【他社事例】業務改善のアイデア5選をご紹介！メリットや業務改善を進めるプロセスを解説

会社を成長させていくためには、定期的な業務改善が必要です。業務改善にはたくさんの方法があり他社の成功事例も参考になります。業務改善ができれば、業務プロセスが体系化され社員スキルの平準化や底上げができ、生産性の向上につながり会社全体を成長させることができます。この記事では、さまざまな分野で実際に業務改善に成功した他社の業務改善アイデアの事例を5つご紹介し、業務改善の目的、進め方を詳しく解説します。

実際に企業でどのように人材育成をしているのか、他社事例を知りたい方は「導入事例：住友ゴム工業株式会社 / 株式会社メガネトップ / 株式会社オカムラ / 他」で詳しくご紹介します。

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業務改善とは？

業務改善とは、既存の業務プロセスを改善し、より生産性や品質の向上へと改革していくことです。
業務改善の主な目的としては、下記の3つです。

• 時間とコストの削減
• 生産性や品質の向上
• 業務プロセスが体系化され社員のスキルの底上げができる

具体的には、無駄な作業の削減、ルーティンワークの自動化などが行われます。業務改善により、組織全体の競争力を高められれば変化の激しい市場での優位性を確保できるでしょう。

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【事例】業務改善に使えるアイデア5選

自社の業務改善には他社の成功事例が大きなヒントになります。ここからは、業務改善に使えるアイデアを紹介します。
業務改善に使えるアイデアは、下記の5つです。

1. 購買にかかる時間コストの削減（小田急電鉄株式会社）
2. 研修運営工数の削減(住友ゴム工業株式会社)
3. 繰り返し実施する研修の効率化(株式会社ボンズコミュニケーション)
4. ブレンディッドラーニング導入による人材育成施策の成果向上(株式会社オカムラ)
5. 人事業務の効率化（「etudes」のLMS（学習管理システム）の導入）

購買にかかる時間コストの削減

小田急電鉄株式会社は「購買管理プラットフォーム」を導入し、購買業務にかかる時間を約171時間削減することに成功しました。
小田急電鉄株式会社では、工具、器具、備品などの購入～納品までに時間がかかることが課題でした。そこで「購買管理プラットフォーム」を導入し、横断検索機能を活用した価格比較、購入実績の効率的な一括管理、請求書処理の簡素化により、商品の発注から納品までのプロセスが簡素化されました。その結果、従来は1件あたり19分かかっていた購買業務の時間が、わずか6分へと1/3以下に大幅削減でき、8ヶ月で約171時間の業務時間の削減という顕著な成果を上げました。小田急電鉄株式会社の時間コスト削減の取り組みは、業務改善を目指す他の企業にとっても参考になる成功事例と言えるでしょう。
 参考サイト：小田急電鉄株式会社の業務改善事例

研修運営工数の削減

住友ゴム工業株式会社では、eラーニングシステムの導入により研修運営工数の削減に成功しました。
導入以前は、人事システムから対象者を抽出し、対象者の上司をCCに入れて研修内容をメールで送り、手作業で日程調整を行っており運営に手間がかかっていました。
そこで、eラーニングシステムを導入し研修運営の工数削減に着手しました。
eラーニングシステムの導入により、受講日程の調整がシステム上で受講者自身が行うことができるようになりました。また、直前の変更やキャンセルに振り回されることがなくなり、研修実施日に受講者名簿を出力するだけで準備が完了するようになり、大幅な工数削減が成功しました。
参考サイト：住友ゴム工業株式会社導入事例

繰り返し実施する研修の効率化

株式会社ボンズコミュニケーションでは、eラーニングシステムの導入により繰り返し実施する研修の効率化に成功しました。
コールセンター業務を展開しているボンズコミュニケーションでは、管理者と呼ばれる教育担当者が新人の教育を行っていましたが、繫忙期には100名程度になるオペレーターの研修をアナログで実施することに限界がありました。
そこで、eラーニングシステムを導入し、研修の効率化に着手しました。
eラーニングシステムの導入により、対面の研修をeラーニングに移行し、人数が増える繫忙期でも、簡単かつ迅速に情報共有が可能になりました。
研修をeラーニングに移行したことで教育担当者の負担を軽減でき、研修内容の質を均一化することに成功しました。

