オンボーディングに役立つツールとは？種類や選び方について解説

オンボーディングは、新入社員の定着率を向上し、コストカットや業務改善に繋げることが出来るとして、最近急速に注目を浴びている取り組みの一つです。オンボーディングを効果的に進めるためには、自社にとってぴったりなオンボーディングツールを選ぶことが欠かせません。オンボーディングツールの種類や選び方について、詳しく見ていきましょう。

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オンボーディングとは？

ここで、オンボーディングという言葉の意味を改めて確認しておきましょう。

オンボーディングとは企業人事の分野の言葉で、新たに採用した人材を既存メンバーに定着させ、必要なサポートを実施することで仕事に慣れてもらう一連のプロセスのことを指します。元々は船や飛行機などに新しく乗り込んだクルーに対してサポートを行うことで、業務に慣れてもらう流れのことを指していました。

企業で新卒採用を行った際は通常、一括採用の社員に対して入社研修やオリエンテーションを行います。オンボーディングは、対象を新卒採用に限らず、中途採用で入社した若手社員や幹部社員なども対象とすることが特徴です。

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社員のオンボーディングに役立つツール

オンボーディングは、社員を企業に馴染ませることで戦力として定着させる上で非常に重要なプロセスです。DX化が進展してきた現在では、オンボーディングを行うために役立つ様々なツールが有料・無料を問わず展開されています。

企業内でオンボーディングを効果的に行うためには、オンボーディングのためのツールを活用していくことが欠かせません。オンボーディングに活用出来る有名なサービスをいくつか紹介します。

連絡・リモート会議ツール

オンボーディングを効率的に行うために活用できるツールの例として真っ先に挙げられるのは、ZoomやGoogleMeetなどを始めとした連絡ツールやリモート会議ツールです。新型コロナウィルス感染症の影響もあり、昨今では一般企業でもオンライン会議を積極的に活用する動きが注目を浴びています。また、リモートワークを行っている企業において連絡ツールやリモート会議ツールを導入することは必須と言えるでしょう。

連絡ツールやリモート会議ツールは業務をより効率的に行う上で必要なツールではありますが、一言で連絡ツールといってもその種類は様々です。自社の業務形態に合わせて、最適なツールを導入することが重要と言えます。

デジタルアダプションツール

オンボーディングを成功させるために、画面上に操作方法を表示することが出来る、といったデジタルアダプションツールを導入することも手です。デジタルアダプションツールは、複雑なマニュアルを読み込むことなしにITリテラシーを高めることが出来るツールとして近年注目を浴びています。特に複雑な操作方法のシステムを導入している場合、デジタルアダプションツールを導入することは大きな効果を発揮するでしょう。

オンボーディングを成功させるためにデジタルアダプションツールを導入するメリットとして、システム導入を効率化出来ることに加え、定量化にかかるコストを削減出来ると言った点が挙げられます。外部講師を招いた講習会などを行う必要がないため、デジタルアダプションツールを導入するメリットは大きいです。

FAQツール

FAQツールは、よくある質問(FAQ)とその回答を事前に作成したり蓄積したりすることによって、問合せ対応を効率化するためのツールです。一般にFAQツールといった場合、社外に対して利用するタイプやコールセンターにおいて顧客を対象に利用するタイプがありますが、オンボーディングでFAQツールを利用する際は主に社内間での問合せについて使用します。

新入社員が業務に馴染む前には、様々な段階で質問や疑問が生じるものです。質問対応の時間を短縮し、効率的にオンボーディングを進める上でFAQツールを利用することは有効な施策だと言えるでしょう。

チャットボット

チャットボットは、チャット形式で文脈に沿った質問対応が出来る自動応答システムのことです。FAQツールは基本的に一対一の質問、回答集のみしか作成出来ないため、比較的単純な質問対応しか出来ません。しかしながらチャットボットの場合は、前後の文章を捉えた問い合わせ対応が可能なため、より複雑な問合せにも対応することが出来ます。

オンボーディングを行う上では様々な問い合わせ対応が発生するため、比較的単純な質問に対してはFAQツール、複雑な質問に対してはチャットボットと、上手く使い分けることが重要です。ヘルプデスクの業務を削減することでコストカットをすることが出来る一方、チャットボットの導入は比較的高額化する傾向にあるため、慎重に検討するようにしましょう。

