業務効率化の成功事例4選｜業務改善に使えるアイデアもご紹介

現在、日本では人口減少が進んでいる中で、働き方改革で普及したリモートワークなどを背景に、少ない人数や働き方が多様化した中でも効率よく業務を遂行する力が求められてきています。
今回は、実際に業務効率化に取り組み、成功した事例を基に、企業における業務効率化の進め方について解説します。特に人的資本経営が必要な今、効率的に人材育成を実施している事例もご紹介します。

実際に企業でどのように人材育成をしているのか、他社事例を知りたい方は「導入事例：住友ゴム工業株式会社 / 株式会社メガネトップ / 株式会社オカムラ / 他」で詳しくご紹介します。

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業務効率化の成功事例4選

業務効率化は、ツールを導入しただけでは成功しません。ここでは、2017年に厚生労働省が発表している「働きやすく生産性の高い企業・職場表彰」から、業務効率化を成功させた事例をご紹介いたします。
また、LMS「etudes」を活用して業務効率化を成功させた事例もあわせて、4つご紹介いたします。

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三井住友海上火災保険株式会社

三井住友海上火災保険株式会社は、その外保険業を中心に幅広い業務に取り組んでいる企業です。
三井住友海上火災保険株式会社では、働き方改革の推進とともに、「19時前退社」のルールを定め、業務効率化のためにRPAやVBAを利用し、単純作業を自動化させたことによって、月に1200時間の労働時間の削減に成功しました。

また、働きやすい職場づくりのために、人財育成ポータルサイト「成長MyNavi」を新設し、自律学習の推進も測っています。

参考：働きやすく生産性の高い企業・職場表彰

株式会社KMユナイテッド

株式会社KMユナイテッドは、建築塗装を主とした職人育成の会社です。高齢化や3K（きつい、汚い、危険）といわれ若者から敬遠されがちで職人不足で技術の継承が危機的状況にある建設業界。ですがKMユナイテッドは素人が最長でも3年で一流の職人として活躍できる独自の教育システムを構築し、多様な人材が活躍しています。

妊娠時の赤ちゃんや母体の健康上の影響を考え、これまで当たり前に使用されていたシンナーなどの有機溶剤作業を水性塗料に切り替えました。
海外の先進的なスプレーを導入し、従来の3倍近い作業効率化が実現しました。さらに、臭気が少なくなったため、昼間でも作業が行えるようになり、休日・夜間出勤を激減させ、コストも60%カットを実現しました。

また、社員のキャリア形成・能力開発のための教育・研修を実施し、できるまで教えるやり方はテレビで取材も受けたそうです。

参考：働きやすく生産性の高い 企業・職場表彰

株式会社丸井グループ

小売業とフィンテック事業の一体運営を行っている株式会社丸井グループ。
労働時間削減のため、50通りの就業パターンによるシフトを用意し、一人当たりの残業時間の削減を実現しました。また、個の多様性を活かすために職種変更を促し、人材をグループ内で柔軟に活用しています。
店舗におけるバックオフィス作業をアウトソーシングしていくことでグループ全体の残業時間を削減し、生産性向上につながりました。

参考：働きやすく生産性の高い 企業・職場表彰

LMSの活用で研修運営の手間を削減

飲食業のA社では、パート・アルバイトを含む従業員4000名に対する研修で、LMS「etudes」を活用しました。
これまで、研修の管理や資料送付などの運営の手間が多く、研修の効率化を進めるためLMSの導入を決めました。
LMS上で資料を一元管理できるようになったことで管理者の研修運営の手間を削減することに成功しました。
また、大人数に対して簡単に必須教育を提供できるようになり、大幅な研修コストの削減にもつながったようです。

ここまで、業務効率化の成功事例を紹介いたしました。今回紹介した企業はどれも、残業時間の削減、またそれに伴った人材育成の強化を実施しています。少ない人数でも業務効率化を進めるには、誰もが働きやすい環境作りと人材育成が重要であるといえるでしょう。

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業務効率化の進め方

では、実際に業務効率化を自社で進める際には、どのような流れで実施すれば良いのでしょうか。ここでは、業務効率化をすすめるための方法をステップごとに紹介いたします。

現状の把握

まずは、業務の棚卸しをして、現状の把握を行いましょう。担当部署ごとに作業にかかる工数や発生頻度、業務に必要なスキル、コストなどを可視化しておくとあとで整理がしやすいです。
文字や数字で業務を可視化することによって、これまでの業務の無駄や課題を発見しやすくなります。