参考サイト：株式会社ボンズコミュニケーション導入事例

ブレンディッドラーニング導入による人材育成施策の成果向上

株式会社オカムラでは、eラーニングシステムを活用し、ブレンディッドラーニングの導入による人材育成の成果向上に成功しました。
株式会社オカムラでは、昇格時に必要なスキルやマインドの研修を実施しています。
以前は、昇格時の研修を選抜者のみに実施していましたが、人材育成施策として選抜者だけではなく、対象者全員を研修対象とすることで必要なスキルやマインドの習得を目指しました。しかし、対象者全員に集合研修を実施するとなると予算が倍となってしまうため、eラーニングと組み合わたブレンディッドラーニングを実施することにしました。
集合研修の内容の中で、eラーニングでインプットできる部分をeラーニングに移行することで予算をコントロールしながら対象者全員への研修の実施に成功しました。

参考サイト：株式会社オカムラ 人材育成研修 導入事例

人事業務の効率化

小売業界のA社では、グループ会社や派遣社員を含めて20,000人以上を対象に研修の企画運営をしています。実施人数が多く研修の日程調整、直前での日程変更などにかなりの時間を費やしていました。そこでeラーニングシステムの導入により、研修運営に必要な人事業務の効率化に着手しました。
eラーニングシステムを導入し、研修の日程調整や変更を受講者自身がeラーニングシステム上で行えるようにしました。また、研修の申込が定員に達した場合、募集を自動で締め切ることにしました。その結果、1回の研修調整業務にかかる時間が650分から120分に削減できました。

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 その他の業務改善のアイデア

ここからは、その他で使える業務改善のアイデアをご紹介します。
その他で使える業務改善のアイデアは、下記の3つです。

• RPA(自動化)ツールの導入
• アウトソーシングの活用
• クラウドシステムの導入

これらの業務改善を検討する際は、自社の業務プロセスや目指すべき目標を明確にし、効果的なアイデアを選択することが重要です。

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RPA（自動化）ツールの導入

RPA（自動化）ツールの導入によって、ルーティン業務を自動化することができます。自動化に成功すれば作業工程のミスなどのヒューマンエラーを減らし、業務の効率化を実現できます。繰り返し行われる作業や時間を要するプロセスを自動化することで、社員は創造的な業務や戦略的なタスクに多くの時間を割くことができるようになり、企業全体の競争力が向上します。 

アウトソーシングの活用

アウトソーシングを活用することで、ルーティン業務や専門性を要するタスクを外部のプロフェッショナルに委託し、社員がコア業務に集中できるようになります。具体的には、経理やITサポートなどの業務をアウトソーシングすることで、社内のリソースをより価値のある活動に割り当てることが可能になり、企業の生産性と効率性が大幅に向上します。アウトソーシングを上手に利用することで、業務の効率化や社員の生産性の向上につながります。

クラウドシステムの導入

クラウドシステムを導入することで、情報へのアクセスが容易になり、業務の柔軟性が大幅に高まります。クラウドシステムを利用することで、従業員はどこからでも必要な情報にアクセスできるようになり、情報共有がスムーズになります。外部からでも簡単にアクセスできるため、リモートワークなど柔軟な働き方の推進にもつながります。現代の働き方の多様化に対応し、社員のワークライフバランスの向上にもつながります。企業は効率化を実現し、競争力をさらに強化できるでしょう。

