人事業務を効率化する方法6選｜役立つツールも合わせて紹介

少子高齢化などによる労働人口の減少から、多くの企業で慢性的な人材不足に陥っています。昨今では、一人ひとりの生産性の向上が現場で強く求められており、業種や職種を問わず、業務効率化が推進されています。

人事や労務管理で言えば、これまで属人化していた業務を洗い出し、システムなどを導入することで工数を大幅に削減することができます。

この記事では、人事業務を効率化させるための具体的な方法やツールなどを紹介していきます。

実際に企業でどのように人材育成をしているのか、他社事例を知りたい方は「導入事例：住友ゴム工業株式会社 / 株式会社メガネトップ / 株式会社オカムラ / 他」で詳しくご紹介します。

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人事業務とは

人事業務とは、組織内の人材管理に関する業務のことを言います。例えば、

• 有望な人材をどのように採用していくか
• 採用した人材の能力をどのように育成し発揮させるか
• 組織内の人材をどのように活用し配置するか

などの業務のことです。

人事業務は、人材計画に基づいて人材管理を推進していきます。

労務管理の違い

労務管理とは、労働に関する管理業務のことです。

• 従業員の賃金 / 福利厚生 / 労働時間 / 交通費 / 勤務場所 / 業務内容

など、従業員の労働に関わる多くのことを管理します。

これに対して人事業務は、採用、教育、人事評価など、人材を活性化させて組織に役立てることを目的に行います。

自社の業績や経営戦略にも密接に関わり、経営方針によって人員計画に変更が出ると、人事業務にも変化が出てくるため、自社の状況をいち早く把握することができます。

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人事業務で効率化できる仕事は？

効率化とは、業務の中の「無理」「無駄」「ムラ」を削減し、生産性を高める取り組みのことを言います。人事業務の主な仕事は、おおまかに以下の4つに分けられます。

• 人事計画
• 採用活動
• 人材育成
• 評価業務

これらの効率化に取り組むことで運営や業務の遂行に大きな効果をもたらすことが期待できます。

人事計画

人事計画とは、会社や各部署において、どんな人材が、いつ、どれくらい必要なのかを明確にし、計画としてまとめたものです。

社内の人材を最大限に有効活用することが目的です。効率よく人員配置することは会社の業績にも直接影響してきます。

採用活動

採用活動とは、採用すべき人材が、いつ、どれくらい必要なのかという採用計画をもとに行われる業務で、募集から内定、入社、内定者フォローまでを含めた一連の業務のことです。

採用活動は、とにかく多くの人とコミュニケーションをとる必要があります。社外では応募者、エージェントなど、社内では社員や上司、役員など、大勢の人とコミュニケーションをとり、業務を進めていきます。

採用活動とは、人とのコミュニケーションだと言っても過言ではありません。採用活動で効率化を考えた場合、コミュニケーション以外の部分に注力して取り組む必要があります。

人材育成

組織に所属する社員に必要となる各種研修の手配や、階層別研修を実施するなどの、「社員の人材育成」も人事主体の業務の一つです。

新入社員研修が代表的な一例ですが、各社員の状況や階層に応じて研修を企画し、参加までのコミュニケーション、参加後のフィードバックや所属部門の上長との連携などの全体運営を行います。また、全社員が対象のコンプライアンス研修など健全な組織運営に必要な研修もあります。

昨今では人事のデジタル化などを通じて、人材育成にeラーニング学習を導入したり、オンライン研修などを取り入れる企業も多く、eラーニングと研修管理が一括で行える学習管理システム（LMS)導入により業務軽減をしながら効率的に育成を進めることも可能になりました。

評価業務

評価業務とは、社員のパフォーマンスや生産性と、会社の目標を比較し、客観的で公平な視点で評価を行うことです。会社の方針や目標、ビジョンを達成していく上で、求められる社員像との方向性や生産性などのギャップを埋め、人材育成やモチベーション維持にも取り組みます。