タスク管理ツール

オンボーディングを効果的に行うためのその他のツールとしては、タスク管理ツールが挙げられます。日常業務で発生する様々なタスクを整理して分かりやすく表示してくれるタスク管理ツールは、社内業務を効率化する上で欠かせないものです。最近では、業務を役職に沿って自動的に割り当ててくれるなどの機能を備えた高機能なタスク管理ツールも登場しています。

特に新入社員の場合、仕事に馴染むまでには様々なタスクをこなす必要があります。自身に割り当てられたタスクを整理できずに仕事へのコミットが遅れてしまうという事態はなんとしても避けたいものです。そのような意味でも、タスク管理ツールを導入するメリットは大きいと言えます。

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オンボーディングに役立つツールは無料でも大丈夫？

オンボーディングに活用できるツールには、連絡ツールやオンラインミーティングツール、チャットボット、タスク管理ツールなど様々な種類のものがあります。そして、これらのツールの中には無料で提供されているものも少なくありません。徹底したコストカットを実現したいと考える企業の場合、無料のオンボーディングツールを選ぼうと考えることもあるでしょう。

しかしながら、一般的に言って、無料のオンボーディングツールを活用することはおすすめできません。無料ツールといっても、有料版と比較するとその機能が制限されてしまったり、有効期限が設定されてしまったりするものがほとんどです。オンボーディングツールを選ぶ際には、コスト面だけを意識するのではなく、品質の高いものを選ぼうという姿勢も必要だと言えるでしょう。

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オンボーディングツールの選び方

一言でオンボーディングツールと言っても、その種類は様々です。連絡ツールやリモート会議ツールに限っても、最近では多種多様なサービスが展開されています。オンボーディングを効率的に行う上で、自社にぴったりなオンボーディングツールを選ぶことは極めて重要です。ここでは、オンボーディングツールの選び方を紹介します。

ツール導入の目的を明確にする

オンボーディングツールを選択するためには、まずオンボーディングツールを導入する目的を明確にしておくことが必要です。オンボーディングツールを導入することには、コスト削減や生産性の向上、従業員満足度の向上など様々なメリットがあります。

もちろん全てのメリットを完璧にカバーしてくれるオンボーディングツールを導入するに越したことはありませんが、ほとんどのオンボーディングツールには、それぞれ得意な分野と不得意な分野があります。自社でオンボーディングツールを導入する目的を明確にしておくことで、導入後のミスマッチを防ぐことが可能です。

料金体系で選ぶ

オンボーディングツールを選択する際、ツールの料金体系で選ぶというのも一つのポイントです。オンボーディングツールを導入することは、ヘルプデスクの負担軽減や早期離職を抑えるなど、主にコストカットの面で様々なメリットがあります。しかしながらオンボーディングツールの中には、高機能を備えている反面で高い利用料金を設定しているものもあるのが事実です。

自社にとって不要な機能まで搭載しているオンボーディングツールを導入すると、その分利用料金などのコストがかさんでしまい、結果的に想定していたほどのコストカットに繋がらなかった、という事態にもなりかねません。ツールを選ぶ際には、利用料金を目安にするのも一つの方法です。

サポート体制で選ぶ

オンボーディングツールには非常に高機能なものもあるため、時にはオンボーディングツール自体の使い方がよくわからない、という場合もあるかと思います。そのような際に重要となってくるのが、オンボーディングツールのサポート体制の充実度合いです。

ほとんどの企業はツール利用のための問い合わせ対応を行っていますが、問い合わせ時間やサポートの品質などはオンボーディングツールによって千差万別です。オンボーディングツールのサポートが充実しているかどうかも、事前によく検討しておきましょう。

使いやすさで選ぶ

オンボーディングツールを導入する際は、ツールそのものの使い心地も意識して選ぶようにしましょう。オンボーディングツールは多様な製品がありますが、品質はピンからキリまでです。特に、無料ツールの場合は開発コストが低いサービスということもあり、使い心地が悪くなる傾向にあります。

有料のサービスを導入する際には、出来るだけ体験期間などを利用してサービスの使い心地を確かめてから導入するのが良いでしょう。ツールの使いやすさも、オンボーディングツールを選択する上では重要な観点となってきます。

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オンボーディングを効率化するおすすめツール「etudes」

