DX化とデジタル化は、似ているようで異なる概念です。
デジタル化とは、従来の業務プロセスや製品・サービスをデジタル技術を活用して効率化することです。
DX化は、デジタル技術を活用して既存のビジネスモデルや価値観、組織文化そのものを変革します。
単にデジタル技術を導入するだけでなく、得られた価値を新たな収益モデルに転換する点がデジタル化と大きく異なります。
両者の違いをまとめると、下記のようになります。

項目	デジタル化	DX化
概念	従来の業務プロセスや製品・サービスをデジタル技術を活用して効率化すること	デジタル技術を活用して既存のビジネスモデルや価値観、組織文化を変革すること
目的	デジタル技術を手段として業務を改革する	得られた価値を新たな収益モデルに転換する
具体例	紙の書類を電子データ化する対面の会議をWeb会議に切り替える	製造業がIoTやAIを活用して新しいサービスを生み出す製品販売型のビジネスからサブスクリプション型に転換する

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業務のデジタル化を進めるべき理由

ここからは、業務のデジタル化を進めるべき理由を下記にご紹介します。

働き方改革を推進させる
業務の効率化につながる
BCPを充実させる

働き方改革を推進させる

業務のデジタル化により、働き方改革を推進できます。
働き方改革の一つとして、テレワークの促進が挙げられます。オンラインミーティングの定着やチャットツールの活用といったデジタル化は、テレワークの促進に不可欠です。

また、ペーパーレス化により部署ごとの押印などのアナログな対応が省略でき、業務時間の短縮にもつながります。
テレワークシステムの導入に抵抗がある場合や、慣れるまでに時間がかかるという懸念もあるかもしれませんが、より働きやすい職場づくりとして、受け入れてもらうことが定着の鍵になります。

業務の効率化につながる

業務をデジタル化することで、作業効率が大幅に向上します。
例えば、社内の資料を紙に印刷して使用していた場合、書類の保管場所が必要になり、一つの情報を探すために多くのページに目を通さなくてはなりません。また、情報の更新にも時間と手間がかかります。

しかし、全ての資料をスキャンしてデジタルデータ化することにより、保管場所は不要になり、検索機能が使えるだけでなく、複数人での同時編集やデータ更新も簡単にできます。
デジタル化で無駄な手間を省いて効率化すれば、業務時間の短縮や生産性の向上が期待できるでしょう。

デジタルツールによって業務を効率化させる方法は、以下の記事で詳しくご紹介しています。
『業務効率化ツールを導入するメリットとは？選定のポイントと具体的な種類を解説』

BCPを充実させる

業務のデジタル化を推進することで、企業のBCP(事業継続計画)を充実させることができます。
BCPとは、災害や感染症など非常時においても業務を中断させず、事業を継続させるためのプランです。
BCP視点でのデジタル化の取り組みによるメリットは、以下の通りです。

オンラインミーティング　……社員の移動を抑制し感染予防対策になる
クラウドサーバー　……災害時に物理的な破損をしない
ペーパーレス化　……重要書類が火災などで焼失しない

不測の事態に備えるためにも、業務のデジタル化は欠かせない取り組みといえるでしょう。

社内業務をデジタル化する手順

社内業務のデジタル化は、既存の課題のデジタル化によるメリットやビジョンを策定することから始めていきます。
具体的には、下記の手順で進めることで実現できます。

手順	内容
ゴール設定	課題やメリット(業務効率化、コスト削減など)を明確化デジタル化の具体的なビジョンを策定ビジョンを組織全体で共有する
人材確保・育成	デジタルリテラシーの高い人材の確保既存社員に対するデジタル化研修の実施とスキルアップ
システム・ツール導入	目的に応じた適切なシステム・ツールの選定・導入クラウドサービス、オンラインミーティング、ペーパーレスツールなど
評価と改善	KPIを設定し、デジタル化前後の業務効率や生産性の変化を測定定期的な評価と改善点の洗い出し

