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ナレッジマネジメントツールの選び方・運用の注意点とは?

ナレッジマネジメントツールは、社員1人ひとりがもつ知識や経験を社内に共有するためのツールです。しかし、ツールを導入しただけでは、ナレッジマネジメントの成功にはつながりません。
この記事では、ナレッジマネジメントの基本情報と共に、ナレッジマネジメントツールの活用方法や、よくある失敗例から分かる活用のコツなどを紹介いたします。


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目次[非表示]

  1. 1. ナレッジマネジメントとは
    1. 1.1.ナレッジマネジメントの手法4種類
    2. 1.2.ナレッジマネジメントツールの機能
  2. 2.ナレッジマネジメントにツールを活用するメリット
    1. 2.1.ナレッジ・ノウハウの一元管理ができる
    2. 2.2.人材育成の効率化・属人化防止
    3. 2.3.ナレッジの検索機能で手間を削減
  3. 3.ナレッジマネジメントツール導入のデメリット
    1. 3.1.1.導入にはコストがかかる
    2. 3.2.2.情報共有に非協力的な社員が出る可能性も
    3. 3.3.3.定着しなければナレッジマネジメントができない
  4. 4.ナレッジマネジメントツール導入でよくある失敗例
    1. 4.1.共有されたナレッジをどのように活用すればいいか分からない
    2. 4.2.ツールの使い方がわからない・面倒
    3. 4.3.ルールが設けられておらず、整理できない
    4. 4.4.社員のナレッジマネジメントに対する理解不足
  5. 5.失敗例から学ぶ、ナレッジマネジメントツール活用を成功させるコツ
    1. 5.1.ナレッジマネジメントの有用性を伝える
    2. 5.2.ナレッジを共有することによるメリットを作る
    3. 5.3.完成された資料だけでなく、途中のプロセスも共有する
    4. 5.4.スモールスタートで成功体験を作る
    5. 5.5.運用体制・ルールを整えてから導入する
  6. 6.ナレッジマネジメントを成功させるにはLMSの活用もおすすめ
  7. 7.成功事例からわかるナレッジマネジメントの課題をLMSで解決させる活用術
    1. 7.1.新しいアイデアを生み出す事前学習としてLMSを活用した例
    2. 7.2.ナレッジマネジメントツールのデータを教材化した例
  8. 8.使いやすいLMSなら「etudes」
    1. 8.1.使いやすく誰でも分かりやすいUI/UX
    2. 8.2.Microsoftによる高度なセキュリティ
    3. 8.3.教材作成の支援も行っています
  9. 9.まとめ


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ナレッジマネジメントとは

ナレッジマネジメントとは、企業やその企業の社員が独自に蓄積した知識やノウハウなどの暗黙知を、誰にもわかるようにマニュアル化し形式知にするためにおこなう経営手法です。
現在、企業や個人が独自に蓄積した「暗黙知」を「形式知」にする動きが加速しており、さまざまな企業がナレッジマネジメントツールを導入しています。
なお、ナレッジ(knowledge)とは、知識や情報、知見などのことを指します。ビジネス上では、文章から得られた知識などのことだけではなく、実体験で得られた知識・経験なども含め、ナレッジと呼ばれます。


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ナレッジマネジメントの手法4種類

ナレッジマネジメントの手法は、用途や特徴に応じて大まかに4種類に分けられます。

手法

内容

専門知識型

ヘルプデスク向け。社内で出た問い合わせを記録し、問い合わせ業務の時間削減をする。

業務プロセス型

顧客への対応手順や業務プロセスを共有する。コールセンターなどに向いている。

ベストプラクティス共有型

優秀な社員の行動パターンなどを分析して共有する。暗黙知を形式知として共有することで社員全体の能力の底上げになる。営業職や技術職で活用される。

経営資産・戦略策定型

成功事例をさまざまな覚悟から解析して形式知とするもの。ナレッジの解析を主としており、業務プロセスの全体を調べて改善点を洗い出せる。

ツールを導入する際には、どの手法でナレッジマネジメントをするのかを明確にし、最適なタイプの製品を導入することが重要です。


ナレッジマネジメントツールの機能

ナレッジマネジメントツールには、効果的なナレッジマネジメントを実現するために、以下のような機能が搭載されていることが多いです。

機能

内容

FAQ

社内の質問に対して従業員同士で回答できる機能

ファイル共有

プロジェクトで活用しているドキュメントなどを整理し、最新バージョンを確認できる機能

マイニング・検索

検索エンジンを利用し、データを発見しやすくする機能

eラーニング

集まったナレッジをeラーニング教材にして研修コストを削減する

社内SNS

コミュニケーションの活性化やナレッジを気軽に投稿することができる

どのようにナレッジマネジメントを進めていくかによって、必要なツールの機能は変わります。例えば、営業の知識やノウハウを共有するだけであれば「ファイル共有」で営業資料を共有し、事例などに分けての「マイニング・検索」ができるツールを選ぶ必要があるでしょう。
また、集まったナレッジを研修に活用したい場合にはeラーニング教材を管理できるツールを選ぶなどのように、自社の目的やゴールに合わせてツールの機能を選定していきましょう。


