業務改善のアイデア10選！メリットや実際の企業事例、進め方を解説

業務改善は、企業の持続的な成長に欠かせない取り組みの一つです。業務改善ができれば、業務の効率化や生産性の向上が期待できます。しかし、業務改善を進めるために何から手を付けたら良いのか悩んでいる企業も多いのではないでしょうか。本記事では、業務改善に使えるアイデアや成功事例、進め方を解説します。

実際に企業でどのように人材育成をしているのか、他社事例を知りたい方は「導入事例：住友ゴム工業株式会社 / 株式会社 メガネトップ / 株式会社オカムラ / 他」で詳しくご紹介します。

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業務改善とは？

業務改善とは、既存の業務プロセスを改善し、生産性や品質向上を図ることです。
業務改善の主な目的は、下記の3つです。

• 時間とコストの削減
• 生産性や品質の向上
• 業務プロセス体系化による社員のスキルの底上げ
  
  

具体的には、無駄な作業の削減、ルーティンワークの自動化などが行われます。業務改善により組織全体の競争力が向上すれば、変化の激しい市場での優位性を確保できるでしょう。

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生産性向上との違い

業務改善と生産性向上は密接に関係していますが、厳密には異なる概念です。
業務改善とは、業務プロセスを改善し、生産性や品質向上を図ることです。具体的には、業務フローの見直し、ルーティンワークの自動化などが挙げられます。

一方、生産性向上とは、リソースを有効活用して、社員一人あたりのアウトプットの質と量を増加させることです。生産性向上のためには、業務改善だけでなく、社員のスキルアップ、モチベーション向上、テクノロジーの活用などの取り組みが必要です。

つまり、業務改善は生産性向上のための手段の一つであり、生産性向上はより広範な概念といえるでしょう。

業務改善のアイデア10選

ここからは、実際に使える業務改善のアイデアをご紹介します。
今回ご紹介するアイデアは、下記の通りです。

• RPA（自動化）ツールの導入
• アウトソーシングの活用
• クラウドシステムの導入
• タレントマネジメントの導入
• タイムマネジメントを可視化
• ワークフローの改善
• 業務量の平準化
• ミーティングルールの明確化
• ペーパーレス化の推進
• eラーニングシステムの導入

RPA（自動化）ツールの導入

RPA（自動化）ツールの導入によって、ルーティン業務を自動化できます。自動化に成功すれば作業工程のミスなどのヒューマンエラーを減らし、業務の効率化を実現できます。繰り返し行われる作業や時間を要するプロセスを自動化することで、社員は創造的な業務や戦略的なタスクに多くの時間を使えるようになり、企業全体の競争力が向上するでしょう。

アウトソーシングの活用

アウトソーシングを活用すれば、ルーティン業務や専門性を要するタスクを外部のプロフェッショナルに委託できるため、社員はコア業務に集中できるようになります。具体的には、経理やITサポートなどの業務をアウトソーシングすることで、社内のリソースをより価値のある活動に割り当てることが可能になり、企業の生産性と効率性が大幅に向上します。

クラウドシステムの導入

クラウドシステムを導入することで、社員はどこからでも必要な情報にアクセスできるようになり、情報共有がスムーズになります。リモートワークなど柔軟な働き方の推進にもつながるでしょう。

タレントマネジメントの導入

タレントマネジメントの導入は、業務改善のための有効なアイデアの一つです。
タレントマネジメントとは、社員一人ひとりのスキルや適性を把握し、それぞれの能力を最大限発揮できるよう適材適所の配置を行うことで、組織全体の生産性と競争力を高めていく取り組みです。

効率的に実践するには、タレントマネジメントシステムの活用がおすすめです。
このシステムを活用すると、社員の能力やキャリアパスをデータベース化し、一元管理できます。そのデータを基に、プロジェクトに必要な人材を適切にアサインすることや、将来のマネジメント候補を早期に発掘することができます。また、評価の客観性を担保しながら、個々の社員に合わせた育成プランを設計することも可能です。

タイムマネジメントの可視化

業務改善のためには、タイムマネジメントを可視化することも効果的です。
タイムマネジメントとは、限られた時間をより良く活用できるようコントロールすることです。

例えば、プロジェクト管理ツールを活用し、タスクごとに開始時間と終了時間を入力することで、どの作業にどれだけの時間がかかっているかを可視化できます。
可視化したデータの分析により、業務プロセスにおけるボトルネックや無駄な作業を発見できます。そこから、改善策を講じることで、作業時間の無駄を削減し、時間を効率的に使えるようになるでしょう。

