には、講師による講義を受け、その後受講者同士でグループワークやグループディスカッションを通して知識を深めていきます。講義とアウトプットのバランスを取ることで、研修で学んだ知識やスキルを実務で活かせるでしょう。ただし、インターネット環境が悪いと画面が固まったり、音声が途切れたりなどのトラブルが発生してしまいます。オンライン研修を導入する際は、受講者のインターネット環境を事前に確認し、安定した通信環境を整えておくことが重要です。

オンライン研修の詳しい内容については、下記の記事で詳しく解説しています。
『オンライン研修とは？メリット・デメリットから実施のポイントまで解説』

集合研修

集合研修は、受講者が一堂に会して行われる学習方法です。

講師による講義で知識をインプットし、受講者同士でグループディスカッションやグループワークを通してアウトプットすることで、知識の定着と実践力の向上を図ります。また、講義で分からないことがあれば、その場で質問して解決できるため、理解を深められます。

ただし、集合研修の実施には、会場や講師の手配などの費用がかかります。また、開催日時と場所が制限されるため、業務の都合で受講できない人もいるでしょう。そのため、集合研修の実施には、日程や場所の調整、受講者の選定など、入念な準備が必要です。

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事務職研修の効果を高めるポイント

事務職研修の効果を高めるには、下記の2つを押さえておきましょう。

• 実践的な演習を組み込む
• 業務に合わせて内容をカスタマイズする

実践的な演習を組み込む

事務職研修の効果を最大限に高めるには、座学だけでなく実践的な演習を組み込むことが重要です。
具体的には、下記のような演習が効果的です。

• ロールプレイング：実際の業務を想定し、受講者同士が役割を演じ合う
• グループワーク：受講者同士で協力しながら課題に取り組む
• ケーススタディ：実際の業務で起こりうる事例を題材に、解決策を導き出す

講義と演習のバランスを取ることで、学んだ知識やスキルを実務で活かせるでしょう。

業務に合わせて内容をカスタマイズする

事務職の業務内容は多岐にわたるため、画一的な研修プログラムでは、実務に活かせるスキルが身につかないことがあります。そのため、研修の内容を部署や業務に合わせてカスタマイズすることが重要です。

例えば、経理部門の事務職であれば、会計ソフトの操作方法や財務諸表の知識を重点的に学んだり、総務部門であれば、労務管理や法務知識を学ぶカリキュラムを用意したりするなどが考えられます。

このように、業務に直結した内容にすることで、研修の効果を高められます。

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事務職研修の効果を高めるならetudesがおすすめ

引用元：etudes公式サイト

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事務職に必要なスキルが網羅的に学べる

etudesには、事務職のスキルアップに必要なコンテンツが豊富に揃っています。
具体的には、下記のようなコンテンツがおすすめです。

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蓄積した情報は、必要な時に参照できるため、業務の属人化を防ぎ、ナレッジの共有を促進できます。

例えば、経理部門の事務職であれば、経理業務の手順書や会計ソフトの操作マニュアルなどを蓄積しておくことで、新しいメンバーが加わった際にもスムーズに業務を覚えられるでしょう。

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まとめ

本記事では、事務職研修を実施するメリットや方法、効果を高めるポイントを解説しました。

事務職研修を実施することで、生産性や専門性が向上し、より高度で専門性を要する業務に対応できます。研修方法としては、実務をこなしながらスキルを身につけられるeラーニングがおすすめです。研修効果を高めるには、実践的な演習を取り入れ、業務に合わせて内容をカスタマイズすることが重要です。本記事を参考に、自社の業務にマッチした事務職研修を導入し、スキルの底上げを行いましょう。