問題点の洗い出し

現状を可視化したら、問題点の洗い出しを行います。改善がしやすい業務は、「同じことを何度も繰り返し行わなければならない作業」「頻度は低いが単純な作業」「Excelやメール、システムなどをまたいで行う作業」等はツールの導入などで業務改善が行いやすいです。
例えば、研修の出欠確認、会場の予約、受講者のスキルの洗い出しに時間が掛かっている場合や、従業員数が多く、複数の研修を何度も実施しなければならない場合にはLMSの導入で課題を解決することができるでしょう。

スケジュール立案・実施

抽出した問題点を解決するための施策を立案します。改善のためにかかる経費や所要時間、目標数値、スケジュールを立てていきましょう。
ツールを導入することで解決する場合は、ツールの選定の時間、導入までの時間、導入から効果測定の期間など、細かくスケジュールを立てていくと、スムーズに業務を進められるはずです。

効果測定・改善

施策を実施したら、効果測定を行います。施策がどの程度の業務効率化につながったのか、数字や売上等で定量的な評価を行うと良いでしょう。
また、導入後の現場への聞き取り調査も大切です。ツールを導入したことで、工数が増えてしまった、使いづらくて浸透に時間が掛かっている、というような新しい課題を見つけられることもあるでしょう。
効果測定を行った結果をもとに、改善案の施策立案をしていきましょう。

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業務改善に使えるアイデア5選

では、実際に業務改善に使えるアイデアを5つ紹介いたします。

• ペーパーレス化
• 業務のマニュアル化
• 事務作業の自動化
• オンラインツールの導入
• 社内ナレッジの共有
• デジタル化による工数削減

1つずつ詳しく解説します。

ペーパーレス化

まず第一に挙げられるのが、ペーパーレス化です。紙で保存・管理していた物をデジタルに変換することによって、保存場所の削減、検索の時間短縮、他システムとの紐づけによる効率化が進められます。
例えば、顧客の名刺などをそのままファイリングするよりも、名刺管理ソフトを導入し、データをCRMと紐づけることによって、社内の全ての名刺を社員全員が閲覧できるようにすることで、確認の手間を大幅に削減することができます。
このように、紙媒体を減らすことで、業務効率化につながることは多く、多くの企業で取り入れやすいアイデアです。

業務のマニュアル化

次に有効なのが、業務のマニュアル化です。業務の詳しいマニュアルがあれば、新入社員や中途社員でもすぐに業務を始めることができます。
また、業務の質を一定にすることができるので、属人化の防止にもつながるでしょう。
マニュアルを作成する際に、業務の棚卸しをすることができるため、業務効率化の問題点を発見することにもつながります。
マニュアルは全社員が見られるようにLMSなどで管理・共有し、定期的に見直すことで新しいルールやフローが増えた時もすぐに対応しやすくなります。

事務作業の自動化

細かい事務作業は適切なツールを導入することで自動化できることも多くあります。

• マニュアルがあればすぐにできる作業
• パソコン上で完結する作業
• 繰り返し、何度も行われる作業

などは、RPAやVBA、などを活用、導入することで自動化が目指せます。さらに、自動化させることでヒューマンエラーの防止にもつながります。
全て自動化するとRPAでのシナリオ作成などが複雑になりやすいため、最初は自動化する部分を限定的にして、最終的に多くの業務を自動化させることを目指すと良いでしょう。

オンラインツールの導入

働き方改革などの影響で、リモートワークやオンラインでの業務は増えてきています。
毎日行うミーティングや、研修などは、オンラインで行うと移動時間の削減や交通費の削減などにもつながります。
音声認識システムを活用すれば、議事録作成を効率化できますし、オンライン研修を行うことでより多くの受講者に研修を受講してもらうことが可能です。

社内ナレッジの共有

社員1人ひとりで情報の理解度やスキル・経験にムラがある場合には、これまでのナレッジを文章や画像、動画などに落とし込んで社内ナレッジとして共有することも、業務効率化につながります。
特に、営業やエンジニアは個人の経験など、目には見えないスキルが多く、案件が属人化しやすくなっています。
情報をナレッジとして蓄積し、共有することでサービスの質が均等になることや、早く業務を進めることができ、業務効率化につながるでしょう。

