オンボーディングに役立つツールとは？種類や選び方について解説

オンボーディングは、新入社員の定着率を向上させ、コストカットや業務改善に繋がる施策として、最近急速に注目を浴びています。オンボーディングを効果的に進めるためには、自社にとって最適なオンボーディングツールを選ぶことが欠かせません。オンボーディングツールの種類や選び方について、詳しく見ていきましょう。

実際に企業でどのように人材育成をしているのか、他社事例を知りたい方は「導入事例：住友ゴム工業株式会社 / 株式会社メガネトップ / 株式会社オカムラ / 他」で詳しくご紹介します。

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オンボーディングツールとは？

オンボーディングツールとは、新たに採用した人材を既存メンバーに定着させ、仕事に慣れてもらうプロセス「オンボーディング」に役立つツールのことです。元々は船や飛行機などに新しく乗り込んだクルーに対して行うサポートを指す用語でした。

オンボーディングという取り組みについて詳しく知りたい方は、以下の記事をご覧ください。

『オンボーディングとは？言葉の意味から実施プロセスまで徹底解説』

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オンボーディングツールの重要性

企業で新卒採用を行った際は通常、一括採用の社員に対して入社研修やオリエンテーションを行います。オンボーディングは、新卒に限らず、中途で入社した若手社員や幹部社員なども対象とすることが特徴です。

オンボーディングは、ツールを使わずにアナログな方法でも実施できますが、管理が煩雑になり、学習内容を均一化できないリスクがあります。

オンボーディングツールを利用することで、以下のような効果が期待できます。

このように、オンボーディングツールは新入社員の適応と定着に大きく貢献します。企業は新入社員の成長をサポートし、組織の一員として活躍してもらうために、オンボーディングツールの導入を検討することが重要です。

社員のオンボーディングに役立つツール一覧

オンボーディングに使えるツールとして、「オンボーディングツール」という専門性の高いツールを導入することもできます。

しかし、オンボーディング用のツールに限らず、以下のようなツールもオンボーディングに活用することができます。

• 連絡・リモート会議ツール

SlackやZoomなどの連絡ツールです。勤務場所を問わずスムーズなやり取りを実施するためには欠かせないでしょう。

• デジタルアダプションツール

遠隔で画面操作ができるツールです。オンボーディング対象の社員に対して、システムの操作方法などをレクチャーする際に役立ちます。

• チャットボット

AI（人工知能）とチャット形式のやり取りをすることで、FAQを実施するツールです。オンボーディングの際によくある質問を事前にまとめておき、システム構築をすることで質疑応答を自動化できます。

• タスク管理ツール

日常業務で発生する様々なタスクを整理して、分かりやすく表示してくれるツールです。オンボーディングの進み具合を会社側が確認することもできます。

• LMS（学習管理ツール）

eラーニングの教材を配信し、学習の管理を行うツールです。新入社員研修や中途社員研修をeラーニングで実施し、学習の進捗などをデータで保管することができます。

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オンボーディングツール導入のメリット

オンボーディングツールの導入には、以下のようなメリットがあります。

• 社員育成のDX化
• 教育内容の均一化
• 人事業務の効率化

一つずつ、詳しく解説します。

社員育成のDX化

オンボーディングツールを導入することで、社員の育成をデジタル化できます。従来の紙ベースの資料やマニュアルを電子化し、いつでもどこでも閲覧できるようにすることで、新入社員の学習効率が大幅に向上します。

教育内容の均一化

オンボーディングツールを導入することで、新入社員教育の内容を均一化できます。例えば、以下のような場面で効果を発揮します。

• 社内ルールの周知

就業規則や経費精算のルールなど、社内のきまりごとを漏れなく伝えられる

• 社内制度の案内

福利厚生や研修制度など、社員が利用できる制度を正しく案内できる

• ビジネススキルの指導

ビジネスマナーやPCスキルなど、基本的なビジネススキルを体系的に教えられる

教育担当者の個人差によるばらつきを防ぎ、全ての新入社員に対して、同じレベルの教育を提供できるのです。これにより、配属後のパフォーマンスの向上や、定着率アップも期待できるでしょう。

人事業務の効率化

オンボーディングツールを導入することで、オンボーディングにおける人事部門の業務を大幅に効率化できます。

• 資料の作成・更新
• 社員からの問い合わせ対応
• 研修の進捗管理

これらの業務を自動化・システム化することで、人事担当者の工数を削減し、より戦略的な業務に注力できるようになります。

また、オンボーディングの進捗状況を可視化することで、どの社員がどの段階にいるのかを把握しやすくなります。社員の理解度に合わせたきめ細かなフォローが可能となり、離職リスクの低減にもつながるでしょう。