引用元：etudes（エチュード）公式サイト

オンボーディングを効率的に行うために必要なツールには様々なものがありますが、中でも「etudes」は、配属後の新入社員に向けたオンボーディング支援ツールとして高い評価を受けているものの一つです。第17回日本e-Learning大賞「集合研修ICT活用」特別部門賞も受賞しています。ここでは、etudesの特徴や魅力について、いくつかのポイントをかいつまんで説明します。

多彩な教材の発信が可能

etudesでは、多種多様な教材をサービス内で発信することが可能です。パソコンやスマートフォン、タブレットで視聴できる動画教材に対応しているため、企業にあった幅広い動画をアップロードすることが出来ます。

動画の視聴時間を正確に管理することが出来るのもetudesならではの特徴です。動画教材の一部をスキップした場合は、スキップされた部分を「未学習」であると管理するため、教材の定着効果を細かく把握することが出来ます。オンボーディング支援ツールの中でもここまで動画の学習にこだわったものは少ないため、この点はetudesならではの特徴です。

etudesの教材についてより詳しく知りたい方は『eラーニング教材』をご覧ください。

直感的で分かりやすいUI/UX

オンボーディングツールを導入したとしても、UI/UXが分かりにくければ、操作説明のための研修を開かなければならないことや、結局社員にほとんど定着しない状態となってしまうことも少なくありません。etudesではそのような事態が発生しないよう、直感的で、初めてでも分かりやすいUI/UXの設計を意識しています。

トップページはもちろん、コースの目次ページなどにも画像がふんだんに用いられており、飽きること無く学習を進めることが可能です。さらに、各カリキュラムの学習状況をひと目で把握できる円グラフも表示されています。直感的な使いやすさにこだわっている点は、etudesの大きな魅力です。

etudesのUI/UXについてより詳しく知りたい方は『機能・特長』をご覧ください。

マルチデバイスに対応

etudesでは、マルチデバイスに対応した動画再生プラットフォームを提供しています。最近では、パソコンだけではなく、業務の中でもタブレット端末やスマートフォンを活用する動きが増えてきました。またe-Learningを効率的に行うためには、スキマ時間にスマートフォンなどで学習出来る手軽さが欠かせません。

etudesは、パソコンだけではなくタブレット端末やスマートフォンにも対応しています。動画の通信量を抑えるために自動で画質を調整する機能も備えているので、回線に負荷をかけることもありません。マルチデバイスに対応している点も、etudesを導入するメリットと言えます。

組織情報・社員情報も一元管理可能

一般的に日本企業では、組織階層が深くなる傾向があり、企業の組織形態も複雑化する傾向にあります。また、中には頻繁に組織の改変を行う企業も少なくありません。etudesでは、社員情報を一元的に管理する機能が非常に充実しています。社員情報として数十項目以上を登録できるため、人事システム間とスムーズに連携することが可能です。

さらに、グループ企業を含む大規模な組織の管理にも対応しています。少人数の組織はもちろん、数十万人規模となるような大規模組織のマネジメントも統合的に行うことが出来る点が、etudesの強みです。

etudesの機能についてより詳しく知りたい方は『機能・特長』をご覧ください。

人材育成全体の支援も行っております。

etudesを提供している、弊社アルー株式会社では、人材育成の支援も行っています。講師が複数名の受講者を対象に講義を行う集合研修はもちろん、企業の抱える特定の課題に対して解決策を提示してサポートするコンサルティングなども行っているのがポイントです。

また、最近では世界を見据えた事業展開を行う企業も増えてきています。海外志向のマインドを醸成するためのプログラムの提供や、現地法人のマネジメントのために必要なプログラムなど、グローバル分野でも多様な施策を提供しています。

アルーの人材育成サービスについて詳しく知りたい方は『人材育成・研修サービス一覧』をご覧ください。

etudesの詳しい製品紹介を知りたい方は『製品紹介資料』をダウンロードください。etudesの特徴やデモ画面、費用についてご紹介しています。

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まとめ

オンボーディングツールには様々な種類があり、初めて導入する場合はどれを選べばいいのか分からなくなってしまうこともあるかもしれません。しかし、オンボーディングツールを導入する目的を明確化して、コストや使い心地を慎重に検討すれば、必ず自社にぴったりなオンボーディングツールが見つかります。コストカットを実現し、業務を改善していくためにも、積極的にオンボーディングツールの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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