人材の評価はあらゆる情報をもとに行うため、時間と手間がかかります。評価業務において効率化を考える場合は、効率化ができる部分を見極めて取り組む必要があるのです。

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人事業務を効率化するための流れ

人事業務が「人事計画」「採用活動」「人材育成」「評価業務」の4つに分かれることを知った上で、次は人事業務を効率化させるための流れを見ていきましょう。

• 業務の洗い出し
• 無駄な業務の検討
• 改善施策を思案

以下で詳しくまとめます。

業務の洗い出し

人事業務の内容は多岐に渡ります。それらの作業内容や業務フローを洗い出し、可視化していきます。ここで漏れがあると効率化できる業務を見落としてしまうことになるため、漏れなく、ダブりなく洗い出しましょう。

効率化のスタートラインであり、効率化の範囲決めでもあるので、最も重要な部分です。一番時間をかけても良い作業だと言えるでしょう。

無駄な業務の検討

洗い出した作業内容や業務フローを、一つひとつ無駄な業務ではないかどうか検討します。

• 不要な業務
• 必要な業務だが短縮や省略ができる
• 自動化できる業務
• アウトソーシングできる業務

これらの業務がないかどうか、探していきましょう。ここで重要なのは、実現の可能性の大小は考慮せず、その業務自体が改善できる内容なのかという視点で検討すべきということです。

例えば、自動化ができる業務と判断した場合、費用がかかりそうとか、難易度が高そうなどといった、実現の可能性に関しては、この時点では考慮する必要はありません。あくまでも、改善可能かどうかという視点で検討を行います。

改善施策を思案

無駄な業務を抽出した後は、それら対象となる業務について、どのような方法で改善するのが良いかを思案します。改善の方法は一つとは限りません。複数の方法がある場合もあります。その場合は、最も現実的で効果の高い方法を選択しましょう。

この時点では、実現の可能性の大小を考慮して、改善の対象とする業務を見極めます。費用対効果や改善にかかるスピードなども考慮に入れる必要があります。

人事業務を効率化する方法

不要な業務や、短縮や省略できる業務を見つけた後は、実際に人事業務を効率化する方法を見ていきましょう。

• 定型業務と非定型業務を振り分ける
• 年間スケジュールを立てる
• 業務フローを作成して標準化する
• ペーパーレス化を推進する
• システムやビジネスツールを導入する
• アウトソーシングを活用する

以下にて、詳しくまとめます。

定型業務と非定型業務を振り分ける

人事業務に限らず、どんな仕事でもいくつかの業務の組み合わせになっています。効率化を考えるとき、まずは、それらの業務を「定型業務」と「非定型業務」に振り分ける必要があります。

定型業務とは、作業内容に一定のパターンがあり、いつも答えが決まっているような業務のことです。例えば、請求書の作成や見積書の作成などです。

非定型業務とは、作業内容の一定のパターンがなく、答えも毎回異なるような業務のことです。知識や今までの経験から判断して、最適な答えを導き出すような業務のことで、企画や人との交渉、折衝などです。

定型業務と非定型業務を振り分けた後に、定型業務を自動化やアウトソーシングできないかを検討します。定型業務に就いていた社員を、非定型業務に移動させることにより、業務の効率化が図れます。

年間スケジュールを立てる

人事業務は、年間にさまざまな人事イベントをこなさなければならないため、年間スケジュールをしっかり立てる必要があります。

年間スケジュールを立てると繁忙期と閑散期が明確になるので、時期に制約がない業務は閑散期に行い、繁忙期に業務が集中しないように業務を振り分けるようにしましょう。

業務フローを作成して標準化する

業務の内容によっては、特定の人しかできない業務というものがどうしても生まれてしまいます。いわゆる「属人化」と言われる状態のことです。この属人化は、業務フローを作成することで解消できます。

業務フローによって業務を可視化し、インプット材料が何で、どういう点を考え、アウトプットとして何をするのかを明確にして標準化することで、基本的な知識を持った人材ならその業務を対応することができる状態になります。