人事業務を効率化させる方法に関しては、以下の記事でも詳しく解説しています。
『人事業務を効率化する方法6選｜役立つツールも合わせて紹介』

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オンボーディングツールの選び方

一言でオンボーディングツールと言っても、その種類は様々です。連絡ツールやリモート会議ツールに限っても、最近では多種多様なサービスが展開されています。オンボーディングを効率的に行う上で、自社にマッチしたオンボーディングツールを選ぶことは極めて重要です。ここでは、オンボーディングツールの選び方を紹介します。

ツール導入の目的を明確にする

オンボーディングツールを選択するためには、まずオンボーディングツールを導入する目的を明確にしておくことが必要です。オンボーディングツールの導入には、コスト削減や生産性の向上、従業員満足度の向上など様々なメリットがあります。

もちろん全てのメリットを完璧にカバーしてくれるオンボーディングツールを導入できれば理想的ですが、ほとんどのオンボーディングツールには、それぞれ得意な分野と不得意な分野があります。自社でオンボーディングツールを導入する目的を明確にしておくことで、導入後のミスマッチを防ぐことが可能です。

料金体系で選ぶ

オンボーディングツールを選択する際、ツールの料金体系も一つの規準になります。オンボーディングツールの導入は、ヘルプデスクの負担軽減や早期離職の防止など、主にコストカットの面で様々なメリットがあります。反面、オンボーディングツールの中には、高機能を備えているために高い利用料金を設定しているものもあるのが事実です。

自社にとって不要な機能まで搭載しているオンボーディングツールを導入すると、その分利用料がかかり、結果的に想定していたほどのコストカットに繋がらない事態にもなりかねません。ツールを選ぶ際には、利用料金を目安にするのも一つの方法です。

サポート体制で選ぶ

オンボーディングツールには非常に高機能なものもあるため、時にはオンボーディングツール自体の使い方に戸惑う場合もあるかと思います。そのような際に重要となるのが、オンボーディングツールのサポート体制の充実度合いです。

ほとんどの企業はツール利用のための問い合わせ対応を行っていますが、対応時間やサポートの質などは千差万別です。オンボーディングツールのサポートが充実しているかどうかも、事前によく検討しておきましょう。

使いやすさで選ぶ

オンボーディングツールを導入する際は、ツールそのものの使い心地も意識して選びましょう。オンボーディングツールは多様な製品があり、品質には大きな差があります。一般に、無料ツールの場合は開発コストが低いサービスということもあり、使い心地が悪くなる傾向があります。

有料のサービスを導入する際には、出来るだけ体験期間などを利用してサービスの使い心地を確かめてから導入するのが良いでしょう。ツールの使いやすさも、オンボーディングツールを選択する上では重要な観点です。

操作性で選ぶ

オンボーディングツールを選ぶ際は、操作性の高さも重要なポイントです。新入社員にとって、入社直後から使い慣れないツールを操作するのは大きな負担となります。
特に、UIのシンプルさと使いやすさは重要です。アイコンやボタンの配置が適切で、必要な機能に素早くアクセスできるようになっているかを確認しましょう。

直感的に使えるツールを導入することで、新入社員の学習意欲を高め、スムーズなオンボーディングにつながります。

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オンボーディングツールにはLMSがおすすめ

学習管理システム「LMS」は、主にeラーニング研修を管理するために活用されていますが、オンボーディングツールとして利用することもできます。

• eラーニング形式で動画を配信
• 繰り返し実施する研修を効率化できる
• 参加者をアカウントで管理

すでにLMSを導入していて、オンボーディングの実施を検討している方や、オンボーディング以外の用途にも使えるツールをお探しの方は、ぜひご参考にしてください。

eラーニング形式で動画を配信

オンボーディングをオンラインで実施する場合は、社内システムの使い方や経営理念の説明といった動画コンテンツをeラーニングで配信する方法が最も効果的です。
LMSをオンボーディングツールとして活用するメリットは、「eラーニング形式で動画を配信するプラットフォームになる」機能が備わっていることです。
eラーニングなら、オンライン環境とデバイスさえあればいつでもどこでも受講が可能です。即戦力として入社し、なかなかオンボーディング研修に参加する時間が取れない社員でも、eラーニングなら漏れなく受講が可能です。

繰り返し実施する研修を効率化できる

オンボーディングには、入社時に必ず実施する、全社員に共通の内容の研修があります。
例として、「コンプライアンス研修」や「ハラスメント防止研修」「情報セキュリティ研修」などです。

LMSにこれらの研修コンテンツを一度アップロードしておけば、必要な時期に必要な対象者に対して、同じ内容の研修を何度でも配信できます。対面研修のように、都度講師を手配したり会場を設営したりする手間が省けるのです。

