【徹底解説】研修業務を効率化する方法とは？

研修業務は、研修内容の作成から受講者の管理までやることが多く、研修の度に手間がかかって大変という方も多いのではないでしょうか。

研修業務を効率化するためには、eラーニングの導入がおすすめです。

しかし、eラーニング導入前に研修業務の効率化をするにあたって、行うべきこともあります。

今回は、研修業務を効率化するための方法とeラーニングとはどのようなものなのか解説していきます。

研修業務を効率化するためにまず行うべきことは？

会社の規模に関わらず、多くの企業が社員に対して「研修」を実施しています。中には、その研修を企画する研修業務にあたっている人もいるでしょう。

研修業務は、研修内容の選定から準備、受講者集め・学習管理などさまざまな業務があり、その効率化が課題となっている企業も多いはずです。

研修業務の効率化に向けて、まず以下のようなことを行っていきましょう。

• 現状の把握
• 結果の共有
• 施策を検討
• 実行・改善

これらがなぜ大切なのか、次に解説していきます。

現状の分析

まずは、無駄な業務はないか、研修業務に携わる人一人ひとりが個別で確認していきましょう。業務の効率化を図っていくには、無駄な部分がないかを確認していくことが大切です。

日ごろ行っている研修業務を一度言葉にして、見える化しましょう。そうすることで、業務自体を客観視でき、無駄な部分も見えやすくなります。

そして、必要なものか削れるものかを分析して、削れそうな業務はどんどん削っていきましょう。

結果の共有

次に、それぞれが出した研修業務内容と、削れる業務を全員で共有やフィードバックをしていきます。ここで、それぞれの分析結果を共有することで、本当に削っていいものと、そうではないものをさらに明確にすることができます。

一人の意見では出てこなかったような意見が聞けたり、逆に絶対に必要な業務も見えてくるでしょう。

施策を検討

持ち寄った研修業務の現状をもとに施策検討して、実際に行っていく行動レベルに落とし込んでいきます。

現状分析だけでは、研修業務の効率化を図ることはできません。持ち寄った研修業務の分析結果をもとに、ベストな施策を検討していきましょう。

多少リスクがある施策も、上手くいかなかった時の対処方法などを考えて、研修自体に影響がでなければ、検討案に入れることをおすすめします。もし、失敗したとしてもそこから改善策が見つかることがあるからです。

実行・改善

検討した施策を実際に行い、上手くいったところはそのまま継続し、失敗したところや、もっと良くなりそうなところは改善していく、モニタリングをします。

このように、研修業務の効率化をしていくにあたっては、しばらくの間はトライアンドエラーの繰り返しです。

実行していく中では、上手くいかないこともあるかもしれません。しかし、研修業務の効率化のためには、必要な過程なので根気よく行っていく必要があります。

効率的な研修の進め方

効率的に研修を進めるにあたって、以下のことについて考えていくといいでしょう。

• 研修の目的を考える
• 現状の課題を検討する
• 研修内容を洗い出す
• プログラムの構成を決める
• 詳細な内容を検討する
• 研修を実施したら効果を測定する

ではここから、具体的に紹介していきます。

研修の目的を考える

まず、効率的に研修を進めるために、研修の目的を考えるようにしましょう。しかし、何を目的として据えたらいいのか分からないこともあるでしょう。そんな時に注目してほしい着眼点は、「どんな人に研修を受けてもらいたいか」という点です。

まず新入社員などの若手社員であれば、仕事をしていく上での常識などの研修になります。会社に入って2〜3年目の社員を対象とするならば、スキルアップ研修が最適でしょう。

会社や部署内には、経験年数豊富な人から若手までさまざまな人がいます。「どんな人に研修を受けてもらいたいか」を考えれば、おのずと研修の目的が分かってくるのではないでしょうか。

現状の課題を検討する

効率的に研修を進めるためには、会社や部署にある現状の課題を明確にする必要もあります。たとえば、新入社員研修の理解度が低いという現状の課題があれば、なんらかの施策を用いて理解度を上昇させなければなりません。

現状の課題が明確になったら、直近の目標を立てます。この目標は、できるだけ具体的なものとしましょう。

目標設定には「SMARTの法則」が効率的

目標設定を行う時には、「SMARTの法則」を知っておくと便利です。

SMARTの法則は、以下のような内訳で成り立っています。

• Special（具体的な）：目標が具体的か
• Measurable（測定可能な）：達成度を測れる目標か
• Achievable（現実可能な）：達成可能な目標か
• Relevant（関連した）：目標達成が自分の利益につながるか
• Time-bound（期限を決めた）：期限が設定されている目標か