デジタル化による工数削減

業務内容によっては適切なシステムを導入し、デジタル化することで業務効率化に成功した事例も多くあります。クラウド型のシステムなどは低コストで導入することも可能で、初期費用を抑えてすぐに業務効率化のための環境を整備することができます。

システム導入での工数削減の成功事例としては、先述したように社内ナレッジ共有のために専用のシステムを導入して効率的に社員の知識やスキルを向上したり、eラーニングシステムの機能を活用して、社員教育でこれまで膨大な工数がかかっていた集合型研修の出席確認や、学習履歴の管理、テスト実施、提出物管理などをシステムで一元管理することで大幅に工数削減ができたりといった成功事例があります。

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研修業務の効率化なら「etudes」にお任せください

引用元：etudes（エチュード）公式サイト

企業の人材育成にかかる業務効率化を進めるには、運営フローの見直しや、デジタル化による運営工数の削減が効果的です。
アルー株式会社が提供しているLMS「etudes」は、誰でも使いやすく、研修業務を効率化させることが可能です。ここでは、etudesの特徴をご紹介いたします。

eラーニング受講と研修運営を一元管理できる

etudesはeラーニング受講のプラットフォームとして利用できるだけでなく、標準装備でさまざまな人材育成にかかる運営工数を削減できます。すべてetudes上で一元管理できるため、複数のアプリやソフトを使う必要がなく効率的です。
例えば集合型研修の日程調整などもシステムで可能なため、メール等でのコミュニケーションコストが削減できます。システムには学習履歴が数値で取得されるため、未受講や参加できなかった参加者の管理も簡単です。あらかじめユーザIDとeメールアドレスを登録しておけば、受講を促すリマインドメールなどもシステムから送ることができます。

人材育成の効果測定や分析の工数が削減できる

etudesは、先述したように、各ユーザごとに学習履歴を数値データで取得することができます。また、テスト機能を活用してシステム上でテストの実施が可能で、回答率や正解率などのデータも簡単に管理することが可能です。データエクスポート機能を使えばCSVなどでデータをダウンロードでき、集計や分析など、人材育成施策の効果測定のための業務が大幅に効率化できます。また、アンケートの実施も可能なため、eラーニング受講、研修参加、テスト、アンケートなど人材育成施策でこれまで手動で行ってきたさまざまな業務工数を大幅に削減することができます。

個人に合わせた育成施策を効率的に実施できる

etudesでは、アルー株式会社が提供するスキル別や階層別のeラーニングの受講だけでなく、独自のeラーニングコースを自社で内製することもできます。さまざまな形式の資料が簡単にアップロードでき、社内情報やマニュアル、勉強動画を組み合わせて必要に応じたコースを作成することができます。繰り返し説明が必要な研修や部署異動した社員対象のオンボーディングなどで内製したコースを使って効率的に教育を実施することができます。

作成したコースの受講も簡単で、受講者は上から順にeラーニングを受講するだけでよく、すぐに学習を始めることができます。

etudesで使える教材形式はこちらをご覧ください。

質の高い教材の定額制使い放題サービスも提供
etudesでは、階層別・テーマ別の教材が定額制で受け放題で利用できる「etudes Plus」のサービスも提供しています。

▼etudes Plusの詳細はこちらから

階層別の教材では「対ジブン」「対コト」「対ヒト」の領域で身につけてほしいスタンスとスキルを整理したコンテンツを用意しており、約600本の演習が組み込まれているため、効果的なアウトプットができ、より実践的なスキルを身につけることができます。テーマ別の教材については自分の不足しているスキルなどを重点的に学ぶことができ、継続学習へのモチベーションも高められます。

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まとめ

業務効率化は企業全体の生産性向上につながるだけでなく、社員の負担軽減やモチベーション向上にもつながります。今回は業務効率化につながった事例を紹介したうえで、業務効率化の進め方・業務改善に使えるアイデアを5つ紹介いたしました。成功事例として人材の育成・ツール導入での作業の自動化などを取り上げました。eラーニングシステムのetudesでは、低コストで人事担当者の負担を削減し、人材育成にかかる業務を一元管理できることで業務効率化を支援いたします。人材育成での業務効率化でお悩みの方は、ぜひ一度アルー株式会社にご相談ください。