さらに、理解度テストや受講状況の管理機能を使えば、受講者の理解度も把握でき、確実に研修を修了させることができます。

参加者をアカウントで管理

LMSでは、オンボーディング対象者ごとにアカウントを発行し、個別に管理することができます。
具体的には、誰がどの教材を受講したか、受講期限を過ぎている社員はいないかといった進捗管理から、確認テストの結果で理解度を把握することも可能です。
LMSを導入することで、オンボーディング対象者の研修進捗を可視化し、一元管理が可能になります。
また、対象者の理解度に合わせて、個別にフォローアップ教材を配信するなど、きめ細かな対応も可能です。人事担当者は、対象者全員の進捗状況を効率的に把握でき、漏れのない適切なオンボーディングを実現できます。

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オンボーディングツールとして活かせるLMSの機能

LMSには、オンボーディングに役立つ様々な機能が備わっています。オンボーディングツールとしても利用できる、活用度の高い代表的な機能は以下の通りです。

これらの機能を使うことで、研修の進捗管理や効果測定も容易になるため、オンボーディングの質を高められるでしょう。また、LMSを導入することで、オンボーディングのDX化を推進できます。

オンボーディングツールにはLMS「etudes」

引用元：etudes（エチュード）公式サイト

LMSをオンボーディングツールとして導入すれば、オンボーディング以外の社内研修や人材育成施策にも活用することができます。

操作しやすく、運用しやすいLMSをお探しなら、ぜひ「etudes」の導入をご検討ください。

ここでは、etudesの特徴や魅力について、いくつかのポイントをご説明します。

多彩な教材の発信が可能

etudesの魅力の一つとして、配信コンテンツの自由度の高さが挙げられます。etudesを開発した人材育成会社「アルー株式会社」が設計した汎用コンテンツから、自社のオリジナルコンテンツまで、LMS内で配信可能です。

これらのコンテンツは、受講者の視聴時間まで正確に管理できます。動画教材の一部をスキップした場合は、スキップされた部分を「未学習」であると管理するため、教材の定着効果を細かく把握することが出来ます。eラーニング学習による成果にこだわるetudesならではの特徴です。

etudesの教材についてより詳しく知りたい方は『eラーニング教材』をご覧ください。

直感的で分かりやすいUI/UX

オンボーディングツールを導入したとしても、UI/UXが分かりにくいと、操作に手間取り、内容が社員にほとんど定着しない恐れがあります。etudesではそのような事態が発生しないよう、直感的で、初めてでも分かりやすいUI/UXの設計を意識しています。

トップページはもちろん、コースの目次ページなどにも画像がふんだんに用いられており、飽きること無く学習を進めることが可能です。さらに、各カリキュラムの学習状況をひと目で把握できる円グラフも表示されています。直感的な使いやすさを重視している点が、etudesの大きな魅力です。

etudesのUI/UXについてより詳しく知りたい方は『機能・特長』をご覧ください。

マルチデバイスに対応

etudesは、マルチデバイスに対応しているため、パソコンだけではなくスマートフォンやタブレットからもアクセスすることができます。最近では、業務の中でもタブレット端末やスマートフォンを活用する動きが増えてきました。eラーニングを効率的に行うためには、スキマ時間にスマートフォンなどで学習出来る手軽さが欠かせません。

また、動画の通信量を抑えるために自動で画質を調整する機能も備えているので、回線に負荷をかけることもありません。組織情報・社員情報も一元管理可能

一般に日本企業では、組織階層が深くなる傾向があり、企業の組織形態も複雑化しています。中には頻繁に組織の改変を行う企業も少なくありません。etudesは、社員情報を一元的に管理する機能が非常に充実しています。社員情報として数十項目以上を登録できるため、他の人事システムとスムーズに連携することが可能です。

さらに、グループ企業を含む大規模な組織の管理にも対応しています。少人数の組織はもちろん、数十万人規模となるような大規模組織のマネジメントも統合的に行うことが出来る点が、etudesの強みです。

etudesの機能についてより詳しく知りたい方は『機能・特長』をご覧ください。

人材育成の課題をトータルサポート

etudesを提供しているアルー株式会社は、人材育成の支援も行っています。講師が複数名の受講者を対象に講義を行う集合研修はもちろん、企業の抱える特定の課題に対して解決策を提示してサポートするコンサルティングも行っています。

最近では世界を見据えた事業展開を行う企業も増えてきています。海外志向のマインドを醸成するための教育コンテンツの提供や、現地法人のマネジメントのために必要なプログラムなど、グローバル分野でも多様な施策を提供しています。

アルーの人材育成サービスについて詳しく知りたい方は『人材育成・研修サービス一覧』をご覧ください。
etudesの詳しい製品紹介を知りたい方は『製品紹介資料』をダウンロードしてください。etudesの特徴やデモ画面、費用についてご紹介しています。

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まとめ

オンボーディングツールには様々な種類があり、初めて導入する場合は選択に迷うかもしれません。しかし、オンボーディングツールを導入する目的を明確化して、コストや使い心地を慎重に検討すれば、必ず自社に最適なツールが見つかります。コストカットを実現し、業務を改善していくために、積極的にオンボーディングツールの導入を検討してみてはいかがでしょうか。