SMARTの法則は、目標を具体的かつ達成の評価をしやすい形で作るための方法になります。この方法を意識して、目標設定していくといいでしょう。

研修内容を洗い出す

研修に盛り込みたい内容を洗い出しておくことで、実際に受講者に学んでほしいことをぶれずに伝えることができるでしょう。

研修内容を考える時には、研修内容を洗い出し、そこから肉付けしていく形で考えていくのがおすすめです。

プログラムの構成を決める

研修は時間が決められています。先に構成を決めずに内容を組み立ててしまうと、長すぎたり、短すぎたりといった研修になってしまう可能性もあります。

また、講師にどのような研修にしたいかの概要を伝える時にも、構成がないと正しく意図を伝えられません。

伝えたい内容をすべて盛り込めるように、洗い出した研修内容をもとにどの話をどのくらいの時間使って話をしていくか、構成や時間配分を決めていくと良いでしょう。そして、その構成や時間配分に沿って、研修内容を考えていくのがおすすめです。

詳細な内容を検討する

上記にて、大まかな研修内容の構成ができたら、詳細なことを決めていきましょう。決めるべきことは、

• 講師の選定
• 研修時間
• 研修場所
• 研修方法

などが挙げられるでしょう。

講師をしてもらう人、受講する人の立場になって、研修時間や研修場所、研修方法を選んでいくようにしましょう。

研修を実施したら効果を測定する

研修後、研修する前と変化はあったか、目標達成はできたのか、できてないのか、変化はあったが効果が現れるほどではなかったかなど、評価をしていく必要があります。

事前に考えた目標に、どれだけ到達したか確認していきましょう。万が一、評価ができない場合には、目標をもっと細かく設定していく必要があるかもしれません。

その場合は、目標設定をしなおし、再度評価や研修をしましょう。

研修業務をより効率化するならeラーニング

集合研修は、研修の規模が大きくなればなるほど、一人ひとりの日程調整が大変になってきます。場合によっては研修を受けるべき人なのに、集合研修に参加できないといった事態も起こりかねません。

そんな時おすすめなのが、eラーニングです。ここでは、eラーニングとはどのようなものなのか、解説していきます。

そもそもeラーニングとは

eラーニングとはパソコンやタブレット、スマートフォンなどを利用して研修を受けられるシステムです。

eラーニングのいいところは、いつどこでも学習ができるということです。集合研修の場合はその場だけで完結してしまい、同じ研修は二度と受けることはできません。それに比べてeラーニングは、何度でも全く同じ研修を受講できるので、受講者にとってより研修内容を身につけやすい学習スタイルとなっています。

eラーニング導入に必要な基礎知識を詳しく知りたい方は『eラーニング導入に向けた基礎知識集』をダウンロードください。eラーニングの特徴や種類について紹介しています。

eラーニングの基本的な機能

eラーニングの基本的な機能としては、以下のようなものがあります。

【受講者側】

• 受講機能
• 受講・研修結果の確認

【講師・管理者側】

• 研修プログラムの確認機能
• 教材の登録・保管・配信機能
• 受講・研修結果の管理
• 通知機能（受講者に必要な通知を送るための機能）
• ユーザー管理（アカウント管理など）

などがあります。

講師や管理者側の機能として、教材作成や受講者の管理などがあります。研修業務を一括で管理できるので、効率的にeラーニングを導入することができるでしょう。

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eラーニングがおすすめの理由

eラーニングがおすすめな理由には、以下のようなものがあります。

• 学習効率のアップが期待できる
• 受講者情報の管理がしやすい
• 情報共有もスムーズにできる
• コストが削減できる
• ノウハウが蓄積されていく
• 会社のさまざまな研修業務で活躍できる

以下にて、上記について詳しく解説していくのでeラーニング検討時の参考にしてきてください。

学習効率アップが期待できる

集合研修は、業務時間内や終業後、休日などを使って行われますが、さまざまな事情で参加できない人もいます。

しかし、eラーニングは、好きな時に好きな場所で受講することができます。したがって、仕事が終わってからゆっくり受講もできますし、休みの日の予定がない時に受講も可能です。

また、eラーニングには受講後の小テスト機能がついているものもあり、受講内容がきちんと身についているかを確認することもできます。

受講者情報の管理がしやすい

eラーニングでは、受講者情報の管理がしやすいというのもおすすめな点です。

受講者一人ひとりが、どのような学習コンテンツを、何分何秒学んで、どの程度理解したのかを、一覧で確認することができるeラーニングもあります。

テスト結果の確認や、過去に参加した集合研修の履歴を確認することができるものもあり、eラーニングにはさまざまな受講者の情報が管理・蓄積されていくのです。

情報共有もスムーズにできる

管理者と受講者、研修の担当者同士などさまざまな場面での情報共有も行いやすいでしょう。

研修業務の担当者同士では、eラーニングのアカウントさえ分かっていれば、どこからでも同じ情報を共有でき、いちいち情報を送りあわなくても済みます。

受講者の情報をデータなどで送信する時には、誤送信による個人情報の漏洩にも気を配らなければいけません。しかし、eラーニングの場合、そのような心配もせずに受講者の管理を行えるのです。

