業務効率化ツールを導入するメリットとは？選定のポイントと具体的な種類を解説

近年、多くの企業で業務の効率化が進められており、業務効率化ツールの需要が高まっています。しかし、多くの業務効率化ツールから、自社に最適なものを選定することは容易ではありません。ツール選びに失敗すれば、導入にかけたコストに対して期待する成果が出ず、ツールが形骸化し、結果として社員の負担が逆に増加してしまう可能性があります。そこで本記事では、業務効率化ツールを活用するメリットやツールの種類、選定のポイントを解説します。

人材育成における効率化にはLMS（eラーニングシステム）が効果的ですが、実際にeラーニング教材を企業でどのように活用して人材育成をしているのか、他社事例を知りたい方は「導入事例：住友ゴム工業株式会社 / 株式会社メガネトップ / 株式会社オカムラ / 他」で詳しくご紹介します。

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業務効率化ツールとは？

業務効率化ツールとは、企業や組織が業務の生産性向上やコスト削減のために活用するソフトウェアやシステムのことです。
コミュニケーションやタスク管理、ドキュメント管理など、日常的な業務プロセスを自動化・最適化するように設計されており、作業時間の短縮やミスの削減などの効果が期待できます。

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業務効率化ツールを活用するメリット

業務効率化ツールを活用するメリットは、下記の通りです。

• コスト削減につながる
• 生産性の向上が期待できる
• 働き方改革の推進につながる
  

コスト削減につながる

業務効率化ツールを活用すれば、さまざまな業務プロセスを自動化・最適化できるため、コスト削減につながります。
例えば、ペーパーレス化ツールを導入し、請求書や契約書などの書類を電子化することで、用紙や印刷費、保管スペースなどを大幅に削減可能です。また、RPAツールを活用してルーティンワークを自動化すれば、社員の業務時間が減り、残業代の削減につながります。このように業務効率化ツールを戦略的に活用することで、多面的なコストダウンが実現できるでしょう。

生産性の向上が期待できる

業務効率化ツールを導入することで、生産性の向上が期待できます。
具体的には、下記のような効果が得られるでしょう。

• 業務スピードの向上：自動化・最適化によって業務の速度が上がる
• ミスの削減：業務の正確性が高まり、ヒューマンエラーを最小限に抑えられる
• 人的リソースの有効活用：人的リソースを生産性の高い業務に集中させられる

このように業務効率化ツールを導入することで、さまざまな側面から生産性の向上が期待できます。

働き方改革の推進につながる

業務効率化ツールを導入し、業務プロセスの自動化・最適化ができれば、働き方改革を推進できます。
例えば、コミュニケーションツールやペーパーレスツールを活用すれば、場所や時間に縛られない柔軟な働き方ができるようになり、リモートワークやフレックスタイム制の導入が実現できるでしょう。また、業務負担が軽減されることで、残業時間の削減にもつながります。残業時間が減少すれば、ワークライフバランスが向上し、仕事に対するモチベーションやエンゲージメントの向上が期待できます。

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業務効率化ツールの種類

代表的な業務効率化ツールは、下記の通りです。

• 人材育成ツール
• コミュニケーションツール
• RPAツール
• ペーパーレス化ツール
• タスク管理ツール
  

人材育成ツール

人材育成ツールとは、企業や組織が社員のスキルアップを効率的に実施するためのツールです。代表的なものとしては、eラーニングシステムとタレントマネジメントシステムが挙げられます。

eラーニングシステムは、インターネット環境があればどこでも学習できるため、場所や時間に縛られない効率的な学習が可能です。社員は、自分のペースで学習を進められ、集中力を維持しながら着実にスキルアップできるでしょう。従来の集合研修は、講師のアサイン費用や会場費、資料の印刷費などが必要でしたが、eラーニングであればそれらが不要となり、コストを大幅に抑えられます。

さらに、eラーニングシステムの機能を活用すれば、受講者の進捗状況や理解度の把握などの管理業務を効率化できるため、運営側の工数削減が実現できるでしょう。
人材育成に使えるツールとしては、タレントマネジメントシステムも有効です。タレントマネジメントシステムは、社員の基本情報やスキル、能力などの情報を一元的に管理・共有できるシステムです。

このシステムを導入することで、社員一人ひとりの強みや弱み、キャリアプランなどを可視化できるため、適材適所の人材配置や戦略的な人材育成に役立ちます。

コミュニケーションツール

コミュニケーションツールとは、Web会議システムやビジネスチャットツールなど、オンラインでコミュニケーションが取れるツールのことです。
導入することで、迅速に情報共有や意思の疎通ができます。