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ナレッジマネジメントにツールを活用するメリット

ナレッジマネジメントツールを活用することにより、より一層効果的なナレッジマネジメントをおこなうことができます。
ナレッジマネジメントツールを活用する場合の主なメリットは、次のとおりです。


  1. ナレッジ・ノウハウの一元管理ができる
  2. 人材育成の効率化・属人化の防止
  3. ナレッジの検索機能で手間を削減


以下にて、詳しく内容を見ていきましょう。


ナレッジ・ノウハウの一元管理ができる

収集したナレッジやノウハウを活用する際には、情報を統合して一元管理できるようになっていなければなりません。
例えば、営業資料は個人のPCで管理している人もいれば、CRMなどで管理している人もいる……など、バラバラな方法で管理している場合、収集に手間がかかったり形式が違ったりして活用が難しくなってしまいます。
ナレッジマネジメントツールは、このようなバラバラにあるナレッジを一元管理することで、分析や活用をしやすくできます。


人材育成の効率化・属人化防止

ナレッジマネジメントツールを活用することで、人材育成の効率化が図れるというのも、メリットの一つです。
経験豊富な社員のスキルやノウハウをツールを使って共有することで、中途社員や新入社員の育成に活用することができ、社員の即戦力化が期待できるでしょう。
また、特定の業務が属人化してしまい、その人が居なければ仕事がまわらない、退職・異動してしまうと業務の質が落ちてしまうという危険性も防ぐことができます。


ナレッジの検索機能で手間を削減

ナレッジマネジメントにツールを用いることで、ナレッジ・ノウハウの収集、検索の効率化を促進させます。
ナレッジマネジメントが順調に進むと、各社員の持つ知識やノウハウ、経験などの情報が蓄積されていきます。しかし、ツールを利用していないと、データの収集、集計、活用が上手くいきません。そのため、ナレッジマネジメントにはデジタルツールを活用し、データの収集とデータ検索の効率化を図る必要があります。


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ナレッジマネジメントツール導入のデメリット

ナレッジマネジメントを効率化させるツールにも、導入するデメリットがあります。ここでは、ナレッジマネジメントのためのツールを導入するデメリットを2つ紹介します。


  1. 導入にはコストがかかる
  2. 情報共有に非協力的な社員が出る可能性も
  3. 定着しなければナレッジマネジメントができない


以下にて詳しく見ていきましょう。


1.導入にはコストがかかる

ナレッジマネジメントツールを導入する際には、導入コストがかかります。
ツールを導入するための導入費用や、維持費・月額利用費といったランニングコストも必要です。
無料で使えるツールを活用できないか検討したり、自社のナレッジマネジメントの目的に合わせたツールを導入したりすることで、無駄なコストを抑えて利用することができるでしょう。


2.情報共有に非協力的な社員が出る可能性も

ナレッジマネジメントは暗黙知を形式知に変換することが目的ですが、これを嫌う社員が出てくる場合があります。
例えば、成果を出さなければならない営業などの業務は、自分の成果につながるノウハウを他人に共有したくないと考えることもあるでしょう。また、ベテラン社員は業務が忙しく、ナレッジの共有に時間をかけたくないということもあります。
そのため、ツールの導入前にナレッジマネジメントの必要性を理解してもらう必要があるでしょう。


3.定着しなければナレッジマネジメントができない

ナレッジマネジメントツールだけでなく企業で活用するツールに共通することですが、ツールの利用が定着しなければ有効に活用することはできません。
ツールを導入したからといって、社員メンバーが勝手に資料をアップして、資料を分析して最初から使ってくれることはまずないでしょう。

そのため、ナレッジマネジメントツールを導入する前には継続的な利用方法の研修を実施する、導入後も活用方法を共有するなど、繰り返し社員に対してツールの使い方や活用方法を教育する必要があります。ナレッジマネジメントを推進していくための担当者を設けて、ナレッジマネジメントの有効性やツールの使い方を伝えていくことが重要です。


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ナレッジマネジメントツール導入でよくある失敗例

ナレッジマネジメントツールを導入しただけでは、ナレッジマネジメントが自動的に進むかといえばそうではありません。
社員にツールの使い方を浸透させ、ルールを決めてナレッジを蓄積し、それを分析・活用することができていなければツール導入は失敗してしまうでしょう。
ここでは、ナレッジマネジメントツールを導入する際に知っておきたい、よくある失敗例をご紹介いたします。