ワークフローの改善

業務に関わる人数が多くなるほど、各人の役割分担や情報共有のルールなど、ワークフローが煩雑化します。煩雑化したワークフローでは、タスクの重複や不要なプロセスが発生し、日常業務における些細な時間ロスが蓄積されていきます。
この問題の解決には、ワークフローを可視化し、現状の業務プロセスを詳細に分析することが有効です。

その上で、不要なプロセスを改善あるいは廃止していきます。
ワークフローの最適化により、業務プロセスがスリム化されれば、業務の効率化につながるでしょう。

業務量の平準化

業務量の平準化がなされていないと、一部の社員に負担が集中し、残業の増加やミスの多発など、さまざまな弊害を招くおそれがあります。また、特定の社員に業務が集中している状態では、その社員が急に休んだり退職したりした場合に、業務の継続性が損なわれる可能性が高くなります。

こうした問題を解決するには、業務量の平準化が重要です。
具体的には、業務マニュアルの整備やOJT、eラーニングによる社員教育などを通して、誰もが一定レベルで業務をこなせる体制を整えましょう。
業務量の平準化が実現できれば、一部の社員に偏っている負担を減らせるだけではなく、チーム全体の生産性も向上します。

ミーティングルールの明確化

ミーティングルールの明確化は、業務改善の重要なアイデアの一つです。
長時間を浪費する会議を減らすことで、業務の時間効率を大幅に向上できます。

具体的には、会議の開催前に目的や議題、所要時間などを明確に定め、事前に共有しましょう。これにより、参加者は会議の内容を把握した上で準備ができ、本題に入るまでのタイムロスを最小限に抑えられます。また、会議中は議題から逸れないよう、ファシリテーターを置くことも有効です。ファシリテーターが議事進行をコントロールすることで、議論が脱線せず、時間内に結論を出せるでしょう。

ペーパーレス化の推進

業務の効率化には、ペーパーレス化の推進が効果的です。
企業では、資料、請求書、契約書など、さまざまな書類を紙で運用しているケースが少なくありません。しかし、紙での運用には、印刷に伴うコストや書類の保管に必要なスペースの確保、書類を探す手間などの負担がかかります。

ペーパーレス化を進めることで、印刷コストや保管スペースなどの無駄を省けるでしょう。また、必要な書類をデータベースから瞬時に検索・閲覧できるようになるため、業務効率が大幅に向上します。

eラーニングシステムの導入

社内における研修領域の業務改善を進めるなら、eラーニングシステムの導入がおすすめです。
eラーニングとは、インターネットを通じて動画などのコンテンツを視聴し、スキルを身につける学習方法です。場所や時間の制限なく受講できるため、個々の業務に合わせて柔軟に学習できます。また、社内の業務マニュアルや手順書などをeラーニングシステムにアップロードしておけば、社員はいつでも必要な情報にアクセスできるため、人材育成業務・研修運営の効率化につながります。

【事例】業務改善に使えるアイデア4選

自社の業務改善には他社の成功事例が大きなヒントになります。ここからは、業務改善に使えるアイデアをご紹介します。

業務改善に使えるアイデアは、下記の4つです。

• 購買にかかる時間コストの削減（小田急電鉄株式会社）
• 研修運営工数の削減(住友ゴム工業株式会社)
• 繰り返し実施する研修の効率化(株式会社ボンズコミュニケーション)
• ブレンディッドラーニング導入による人材育成施策の成果向上(株式会社オカムラ)

購買にかかる時間コストの削減

小田急電鉄株式会社は「購買管理プラットフォーム」を導入し、購買業務にかかる時間を約171時間削減することに成功しました。

同社では、工具、器具、備品などの購入～納品までに時間がかかることが課題でした。そこで「購買管理プラットフォーム」を導入し、横断検索機能を活用した価格比較、購入実績の効率的な一括管理、請求書処理の簡素化に取り組みました。

その結果、商品の発注から納品までのプロセスが簡素化され、従来は1件あたり19分かかっていた購買業務の時間が、1/3以下のわずか6分に大幅削減できました。8ヶ月では、約171時間の業務時間の削減となります。同社の時間コスト削減の取り組みは、業務改善を目指す他の企業にとっても参考になる成功事例といえるでしょう。