属人化が解消できれば、業務負荷を分散することができるため、効率化に繋がります。

ペーパーレス化を推進する

ペーパーレス化とは、あらゆる紙の資料や文章を減らし、デジタル化することです。デジタル化することで、情報を検索したり、共有したりできるため、業務の効率性を高めることができます。

紙媒体の場合、

• 文章がどこにあるのか見つけにくい
• 印刷して配布するのに手間がかかる
• 不要になった場合も破棄するのに手間がかかる
• 文字を検索するのが大変

など、時間や手間のかかる要素が多くあります。これらはペーパーレス化することで解消されます。

システムやビジネスツールを導入する

業務効率化を目的として、システムやビジネスツールを導入し、デジタル化を図る企業が増えています。これらのサービスは数多く存在しており、主に次のようなツールがあります。

• コミュニケーション（Microsoft Teams、Chatworkなど）
• プロジェクト管理ツール（各自のタスクを適切に管理するツール）
• ファイル共有ツール（Googleドライブ、OneDriveなど）
• メモ共有ツール（Googleドキュメント、Evernoteなど）
• 名刺管理ツール（Sansan、Wantedly Peopleなど）

ツールを導入する上で考慮すべき点は、費用面、業務にフィットしているか、社内システムとの連携、サポート体制などです。ツールをうまく活用できれば、業務を効率化することができるため、導入の検討をおすすめします。

▼社内教育のデジタル化に関する記事はこちらから

アウトソーシングを活用する

近年、就労人口が減っている影響もあり、アウトソーシング市場が活発化しています。人事業務の一部をアウトソーシングできれば、費用の抑制、重要業務への集中など、対応業務の削減に繋がるため、業務の効率化することができます。

ただし、デメリットにも注意する必要があります。例えば、

• 作業範囲の認識違い
• アウトソーシング先との応対に時間が掛かる
• 情報漏洩

などです。アウトソーシングという方法は業務の効率化を行う上で有効な手段ですが、これらのデメリットがあることも考慮に入れておく必要があります。

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人事業務の効率化に役立つツールは？

人事は多くの業務を兼任している場合があり、作業量が多くなりがちです。しかし、人事業務の効率化を図るツールは既に世の中に浸透しています。

• Excel
• 人事管理システム
• 採用管理システム
• 労務管理システム

人事業務の効率化に役立つツールを、4つ紹介していきましょう。

Excel

Excelは、Microsoft社が開発や販売をしている表計算ソフトです。Excelは学生から社会人まで多くの人が活用している必須のソフトウェアで、業務を効率化するための機能が多く備わっています。

特に、マクロや関数を用いることで自動化を行うことができます。マクロを組む場合は、ある程度の知識が必要になり初心者には制作が難しいですが、システムを組んだ後は長く使用することができます。

しかし、人の入れ替わりでマクロを組んだ人が離職するとメンテンナスができなくなる可能性があるので、注意が必要です。

人事管理システム

人事管理システムとは、従業員のデータを管理するシステムを指します。人事管理システムは、以下のような従業員の情報を管理しています。

• 氏名
• 経歴
• 年齢
• 入社年度
• 配属
• 給与
• 成績

これまでは、大企業を中心に人事管理システムの導入を行っていましたが、2016年にマイナンバー制度が施行され中小企業でも導入が進みました。

近年は、インセンティブ制度の導入や個人のスキルアップの取り組みとして、人材戦略マネジメントが注目を浴びています。人材戦略マネジメントでは、長期的な視野で柔軟な人事管理体制を構築していく必要があり、その基盤に人事管理システムがあります。

採用管理システム

採用管理システムとは、求人情報の管理や選考状況の進捗、内定者の管理など採用活動を管理するシステムを指す言葉です。採用管理システムは、採用状況を管理するだけではなく数値化することもできるため、選考の進捗や評価を社内で共有することができます。採用管理システムを活用することで、効率よく選考を進めることができるでしょう。