共有されたナレッジをどのように活用すればいいか分からない

ナレッジマネジメントツールに共有されたナレッジが全ての業務にフィットし、そのまま活用すれば悩みが解決する、ということはほとんどありません。
アップされている資料を自分なりに解釈し、自分の課題にどのように当てはめることができるのかを考える必要があります。
しかし、データを読み取る力や自分の課題にどのように活用できるかの知識が社員にないと、「ただデータが蓄積されていくだけ」ということになりがちです。
そのため、ナレッジの活用法や完成した資料を作る際に考えたことや悩んだことが分かるようにする、データを読み取るためのスキルを身につけさせるといったことが必要になるでしょう。


ツールの使い方がわからない・面倒

ナレッジマネジメントツールの導入でよくあるのが、ツールの使い方が分からない、面倒であることです。

そのため、ナレッジマネジメントツールの導入前には準備が必要です。いきなり全てのノウハウをツールで一元管理しようとするのではなく、まずはヘルプデスクだけのノウハウを入れていくなど、スモールステップで導入することが大切です。
また、使い方に関する研修を実施しても良いでしょう。実際に使用している画面を録画して教材として使用したり、マニュアルを作成して誰でも使えるように環境を整えることが大切です。


ルールが設けられておらず、整理できない

ナレッジマネジメントでは、ナレッジの蓄積も大切ですが、蓄積されたナレッジを分析・活用できるかが大切です。
形式がバラバラだと、膨大なナレッジが形式がバラバラで整理が出来ず、検索もしづらいというような状況に陥ってしまいます。
そのため、実行可能な運用のルールを導入前に策定し、周知・徹底させることが大切です。


社員のナレッジマネジメントに対する理解不足

社員がナレッジマネジメントに対しての知識が不足していると、
「なぜ自分のノウハウを他の人に教えなければならないのかわからない」
「自分の持っているノウハウは重要でないから関係ない」
などと思われてしまい、ナレッジを蓄積しづらい状況になってしまいます。
そのため、ツール導入前にナレッジマネジメントの重要性やメリットを理解してもらうための研修を行うことがおすすめです。


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失敗例から学ぶ、ナレッジマネジメントツール活用を成功させるコツ

ナレッジマネジメントツール活用の失敗例を紹介しましたが、ではどのように活用を行えば、ナレッジマネジメントを成功させることができるでしょうか。
ここでは、上記の失敗例から学ぶ、ナレッジマネジメントツールの活用を成功させるコツについて紹介いたします。


ナレッジマネジメントの有用性を伝える

上述しましたが、ナレッジマネジメントツールを使う前に、ナレッジマネジメントの有用性が分かっていなければ、取り組みが形骸化してしまいます。
そのため、まずはナレッジマネジメントの有用性を伝えるために研修を実施しましょう。


ナレッジを共有することによるメリットを作る

ナレッジを共有するために言語化したり、図式にしたり、ナレッジマネジメントツールに入力するといった作業は、社員にとって負担となります。
そのため、ナレッジを共有することによるメリットを作りましょう。例えば、評価制度につながる仕組みにする、共有した社員にポジティブなアクションを行うなど、「自分の共有したナレッジが役に立った」と思えるような仕組みづくりが大切です。


完成された資料だけでなく、途中のプロセスも共有する

ナレッジマネジメントツールに共有される資料は、資料を作成した人が最終的にアウトプットしたものです。しかし、資料を見る人たちが本当に知りたいのは、制作者が考えたこと、調べたこと、悩んだこと、失敗したことの方が多く、完成された資料だけでは不十分です。
これらの隠されてしまっている途中のプロセスを共有することで、ナレッジマネジメントで成果を出しやすくなるでしょう。

もちろん、全ての資料に途中のプロセスを共有するようにすると、共有する社員の負担が増えてしまうため、特に重要であったり、効果のあるナレッジに絞り込んで、途中プロセスや活用の事例をマニュアルのようにまとめると良いでしょう。


スモールスタートで成功体験を作る

いきなり全ての情報をナレッジマネジメントツールに取り入れようとすると、かなりの手間が掛かってしまいます。
そのため、まずは部署をしぼるなどして小さくはじめ、成功体験を作ることが大切です。
例えば、営業部門でナレッジマネジメントをはじめ、新入社員が受注することができた、など、小さな目標からはじめ、成功体験をもとに他部署で拡大すると良いでしょう。


運用体制・ルールを整えてから導入する

ナレッジマネジメントツールの活用で失敗しやすいのが、運用体制やルールが整っておらず、形式がバラバラになってしまうことだとお伝えしました。
このような事態を防ぐため、ナレッジマネジメントツールを導入する前に、形式や共有方法のルールを決め、検索・整理をしやすくできるようにしておきましょう。


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ナレッジマネジメントを成功させるにはLMSの活用もおすすめ