参考サイト：小田急電鉄株式会社の業務改善事例

研修運営工数の削減

住友ゴム工業株式会社では、eラーニングシステムの導入により研修運営工数の削減に成功しました。

導入以前は、人事システムから対象者を抽出し、対象者の上司をCCに入れて研修内容をメールで送信するなど、手作業での日程調整を行っており、運営に手間がかかっていました。

そこで、eラーニングシステムを導入し研修運営の工数削減に着手しました。
eラーニングシステムを活用することで、受講日程の調整が、システム上で受講者自身により容易に行えるようになりました。また、直前の変更やキャンセルが即座に反映されるため、研修実施日に受講者名簿を出力するだけで準備が完了するようになり、大幅な工数削減に成功しました。

参考サイト：住友ゴム工業株式会社導入事例

繰り返し実施する研修の効率化

株式会社ボンズコミュニケーションでは、eラーニングシステムの導入により繰り返し実施する研修の効率化に成功しました。

コールセンター業務を展開している同社では、教育担当者が新人の教育を行っていましたが、繫忙期には100名程度になる新入社員・新スタッフの研修をアナログで実施することに限界を感じていました。

そこで、eラーニングシステムを導入し、研修の効率化に着手しました。
eラーニングシステムの活用により、対面の研修をeラーニングに移行し、人数が増える繫忙期でも簡単かつ迅速な情報共有が可能になりました。
その結果、教育担当者の負担を軽減でき、研修内容の質を均一化することに成功しました。

参考サイト：株式会社ボンズコミュニケーション導入事例

ブレンディッドラーニング導入による人材育成施策の成果向上

株式会社オカムラでは、eラーニングシステムを活用し、ブレンディッドラーニングの導入による人材育成の成果向上に成功しました。

同社では、昇格時に必要なスキルやマインドの研修を実施しています。
以前は、昇格時の研修を選抜者のみに対して実施していましたが、人材育成施策として選抜者だけではなく、昇格対象者全員を受講者とし、必要なスキルやマインドを全員が習得することを目指しました。しかし、対象者全員に集合研修を実施すると予算が倍増してしまうため、eラーニングと組み合わせたブレンディッドラーニングを実施することにしました。

集合研修の内容の中で、個人でインプットできる部分をeラーニングに移行することで、予算をコントロールしながら対象者全員への研修の実施に成功しました。

参考サイト：株式会社オカムラ 人材育成研修 導入事例

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業務改善を自社ですすめるメリット

ここからは、業務改善を実施するメリットをご紹介します。
業務改善を実施するメリットは、下記の4つです。

• 各種コストの削減
• 業務プロセスの体系化
• 業務プロセス改善による生産性の向上
• 社員の改善意識の醸成
  
  

これらのメリットは、企業の競争力を高めるだけでなく、社員の働きがいや顧客満足度の向上にもつながります。
それぞれのメリットについて詳しく解説していきます。

各種コストの削減

業務改善を行うメリットの一つが、各種コストの削減です。

効率的なシステムの導入や無駄なプロセスの排除により、運用コストを大幅に削減できます。例えば、書類や社内の研修資料などを電子化することで、収納するための棚やファイル、印刷にかかる費用などの削減に大きく貢献します。電子化は、今日では当たり前のように思われるかもしれませんが、コスト削減を目指す上で非常に重要な手段です。電子化により、情報の共有も容易になり、コミュニケーションの効率化にもつながります。

業務プロセスの体系化

業務改善を行うことで、業務の流れや手順が見直されるため業務プロセスが体系化されます。
業務プロセスが体系化されれば、全体の業務を効率的に進められるでしょう。

例えば、無駄な作業工程や手順の重複などが明らかになるため、それを改善することで全体的な業務効率の向上が見込めます。 また、業務マニュアルの作成やワークフローの整備などによって業務の進め方が標準化されることで、担当者ごとの作業のばらつきが減り、安定した品質を保てます。

業務プロセス改善による生産性の向上

業務プロセスが改善されれば、無駄な工程が削減されるため、生産性の向上が期待できます。
例えば、承認プロセスが複雑で時間がかかっている場合、承認フローを見直し、必要最低限にすることで、承認にかかる時間を大幅に短縮できるでしょう。

このように業務プロセスが最適化されることで、確認作業などの無駄な工程が減り、ヒューマンエラーのリスクが低減します。さらに、業務の効率化により生み出された時間を、より付加価値の高い業務に充てられるため、社員一人ひとりの生産性が向上し、組織全体のパフォーマンスを高めることにつながるでしょう。