採用期間を長く設けてしまうことで、求職者が内定辞退をすることも考えられます。そのため、選考のスピードを上げることは良い人材を確保するために必要なのです。

さらに、採用管理システムを活用することで、面接の案内やWeb会議のURL通知、合否通知なども一括して行えるため作業工数が減ります。システムを活用すれば、数値として可視化できるため内定辞退の割合や採用率なども確認でき、Web上で公開している情報を見直す機会にもなります。

労務管理システム

労務管理システムとは、

• 社員の給与計算
• 労働時間の管理
• 社会保険
• 衛生管理
• 福利厚生

などを管理するシステムのことです。労務管理システムを導入することにより、電子申請を全てシステムで完結することができるのです。

また、電子申請であれば提出データに不備やミスがあった場合に、修正して再提出することができます。

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人事業務の効率化ならeラーニングもおすすめ

eラーニングとは、インターネットを活用し、パソコンやスマートフォン、タブレットで学習をする学習形態の総称です。eラーニングの「e」はelectronicの略で、直訳すると電子的な学習となります。

eラーニング学習のメリットは、時間や場所に関わらず学習できることや、講師に左右されず教育が均一であることです。学習者にとっては、自分のペースで学ぶことができるので、空き時間や隙間時間に効率よく学ぶことができるでしょう。

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業務効率化にeラーニングがおすすめの理由

eラーニングは、社員の育成や研修業務の効率化のため、活用されています。人事業務効率化にeラーニングがおすすめの理由は、以下の3つが挙げられます。

• 組織・社員情報を管理できる
• 人材育成情報を管理しやすい
• 研修業務を効率化できる

詳しくまとめていきましょう。

組織・社員情報を管理できる

研修として活用されるeラーニングは、組織や社員情報を管理することができます。

人事管理システムや労務管理システムでも社員情報を管理することができますが、eラーニングの受講を必須にすれば全社員の情報を管理することができるのです。

人材育成情報を管理しやすい

eラーニングを活用することで従業員の育成情報を一括で管理することができます。社員一人ひとりが、いつ、どのような学習コンテンツを、何分何秒学習し、習熟度はどうだったかを全て確認できるeラーニングもあります。

誰がいつどのような講習を受講しているのか把握できることにより、人事が昇格や昇進の材料とすることができるのです。

研修業務を効率化できる

新入社員や中途採用で入社した人に対面研修する際は、社員一人ひとりに研修を受けて欲しい旨を連絡し、講師の手配を行い、日程調整をし、機材手配やトラブル対応など、さまざまな業務が発生していました。

しかし、eラーニングであれば出席情報や受講状況、成績管理などを一つのシステムで行うことができます。そのため、従来の研修方法に比べて大幅に手間を削減することができるのです。

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eラーニングをはじめるならetudes（エチュード）

引用元：etudes（エチュード）公式サイト

etudes（エチュード）は、アルー株式会社が提供しているクラウド型のeラーニングシステムです。etudesの特徴は、以下の3つが挙げられます。

• マニュアルなしで使えるUI/UX
• セキュリティと利便性の両立
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etudesは、アルー株式会社が約20年の間に培った研修開発実績やノウハウを基に制作されており、情報システムや人事部の方がeラーニングのシステムを制作に携わっているため人事業務の効率化をするにはおすすめの教材です。

システムは、MicrosoftのAzure上で動作しておりセキュリティ管理が施されています。情報システム部や人事部で研修を行う際には、おすすめしたいサービスの一つです。

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まとめ

この記事では、人事業務を効率化する方法としてツールやeラーニングの用途について紹介しました。近年、働き方改革によりどの業界や業種でも業務効率化が求められています。人事では、未だに紙媒体や無駄な作業をしている企業が多くあります。この機会にシステムの導入を行い業務の改善を行うのはいかがでしょうか。

eラーニングを使い、人事業務の効率化を図る方法もお伝えしました。中でも、etudesは実績のあるeラーニングサービスです。この機会に是非一度、お問い合わせください。

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