以上が、社内業務のデジタル化を進めていく手順です。
自社の実情に合わせて適切な計画を立案し、デジタル化を推進していきましょう。

主な業務のデジタル化の具体例

ここからは、社内業務のデジタル化の具体例を下記にご紹介します。

オンラインミーティングシステムの導入
クラウドサービスの活用
チャットツールの活用
ペーパーレス化の推進
eラーニングの活用

オンラインミーティングシステムの導入

社内業務をデジタル化する施策の一つとして、オンラインミーティングシステムの導入が挙げられます。
オンラインミーティングシステムは、パソコンやスマートフォンといったデバイスとインターネット環境を利用して、遠隔拠点にいる相手と会議ができるコミュニケーションツールです。
導入することで、下記のようなメリットがあります。

リモートワークに対応できる
資料の共有が容易
録画機能の活用により後からでも視聴可能
オンライン研修にも活用できる

導入の際は、セキュリティや使いやすさ、機能面で評価の高いシステムを選ぶことをおすすめします。

クラウドサービスの活用

社内業務のデジタル化を進めるうえで、クラウドサービスの活用は非常に有効な手段です。
クラウドサービスとは、インターネット経由でソフトウェアやデータを利用できるサービスです。

サーバーをクラウド化することにより、物理サーバーの設置が不要となります。保守・管理が容易となるだけではなく、災害時などのリスクが低減できます。また、社内でデータを共有するドライブをクラウド化することにより、リモートワークがしやすくなります。さらに、遠方の支社からデータにアクセスしやすくなるなどのメリットがあります。
社内の業務に合わせて、最適なクラウドサービスを導入することで、デジタル化を効率的に進められます。

チャットツールの活用

社内コミュニケーションにチャットツールを活用することも、社内業務のデジタル化です。
チャットツールには、下記のようなメリットがあります。

リアルタイムでのコミュニケーションが可能
場所を選ばずにコミュニケーションできる
リモートワークを推進できる
文字だけでなく画像や添付ファイルの共有が容易
チャンネル機能で目的別に会話を分けることが可能

チャットツールは、従来の対面やメールに比べ、柔軟なコミュニケーションが可能です。
そのため、リモートワークなど多様な働き方を推進する上で欠かせないツールといえるでしょう。
チャットツールの例として、下記のようなサービスがあります。

Slack
Microsoft Teams
Google Chat

社内の環境に合わせて、最適なチャットツールの選定が重要です。

ペーパーレス化の推進

社内業務のデジタル化を進める上で、ペーパーレス化は重要な取り組みです。
ペーパーレス化を推進することで、以下のようなメリットが期待できます。

書類の探索や保管、廃棄にかかる手間が削減できる
書類の紛失リスクが低減できる
書類の共有がスムーズになる
印刷コストが削減できる

ペーパーレス化を推進するためには、書類のデジタル化と併せて、クラウドストレージの導入やペーパーレス会議の実施など、社内のルール作りも重要になります。
部門単位からペーパーレス化に取り組み、徐々に範囲を広げていきましょう。

eラーニングの活用

eラーニングの活用は、特に人事領域業務のデジタル化にあたって欠かせません。
eラーニングとは、インターネットを利用してオンラインで行う学習方法です。インターネット環境があればどこでも学習ができるため、スキマ時間などを利用して効率的にスキルアップができます。
また、eラーニングのプラットフォームとなるLMS（学習管理システム）には、研修・学習管理機能があり、人材育成や研修運営業務の工数を大幅に削減できます。
アナログな作業に依存していた人材育成の業務を、デジタル化・効率化するには、LMSの導入がおすすめです。