例えば、Web会議システムを活用すれば、出張の必要がなくなるため、移動時間を大幅に削減できるでしょう。ビジネスチャットツールを導入すれば、メールよりもカジュアルかつ迅速なコミュニケーションが可能になります。チームメンバー全員が同じチャットルームで情報共有することで、意思疎通のスピードが格段に向上します。
このようにコミュニケーションツールは、さまざまな部署において業務効率化に貢献する強力なツールといえるでしょう。

RPAツール

RPAツールとは、定型的な作業を自動化するためのソフトウェアやシステムです。
活用することで、これまで手動で行っていた作業を自動化し、業務の効率化が図れます。
RPAツールの具体的な活用シーンとしては、下記のようなものが挙げられます。

• 伝票データの入力やExcelファイルのデータ集計
• 会議の議事録や音声データの文字起こし
• 受信したメールの仕分けや、定型文の自動返信
• Webサイトから必要な情報を自動的に収集

RPAツールを導入することで、単純作業に割かれていた時間を削減でき、人的リソースを付加価値の高い業務に振り向けられるでしょう。

ペーパーレス化ツール

ペーパーレス化ツールとは、紙の書類をデジタルデータに変換し、電子的に管理するツールです。
導入することで、契約書や請求書、決裁文書、勤怠管理表などをデジタル化し、電子的に管理できます。
例えば、契約書の電子化システムを活用すれば、契約プロセスの迅速化が期待できます。また、ペーパーレス化を進めることで、紙の書類を保管するスペースを削減できるため、オフィスのスリム化につながるでしょう。紙の書類がなければ、情報漏洩のリスクも軽減できます。

タスク管理ツール

タスク管理ツールとは、チームや組織全体でタスクを可視化・共有し、効率的にプロジェクトを進めるためのツールです。
活用することで、メンバー間の情報共有がスムーズになり、スケジュールの抜け漏れやタスクの遅れを防止できます。
タスク管理ツールの主な機能は下記の通りです。

• タスクの一覧化・可視化：メンバー全員がプロジェクトの進捗状況を把握できる
• スケジュール管理：タスクごとに担当者や期限を設定し、管理できる
• ファイル共有：タスクに関連するファイルを添付し、メンバー間で共有できる
• コミュニケーション：チャット機能を活用し、業務を円滑に進められる
• 工数管理：タスクごとに予定工数と実績工数を入力し管理できる

タスク管理ツールを導入することで、生産性の高いチームワークを実現できるでしょう。

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業務効率化ツールの選定ポイント

業務効率化ツールを選定するポイントは、下記の3つです。

• 組織の課題解決に適したツールを選定する
• 扱いやすいシステムを選定する
• スモールスタートできるものを選定する
  

組織の課題解決に適したツールを選定する

自社にあった業務効率化ツールを選定するためには、組織の課題を把握することが大切です。
業務効率化ツールを導入する目的は、組織の抱える課題を解決し、生産性を向上させることです。そのため、自社の業務プロセスのどの部分に非効率な点があるのかを明確にする必要があります。
具体的には、現場の社員にヒアリングを行いながら下記のような課題を抽出します。

• 紙の書類が多く、保管スペースが不足している
• 定型的な作業に多くの工数がかかっている
• メンバー間の情報共有がスムーズにいかず、タスクの抜け漏れが発生している
• 人材育成の機会が十分に提供できていない

課題は、企業によって千差万別です。自社の業務プロセスの問題点を正確に把握し、その解決に適したツールを選定することが重要です。

扱いやすいシステムを選定する

業務効率化ツールを選定する際は、現場の社員がすぐに使いこなせるツールかどうかが重要なポイントです。
このツールを導入する目的は、単純な業務を自動化したり、非効率な作業を改善したりすることで生産性を向上させることです。しかし、使い方が難しいツールを選定してしまうと、マニュアル作成や使い方の研修に多くの工数を割くことになり、かえって業務効率が低下する可能性があります。
使いにくいツールが現場に定着せず、結局使われないことになれば、投資が無駄になってしまうでしょう。業務効率化ツールを選定する際は、マニュアルがなくても直感的に操作できるなど、優れたユーザビリティを備えたシステムを選びましょう。

スモールスタートできるものを選定する

業務効率化ツールを導入する際は、無料トライアル期間があるツールやユーザー数に応じて料金が最適化されるツールがおすすめです。
まず、特定の部署や業務などの小規模で導入し、実際に運用してみましょう。事前に入念な確認を行っていても、実際に使用してみると想定と異なる点が見つかったり、サポート体制が不十分だったりすることがあります。そのため、まず一部の部署や業務で試験的に導入し、問題がないことを確認してから全体に展開するとよいでしょう。