コストが削減できる

集合研修は、研修会場を借りる費用がかかったり、研修の案内のために紙の資料を作成しなければならなかったりと、さまざまなコストがかかります。

しかし、eラーニングの場合はその費用が大幅に削減できるのです。まず、会場費はインターネットを介しての研修になるため、かからなくなります。研修案内も、eラーニングの通知機能を用いて行えば必要ありません。

このように、集合研修からeラーニングに変えるだけで、研修にかかるコストの削減にもなるのです。

ノウハウが蓄積されていく

eラーニングで研修を行うと、行った研修はすべてシステム内に残されていきます。それは、研修内容のノウハウが蓄積されていくことにつながります。

紙媒体で研修を実施していると、自社ノウハウとして保管するための場所が必要となります。研修内容で検索をすることもできず、過去教材の振り返りも困難となるでしょう。

eラーニングなら、これまで使用した教材をシステム上で一括管理することができます。

会社のさまざまな研修業務で活躍できる

eラーニングを利用すれば、さまざまな研修業務に活用することができます。

• 新人研修
• 若手社員向け
• 中堅社員向け
• チームリーダー向け
• 次期管理職向け
• 管理職向け

eラーニング＝全社研修向けのツール、ではないのです。各分野、部署に特化した教材を選んで、研修を実施することができます

eラーニングの注意点

これまで、eラーニングのおすすめの点について解説してきました。しかし、eラーニングを使っていく上では、注意点もあります。

• 事前に受講環境を整えなければならない
• 受講者のモチベーションを維持させる必要がある
• コミュニケーションが取りづらい

上記について詳しく解説していきます。今後、eラーニングを取り入れていことを検討している方は、注意していきましょう。

事前に受講環境を整えなければいけない

eラーニングは、パソコンやタブレット、スマートフォンなどを使って、研修を受講していきます。したがって、研修を受けるにはeラーニング教材を読み込むことができるデバイスが必須となります。

ITが苦手、パソコンなどの使用に慣れていない方に対しては、eラーニングの受講方法について説明する機会が必要になることもあるでしょう。

受講者のモチベーションを維持させる必要がある

eラーニングは、いつでもどこでも受講が可能というメリットがあります。一方で、いつでもどこでも学習ができるから、今やらなくても良いという心理が働きやすくなってしまうデメリットもあるのです。

集合研修の場合は、講師や一緒に学ぶ受講者がおり、否応なしに学ばなければならない強制力があります。しかしeラーニングの場合だと、その強制力はありません。

eラーニングシステムを用いて、受講者のフォローアップを効果的に行わなければなりません。学習が停滞している受講者にリマインドを行ったり、分からないところのヒアリングを行ったりと、丁寧にサポートをする必要があるのです。

コミュニケーションが取りにくい

eラーニングの場合、一方通行の研修になりやすくなります。

集合研修のようなコンスタントな受け答えは難しいのが現状です。

また、参加者同士でのコミュニケーションも取りづらい環境になってしまいます。受講者同士が交流する機会や管理者側への質疑応答をする機会を得にくいために、モチベーションが下がってしまうことも考えられます。

eラーニングでは、コミュニケーションが取りづらいことによる弊害も出てくる可能性があることを念頭において利用することが大切でしょう。

うまく活用すれば業務を大幅に効率化できる

eラーニングを取り入れない場合、受講者情報の管理は非常に困難な業務です。さまざまな情報を取り扱うためにも、そしてそれを蓄積していくためにも、eラーニングの導入は効果的なのではないでしょうか。

eラーニングは注意点もありますが、それを踏まえて活用すれば研修業務を大幅に効率化でき、会社にとっても受講者にとってもメリットの多いものになるでしょう。

まとめ

今回は、eラーニングでの研修業務の効率化について解説してきました。eラーニングは、研修業務を一括で管理でき、情報共有もできるためおすすめです。

研修業務を効率化させるため、導入するLMS・eラーニングシステムをお探しなら、ぜひetudesをご検討ください。

etudesは、人材育成の知見に基づいた全ての利用者にとって使いやすいeラーニングシステムです。

この記事でeラーニング導入による研修業務の効率化にご興味をお持ちになりましたら、ぜひお気軽にお問い合わせください。

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