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業務改善を自社ですすめるメリット

ここからは、業務改善を実施するメリットをご紹介します。
業務改善を実施するメリットは、下記の4つです。

• 各種コストの削減
• 業務プロセスの体系化
• 体系化されたメソッドによる社員スキルの底上げ
• 業務プロセス改善による生産性の向上

これらのメリットは、企業の競争力を高めるだけでなく、社員の働きがいや顧客満足度の向上にもつながります。
それぞれのメリットについて詳しく解説していきます。

各種コストの削減

業務改善を行うメリットの一つが、各種コストの削減です。
効率的なシステムの導入や無駄なプロセスの排除により、運用コストを大幅に削減することができます。例えば、書類や社内の研修資料などを電子化することで、収納するための棚やファイル、印刷にかかる費用などの削減に大きく貢献します。電子化は、今日では当たり前のように思われるかもしれませんが、コスト削減を目指す上で非常に重要な手段です。電子化により、情報の共有も容易になり、コミュニケーションの効率化にもつながります。

業務プロセスの体系化

業務プロセスの体系化は、業務を最適化する重要な手法です。
業務の自動化やマニュアル化を進めることで業務の質と速度が改善されれば、人材育成の負担が軽減されます。特に、属人化している知識を汎用的なメソッドに変換することで、知識の組織内共有と活用が容易になり、教育や研修の時間とコストを削減できます。業務プロセスの体系化は、業務の最適化を促進し、企業の成長基盤を強化する効果をもたらします。

体系化されたメソッドによる社員スキルの底上げ

業務効率化により業務プロセスを体系化することで社員スキルの底上げができます。
汎用的なメソッドに落とし込むことで、スキルレベルに関係なくどのような社員でも成果を出しやすくなります。体系化されたプロセスとメソッドは、知識の共有とスキルの平準化を促し、全員が高いパフォーマンスを発揮しやすい環境を作り出します。これにより、社員全体のスキルが底上げされ、競争力の強化に貢献します。

業務プロセス改善による生産性の向上

業務プロセスを改善することにより生産性の向上につながります。
業務プロセスを改善することで、無駄な工程を削減することができ効率的に業務を進めることができます。また、だれが作業を行っても安定した生産性を維持できるようになります。
業務プロセスが最適化されることで、確認の時間や無駄な工程が減るのでヒューマンエラーなどのリスクも減らすことが可能です。

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業務改善の進め方

ここからは、企業の業務改善の進め方についてご紹介します。
業務改善の進め方は、下記の通りです。

• 業務の棚卸し
• 改善の優先順位を決める
• 業務改善の実施
• 業務改善結果の確認
• 実際に出た課題を解決し、さらなる業務改善に取り組む

これらのプロセスを繰り返し継続していくことで業務改善につなげていけます。

業務の棚卸し

業務の棚卸しは、業務プロセス改善の出発点です。
組織の全業務を詳細に見直し、現在の業務量や業務にかかっている工数を把握するステップです。各部門やチームが日々行っている業務を洗い出し、それぞれの業務がどれだけの時間とリソースを消費しているかを正確に明確化します。業務の重複や非効率なプロセスを特定し、改善のための優先順位をつける基礎となります。業務の棚卸しを実施することは、業務改善の方向性を決定し、より効率的で生産性の高い作業環境を構築するために不可欠です。結果的に、組織は時間とコストの節約につながる有効な改善策を実施することが可能となります。

課題の洗い出し

課題の洗い出しは、業務改善に向けて重要なステップです。
業務内容を綿密に分析し、同じような作業の重複や無駄な作業を特定します。担当部署や必要な人数、作業にかかる工数、発生頻度、そして必要なスキルを明確にすることが重要です。これにより、業務プロセス内で効率化できるポイントを見つけ出し、改善策を立案するための具体的なデータを集めることができます。課題の洗い出しを通じて、業務改善の方向性と優先順位を定め、より効果的な業務プロセスへと導くことができます。