ナレッジマネジメントツールを導入して効果を発揮させるには、ツールの操作性や運用の仕組みづくりも必要ですが、一番に必要なのは共有されたナレッジをどのように活用すればいいかをイメージすることです。
ナレッジの活用方法をイメージさせるには、LMSの活用がおすすめです。
LMSはLearning Management Systemの略で、学習管理システムとも呼ばれるツールです。LMSでナレッジマネジメントの必要性や活用方法を共有することで、蓄積されたナレッジをどのように活用するかのイメージが湧きやすく、社員はナレッジマネジメントツールを効果的に使うことができるでしょう。


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成功事例からわかるナレッジマネジメントの課題をLMSで解決させる活用術

では、ナレッジマネジメントの課題をLMSで解決させるためには、どのようにLMSを使うのが良いのでしょうか。
ここでは、LMSを活用してナレッジマネジメントの課題を解決させた事例をもとに、活用術をご紹介いたします。


新しいアイデアを生み出す事前学習としてLMSを活用した例

A社では、同じテーマで作成された資料を、事前にeラーニングで読んでもらうことにしました。
その後、集合型研修で資料作成者と情報を必要としている社員がブレインストーミングを行い、資料についての疑問を質問したり、前提知識として事前学習してきた社内ナレッジをベースに新しいアイデアを膨らませるワークショップを行いました。

その結果、これまでのナレッジから新しいアイデアを生み出し、業務の効率化や社員のスキルアップにつながりました。


ナレッジマネジメントツールのデータを教材化した例

B社では、ナレッジマネジメントツールにアップロードした多くの資料のURLを、LMSでeラーニングコースとしてまとめ、他社員と共有しました。
教材化させる際にはテーマに応じてより知識を実践的に活用しやすくし、コースの最後にナレッジ活用の実例なども載せて、活用のイメージがつくように工夫しています。

ナレッジマネジメントツールをただナレッジを蓄積するだけのツールから、蓄積したデータを人材教育に活かすことができています。


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使いやすいLMSなら「etudes」


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ナレッジマネジメントを成功させる為には、LMSの活用をおすすめしました。しかし、どのようなLMSを選べば良いか分からない、という方も多いのではないでしょうか。
アルー株式会社では、誰でも使いやすいLMS「etudes」を提供しています。
ここでは、「etudes」の特徴を紹介いたします。


使いやすく誰でも分かりやすいUI/UX

etudesでは、マニュアルなしでも直感的に使いやすいUI/UXにこだわっています。
コースの詳細画面では、上から順にコンテンツを受講すればよいだけなので、学習者が操作に迷うことがありません。
トップページはアイコンやバナーなどを自由に変更することができるので、社員の階級や社員の持つ課題に対して最適な教材をすぐに選ぶことが可能です。


Microsoftによる高度なセキュリティ

eラーニング教材は、自社のノウハウや社外秘の情報を載せることも多いため、セキュリティ対策は必須です。etudesでは、Microsoft Azureの高度なセキュリティシステムを採用しています。
そのほかにも、ユーザー認証やDDoS攻撃への対策、WAF、IPSなど、あらゆる漏えいのリスクを想定した高度なセキュリティが、重要なナレッジなどの情報資産を守ります。


教材作成の支援も行っています

ナレッジマネジメントを進める上では、自社で蓄積されたナレッジを活用できる形に整理しなければなりません。ですが、情報を整理して社員が分かりやすい形にして教材にするには、ノウハウが必要です。
アルー株式会社は、約20年に渡って人材に対する研修を行ってきました。社内教育の質の向上のために必要なノウハウを使って、教材作成の支援を行っています。
また、LMSの利用を開始してから社内に定着して効果を発揮するまでサポートする企業内教育コンサルティングも行っています。


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まとめ

ナレッジマネジメントの成功は、導入するナレッジマネジメントツールに左右されます。
ナレッジマネジメントツール導入のメリットを把握し、どのツールが自社に合っているのかを見極める必要があります。導入の際には、導入の意味を社員に理解してもらい、運用体制を整えておくことも忘れないようにしましょう。
ナレッジマネジメントツールは、導入するだけではなく、運用の仕組みづくりも必要です。ナレッジマネジメントツールで蓄積されたデータを、活用しなければなりません。ナレッジを整理したり、ナレッジマネジメントの使い方を周知するには、LMSの活用がおすすめです。

etudesであれば、さまざまな企業の要望にも合わせることができ、質の高い教材を作成するためのサポートも受けられます。教材の質次第で、ナレッジマネジメントの成果が変わるため、LMSを選ぶならぜひetudesをご検討ください。
etudesの詳しい製品紹介を知りたい方は『製品紹介資料』をダウンロードください。etudesの特徴やデモ画面、費用についてご紹介しています。




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