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【人事・経理に特化】デジタル化可能な業務

ここからは、人事業務に特化したデジタル化可能な業務についてご紹介します。
下記のシステムを導入することで、人事業務をデジタル化することができます。

給与計算システムの導入
タレントマネジメントシステムの導入
LMSで社内研修を管理

給与計算システムの導入

経理担当者の業務の中で、給与計算は煩雑で手間がかかりがちな作業です。給与や各手当の計算、税金などの算出から給与明細の発行に至るまで、アナログな方法で作業を進めるのは非効率的です。打ち間違い、計算ミスなどのヒューマンエラーが発生するリスクもあります。
給与計算システムを導入してデジタル化すれば、社員ごとに異なる給与計算項目を登録でき、計算業務を一元化することができます。
業務が大幅に効率化され、人的ミスのリスクが軽減できるでしょう。また、給与データを一元管理することで、個人情報の管理も容易になり、コンプライアンス違反を未然に防ぐことにもつながります。

タレントマネジメントシステムの導入

人事業務のデジタル化を進めるうえで、タレントマネジメントシステムの導入は、有効な手段の一つです。
社員一人ひとりの人事データを、紙の資料やエクセルに保管するだけでは、分析に手間がかかり適切な評価を下せなくなる可能性があります。
タレントマネジメントシステムとは、社員の能力や経験、希望などのデータを一元管理するクラウドサービスです。タレントマネジメントシステムの導入により、社員の能力開発や適材適所の人材配置を効率的に実現できます。

LMSで社内研修を管理

社内研修を管理し、人材育成を推進することも人事の重要な業務です。
しかし、研修の教材がデジタルデータとして保管できていない、社員ごとの研修の進捗状況が自己申告制のため正しく評価ができないなど、アナログ運用の課題を抱えている場合も少なくありません。
LMS（学習管理システム）の導入により、研修の実施と管理がデジタル化できます。
LMSには、以下のような機能が搭載されています。

コンテンツ管理　……研修教材のアップロード・更新が可能
研修の出欠確認　……システム上で出欠管理が可能
受講管理　……受講者の研修の進捗状況をリアルタイムで確認
成績管理　……テストの実施と採点を自動化
レポート提出　……レポートのアップロード提出が可能

また、LMSはeラーニングの学習プラットフォームとしても利用できます。研修そのものをeラーニングで実施すれば、研修のDX化も実現できるでしょう。

LMSについては、以下の記事で詳しくご紹介しています。
『LMSとは？学習管理システムの基本情報とメリットを徹底解説』

人事業務のデジタル化にLMSをおすすめする理由

ここからは、人事業務のデジタル化にLMSをおすすめする理由を、さらに深掘りしてご紹介します。
人事業務のデジタル化にLMSをおすすめする理由は、下記の通りです。

研修教材をデータで管理・編集
研修の成果をリアルタイムで確認

研修教材をデータで管理・編集

人事業務にLMSを導入することで、研修教材をデータで管理・編集できます。
また、従来の紙ベースの研修教材から、データ化された研修教材への移行が可能です。LMSには教材作成機能が備わっているものもあり、テキスト、画像、動画などのマルチメディアコンテンツを自由に組み合わせて、効果的な研修教材を作成できます。
また、作成した教材はクラウド上に保管されるため、どこからでもアクセスが可能です。教材の更新や改訂も容易で、常に最新の情報にアップデートできます。

研修の成果をリアルタイムで確認

LMSを活用すれば、受講者の学習状況をリアルタイムで把握できます。
システムによって差がありますが、以下の項目が確認できます。

研修の出席率
受講者ごとの受講率や合格率
受講者ごとの理解度(テスト結果)
ミスの傾向

確認した内容をもとに、研修の出席を促したり、おすすめのコンテンツを配信するなど人材育成に活用できます。

人材育成をLMSでデジタル化した事例

ここからは、LMS導入によって人材育成業務のデジタル化に成功した事例をご紹介します。
ご紹介する事例は、下記の3例です。

住友ゴム工業株式会社
株式会社メガネトップ
株式会社ゼネラルパートナーズ

住友ゴム工業株式会社

住友ゴム工業株式会社では、LMSを導入し活用することで、研修運営工数の削減に成功しました。
導入以前は、人事システムから対象者を抽出し、対象者の上司をCCに入れて研修内容をメールで伝えていました。しかし、手作業での日程調整を行っていたため、運営側に大きな負担がかかることが課題でした。
LMSの導入により、受講日程の調整を受講者自身ができるようになりました。また、直前の変更やキャンセルに自動的に対応するため、研修実施日に受講者名簿を出力するだけで準備が完了し、大幅な工数削減を実現しました。
参考サイト：住友ゴム工業株式会社導入事例