 改善の優先順位を決める

改善の優先順位を決めることは、限られたリソースを効果的に活用するために必要なステップです。業務プロセス全体を見渡し、最も効果が高いと予想される課題から優先して取り組むことが重要になります。業務の緊急性、影響範囲、改善による効果の大きさを総合的に評価し、優先順位を決定します。例えば、顧客満足度に直接影響する改善、コスト削減が見込める改善は、優先的に実施する価値があります。

 業務改善の実施

業務改善の実施は、計画された改善策を具体的に行うステップです。改善計画にもとづいて、具体的なアクションを起こします。

• eラーニングの導入：社員教育の効率化と質の向上につながる
•   システム(クラウドなど)の導入：データ管理とアクセスの効率化が可能となり、業務プロセスがスムーズになる
• 自動化の導入：繰り返し行う作業の時間を削減し、ミスを減らすことで全体の生産性を高められる

業務改善の実施には、社内関係者の協力が必要です。中には、従来のやり方に固執し改善に反対する人もいるかもしれません。そのため、業務改善策の実施には十分なコミュニケーションと教育が必要です。

 業務改善結果の確認

業務改善結果を確認することで、改善目標を達成できたかどうかを評価できます。
具体的には、改善前後での業務プロセスの効率性、時間コストの削減、および社員の工数の変化を評価します。この検証により、どの程度業務が改善されたかを定量的に把握することが可能です。この確認により、今後の業務改善の方向性を決定するための貴重な情報源となります。

 実際に出た課題を解決し、さらなる業務改善に取り組む

実際に業務改善を行い新しい業務プロセスを運用すると、予期せぬ課題が生じることがあります。業務改善は一度だけ実施するのではなく、継続的にPDCAを回していくことが重要です。新しい業務プロセスの運用で見つかった課題を詳細に分析し、ボトルネックを特定することで、さらなる改善点が見えてきます。業務プロセスを継続的に最適化することで、組織全体の生産性を向上させられます。このような業務改善サイクルを繰り返すことで、企業は変化する市場環境に柔軟に対応し、持続可能な成長を実現することができるでしょう。

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人事業務の業務改善には「etudes」にお任せください

「etudes」は、社内研修の効率化や社内コンテンツの一元管理など人事業務の改善に役立つeラーニングシステムです。
LMS（学習管理システム）の導入により、研修運営をシンプルかつ効果的に行うことができます。また社内コンテンツの一元管理により情報の共有とアクセス性が向上します。etudesを導入することで研修管理などの人事業務の改善ができ、社員のスキルアップとモチベーション向上を実現し、組織全体の競争力を高めることができます。

使いやすいLMSで研修運営を効率化

「etudes」の扱いやすいLMS（学習管理システム）を活用することで、研修運営を大幅に効率化できます。直感的な操作性と豊富な機能を備えており、研修の計画から実施、評価までを一元管理できます。管理者は研修の進捗状況をリアルタイムで把握でき、参加者はどこからでもアクセス可能なオンライン環境で学習を進めることができます。また、自動化された報告機能により、研修結果の分析とフィードバックが容易になり、継続的な教育プログラムの改善につながります。

社内コンテンツも一元管理

社内コンテンツの一元管理は、組織の業務効率化と情報共有の向上に不可欠です。
etudesでは、文書やマニュアル、研修資料などの社内コンテンツを簡単に管理・共有でき、情報の検索性とアクセス性を大幅に向上させます。etudesを活用することで、企業は社員の知識共有を促進し、教育プログラムの運用を効率化することが可能になります。

まとめ

業務改善は、組織の生産性を向上させ、競争力を高めるために必要な取り組みです。本記事では他社の成功事例を紹介し、業務改善の目的、進め方について詳しく解説しました。業務改善は一度だけ実施するのではなく、継続的にPDCAを回していくことで持続可能な成長ができます。
人事部の業務改善を実施するのであれば、eラーニングシステムの「etudes」の導入がおすすめです。研修運営をシンプルかつ効果的に行うことができ、社内コンテンツの一元管理により情報の共有とアクセス性が向上します。
ぜひ「etudes」の導入をご検討ください。