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人材育成の業務効率化にはeラーニングシステムが最適

人材育成の業務効率化には、eラーニングシステムの導入が最適です。
eラーニングシステムのなかには、はじめから豊富なコンテンツが用意されているものがあります。そのようなシステムを導入すれば、コンテンツ制作の手間をかけることなく、すぐに人材育成をスタートできるでしょう。

また、LMSの機能を活用することで、受講者の進捗状況や理解度の把握などの管理業務を効率化できるため、運営側の工数を大幅に削減できます。さらに、自社独自のコンテンツを作成できるLMSであれば、社内の業務マニュアルや商品知識、OJTで教えている内容などをシステム上に蓄積できます。コンテンツ化できれば、同じ内容を何度も教える手間が省けるため、人材育成の効率化が図れるでしょう。

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人材育成の業務効率化にはetudesがおすすめ

引用元：etudes公式サイト

人材育成の業務効率化には、20年にわたるノウハウが詰まったetudesがおすすめです。
etudesは、企業向け研修ノウハウを持つアルー株式会社が開発したeラーニングシステムです。マニュアルがなくても、直感的に操作できるわかりやすいUIデザインで、初心者でもすぐに使いこなせます。

スモールスタートできる料金体系

etudesは、実際に利用した人数分のみを支払う従量課金制です。そのため、導入の初期費用が抑えられ、小規模からスタートできます。人数に応じて料金が最適化されるため、徐々に利用人数を増やしていく使い方が可能です。

自社独自のコンテンツ作成をサポート

etudesを導入すれば、自社の業務内容や社風に合わせたオリジナルコンテンツの作成サポートがうけられます。
etudesでは、専門のコンサルタントがコース企画から制作、効果測定までをトータルでサポートするため、コンテンツ作成のノウハウがなくても問題ありません。
大手企業で人材育成経験を持つコンサルタントが、企業の課題や目的に合わせた最適な研修コンテンツをご提案します。

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etudesを導入して人材育成業務を効率化した事例

etudesの導入によって人材育成業務を効率化した事例を、2つご紹介します。

• 株式会社ボンズコミュニケーション
• 株式会社ゼネラルパートナーズ

株式会社ボンズコミュニケーション

株式会社ボンズコミュニケーションでは、eラーニングシステムの導入により、繰り返し実施する研修の効率化に成功しました。
コールセンター業務を展開している同社では、教育担当者が新人の教育を実施していましたが、繫忙期には100名以上にのぼるオペレーター研修をアナログで実施することに限界を感じていました。

そこで、eラーニングシステムであるetudesを導入し、研修の効率化に着手しました。
etudesの導入により、対面の研修をeラーニングに移行し、人数が増える繫忙期でも簡単かつ迅速な情報共有が可能になりました。
その結果、教育担当者の負担を軽減でき、研修内容の質を均一化することに成功しました。

本事例の詳細は、以下のページからご覧ください。
株式会社ボンズコミュニケーション導入事例

株式会社ゼネラルパートナーズ

株式会社ゼネラルパートナーズは、障がいのある方に特化した総合就職・転職サービス事業を行っている企業です。
同社では、テレワークなど働き方の多様化により、集合研修の実施が難しくなりました。また、研修担当のリソース不足という問題にも直面していました。

そこで、研修業務を効率化して品質向上に注力したいという思いから、eラーニングシステムであるetudesを導入しました。
etudesを活用した成果としては、下記の通りです。

• 定型的な研修の動画化による工数削減と、伝達内容の平準化を実現した
• 法定研修の受講状況の正確な把握ができるようになった
• 研修や勉強会アーカイブの振り返り学習が可能な環境が整った

etudesを活用したことで、入社時研修の工数を40％削減することに成功しました。

本事例の詳細は、以下のページからご覧ください。
株式会社ゼネラルパートナーズ導入事例

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まとめ

本記事では、業務効率化ツールを活用するメリットやツールの種類、選定のポイントを解説しました。業務効率化ツールを活用すれば、コストの削減や生産性の向上、働き方改革の推進などが期待できます。自社にあった業務効率化ツールを選定するためには、まず自社の課題やニーズを明確にしましょう。導入にあたっては、扱いやすくスモールスタートできるツールがおすすめです。人材育成業務を効率化するには、eラーニングシステムが有効です。eラーニングシステムを活用することで、時間や場所にとらわれず、効率的に人材育成を進められるでしょう。