社員の改善意識の醸成

業務改善を行うことで、業務の効率化や生産性の向上を実感できれば、社員の改善意識を醸成できるでしょう。

例えば、業務改善によってミスが減った、顧客の満足度が向上したなど目に見える成果が出れば、業務改善の重要性を実感できます。これにより、社員一人ひとりが業務改善を「自分ごと」として捉えるようになるでしょう。

業務改善を「自分ごと」として捉えられるようになれば、日々の業務の中で、少しでも効率化できそうな部分がないかと意識するようになり、組織全体のパフォーマンス向上が期待できます。

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業務改善の進め方

ここからは、企業の業務改善の進め方についてご紹介します。

業務改善の進め方は、下記の通りです。

• 業務の棚卸し
• 課題の洗い出し
• 改善の優先順位を決める
• 業務改善の実施
• 業務改善結果の確認
• 実際に出た課題を解決し、さらなる業務改善に取り組む
  
  

これらのプロセスを繰り返し継続していくことで業務改善につなげていけます。

業務の棚卸し

業務の棚卸しは、業務プロセス改善の出発点です。
各部門やチームが日々行っている業務を洗い出し、それぞれの業務にどれだけの時間とリソースを消費しているかを正確に把握します。業務の棚卸しは、業務の重複や非効率的なプロセスを特定し、改善するための基礎です。業務の棚卸しをしっかり実施することで、業務改善の方向性を決定できます。

課題の洗い出し

課題の洗い出しは、業務改善に向けた重要なステップです。
業務内容を綿密に分析し、作業の重複や無駄を特定します。これにより、業務プロセス内で効率化できるポイントと改善のための具体的なデータを集められます。課題の洗い出しを通じて、業務改善の方向性と優先順位を定められれば、より効果的な業務プロセスへと導けます。

改善の優先順位を決める

改善の優先順位を決めることは、限られたリソースを効果的に活用するために必要なステップです。業務の緊急性、影響範囲、改善による効果の大きさを総合的に評価し、最も効果が高いと予想される課題から優先して取り組むことが重要になります。例えば、顧客満足度に直接影響する改善、コスト削減が見込める改善は、優先的に実施する価値があります。

業務改善の実施

業務改善の実施は、計画された改善策を実際に行うステップです。改善計画にもとづいて、下記のようなアクションを起こします。

• eラーニングの導入：社員教育の効率化と質の向上につながる
• RPAの導入：繰り返し行う作業の時間を削減し、全体の生産性を高められる
• タレントマネジメントの導入：適材適所に人材を配置し、生産性と競争力を高めていく
  
  

業務改善の実施には、社内関係者の協力が必要です。なかには、従来のやり方に固執し改善に反対する人もいるかもしれません。そのため、業務改善策の実施には十分なコミュニケーションと教育が必要です。

 業務改善結果の確認

業務改善結果を確認することで、改善目標を達成できたかどうかを評価できます。
具体的には、改善前後での業務プロセスの効率性、時間とコストの削減率、および社員の工数の変化を評価します。この検証により、どの程度業務が改善されたかを定量的に把握することが可能です。

実際に出た課題を解決し、さらなる業務改善に取り組む

実際に業務改善を行い新しい業務プロセスを運用すると、予期せぬ課題が生じることがあります。業務改善は一度だけ実施するのではなく、継続的にPDCAを回していくことが重要です。

新しい業務プロセスの運用で見つかった課題を詳細に分析し、ボトルネックを特定することで、さらなる改善点が見えてきます。業務プロセスを継続的に最適化することで、組織全体の生産性が向上します。このような業務改善サイクルを繰り返すことで、企業は変化する市場環境に柔軟に対応し、持続可能な成長を実現できるでしょう。

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引用元：etudes公式サイト

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本事例の詳細は、下記からご覧ください。

リアル研修の管理＋関連会社従業員教育＋eラーニングビジネスで etudesを活用している百貨店の事例

まとめ

本記事では、業務改善に使えるアイデアや成功事例、進め方を解説しました。
業務改善は、組織の生産性を向上させ、競争力を高めるために必要な取り組みです。業務改善は一度だけ実施するのではなく、継続的にPDCAを回していくことで持続可能な成長ができます。
人事部の業務改善を実施するのであれば、eラーニングシステムの「etudes」の導入がおすすめです。研修運営をシンプルかつ効果的に行うことができ、社内コンテンツの一元管理により、情報の共有とアクセス性が向上します。
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