株式会社メガネトップ

株式会社メガネトップは、「眼鏡市場」を日本国内に1,000店舗以上展開している、国内眼鏡市場No.1メーカーです。
同社では、「人的資本」を強化し、どこの組織でも通用するスキルセットを持っている従業員を育てることを目標に掲げていました。一人ひとりのニーズに沿った学びを提供することが重要と考えていましたが、従来型の集合研修では効率が悪く自律型教育が確立できない課題を抱えていました。そこでLMSを通じたeラーニング配信を活用し、従業員教育を実施しました。
eラーニングシステム(LMS)を活用した成果としては、下記の通りです。

社員が自律的に学習する風土の構築に成功した
任意のグルーピングによって研修管理ができた
管理機能が直感的で操作しやすく、機械操作が苦手な運営メンバーでも安心して活用できた

LMSの活用により、人的資本の強化に成功し、運営担当者のスムーズな業務にも貢献することができました。
参考サイト：株式会社メガネトップ導入事例

株式会社ゼネラルパートナーズ

株式会社ゼネラルパートナーズは、障がいのある方に特化した総合就職・転職サービス事業を行っています。
同社では、テレワークなど働き方の多様化により、集合研修の実施が難しくなりました。また、研修担当のリソースも不足している状況でした。そこで、研修業務の効率化と業務品質の向上を目標に、eラーニングのプラットフォームとしてLMSを導入しました。
LMSを活用した成果としては、下記の通りです。

定型的な研修の動画化による工数削減、伝達内容が平準化された
法定研修の受講状況の正確な把握ができるようになった
研修や勉強会アーカイブの振り返り学習が可能な環境が整った

LMSを導入し、研修の管理をデジタル化したことで、入社時研修の工数を40％削減することに成功しました。

本事例の詳細は、以下のページからご覧ください。
株式会社ゼネラルパートナーズ導入事例

研修業務をデジタル化するなら「etudes」

引用元：etudes公式サイト

研修業務をデジタル化するなら、20年の人材育成ノウハウが詰まったeラーニングシステムのetudes(エチュード)がおすすめです。
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etudesは、1,493社以上の企業に提供実績のある研修内容をテーマ別、階層別に体系化した豊富な教材を取り揃えています。
企業の人材育成では、社員のスキルレベルやキャリアに合わせて適切な学習を実施することが重要です。etudesは、テーマ別、階層別に教材を分類しているため、目的や対象者に応じたコンテンツを選択できます。

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etudes(エチュード)は、クラウド型のeラーニングシステムです。
オンプレミス型のeラーニングシステムと異なり、契約するだけですぐに受講を開始できるメリットがあります。
また、システムのアップデートやセキュリティ対策は、etudes側で一元管理します。この機能により、手間やコストをかけずに、常に最新の機能を活用できます。

まとめ

本記事では、デジタル化による業務効率化の具体的な方法と、デジタル化を進める理由について解説しました。
社内のデジタル化を進めるためには、オンラインミーティングシステムの導入、クラウドサービスの活用、eラーニングの活用などがおすすめです。
デジタル化を進めることで、働き方改革の推進、業務の効率化、BCPを充実させることができます。
業務のデジタル化は、生産性の向上や働き方改革の実現に必要不可欠な取り組みです。本記事でご紹介した内容を参考に、自社の課題に合わせてデジタル化を進めていきましょう。

業務のデジタル化とは？人材育成には学習管理システムの導入がおすすめ