業務効率化の成功事例5選｜導入すべきツールとアイデアもご紹介

現在、日本の企業では少子高齢化や、働き方改革などを背景に、より効率よく業務を遂行する力が求められてきています。
今回は、実際に業務効率化に取り組み、成功した事例を基に、企業における業務効率化の進め方について解説します。特に人的資本経営が必要な今、効率的に人材育成を実施している事例もご紹介します。

実際に企業でどのように人材育成をしているのか、他社事例を知りたい方は「導入事例：住友ゴム工業株式会社 / 株式会社メガネトップ / 株式会社オカムラ / 他」で詳しくご紹介します。
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業務効率化の成功事例5選

業務効率化は、ツールを導入しただけでは成功しません。ここでは、2017年に厚生労働省が発表している「働きやすく生産性の高い企業・職場表彰」から、業務効率化を成功させた事例をご紹介します。
また、LMS「etudes」を活用して業務効率化を成功させた事例もあわせて、5つご紹介します。

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三井住友海上火災保険株式会社

三井住友海上火災保険株式会社は、保険業を中心に幅広い業務に取り組んでいる企業です。
同社では、働き方改革の推進とともに、「19時前退社」のルールを定め、業務効率化のためにRPAやVBAを利用し、単純作業を自動化させたことによって、月に1200時間の労働時間の削減に成功しました。
また、働きやすい職場づくりのために、人財育成ポータルサイト「成長MyNavi」を新設し、自律学習の推進も測っています。

参考：働きやすく生産性の高い企業・職場表彰

株式会社KMユナイテッド

株式会社KMユナイテッドは、建築塗装を主とした職人育成の会社です。建設業界は高齢化や3K（きつい、汚い、危険）のイメージによって職人不足が深刻化しており、技術の継承が危機的状況にあります。その中でKMユナイテッドは、未経験者が最長でも3年で一流の職人として活躍できる独自の教育システムを構築し、多様な人材が活躍しています。

より働きやすい職場になるように、健康上の影響を考えこれまで当たり前に使用されていたシンナーなどの有機溶剤作業を水性塗料に切り替えるなど、原料の見直しを実施。それによって作業の属人化を回避でき、従来の3倍近い作業効率化を実現できました。さらに、臭気が少なくなったため、昼間でも作業が行えるようになり、休日・夜間出勤を激減させ、コストも60%カットを実現しました。

参考：働きやすく生産性の高い 企業・職場表彰

株式会社丸井グループ

小売業とフィンテック事業の一体運営を行っている株式会社丸井グループ。
労働時間削減のため、50通りの就業パターンによるシフトを用意し、一人当たりの残業時間の削減を実現しました。また、個の多様性を活かすために職種変更を促し、人材をグループ内で柔軟に活用しています。
店舗におけるバックオフィス作業をアウトソーシングしていくことでグループ全体の残業時間を削減し、生産性向上につなげることができました。

参考：働きやすく生産性の高い 企業・職場表彰

飲食業での事例

飲食業のA社では、パート・アルバイトを含む従業員4000名に対する研修で、LMS「etudes」を活用しました。LMSとは「学習管理システム」のことで、eラーニング教材の配信や受講者ごとの学習進捗の管理といった業務を効率化できるツールです。
同社ではこれまで、研修の管理や資料送付などの運営の手間が多かったため、研修の効率化を目指してLMSの導入を決めました。
LMS上で資料を一元管理できるようになったことで、管理者の研修運営の手間を削減することに成功しました。
また、大人数に対して簡単に必須教育を提供できるようになり、大幅な研修コストの削減にもつながったようです。

参考：パート・アルバイトを含む従業員4000名に対する店舗教育＿etudes

大手情報通信業での事例

大手情報通信業のB社では、グループ会社25社、約1万名の従業員に向けてコンプライアンスなどの必須研修を実施する際、Wordでアンケートを管理するといった業務が非効率的であることが課題となっていました。

そこでLMS「etudes」を導入し、受講状況の管理などをetudesに一元化します。結果として、アンケートの配信や集計を自動で実施できるようになり、業務効率化につながりました。さらに、受講状況に合わせた適切なフォローアップも可能となり、約1万名対象の必須研修の受講率100％を達成しました。

参考：グループ会社全体の約1万人に対する必須研修でetudesを活用し、すべての必須研修で受講率100％を達成＿etudes

ここまで、業務効率化の成功事例をご紹介しました。今回ご紹介した企業はどれも、残業時間の削減、またそれに伴った人材育成の強化を実施しています。少ない人数で効率よく業務を進めるには、誰もが働きやすい環境作りと人材育成が重要であるといえるでしょう。

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研修業務の効率化にはLMSの導入がベスト

研修業務の効率化を目指すなら、LMSの導入が最適です。

LMSは、研修の進捗管理、教材の配信、受講者の成績管理を一元化できるため、手作業での管理負担を大幅に軽減します。さらに、オンラインでの研修が可能となり、場所や時間に縛られずに学習を進められるため、社員の自主的な学びを促進します。また、研修内容の反復利用やデータ分析機能により、効率的にスキル向上を支援でき、組織全体の教育水準を均一に保つことができます。

学習管理システム「LMS」については、以下の記事で詳しくご紹介しています。

『LMSとは？学習管理システムの基本情報とメリットを徹底解説』

LMSで研修業務の効率化に成功した事例

LMS「etudes」を導入したことでどのように業務効率化を実現したか、具体的に見ていきましょう。

こちらの企業では、参加者が100人を超える大規模な研修において、参加できる日程を社員から募り、実施日を決める作業に大幅な時間と工数がかかっていました。
etudesを導入したことで、社員それぞれが参加可能日を申し込む形になり、システム上で日程調整が自動化できました。結果的に、約82％の業務工数削減を実現しました。

全社的に取り組む階層別研修も参加人数が多くなると、研修管理業務が煩雑になりがちですが、LMSを導入することで、研修管理業務を効率化し、リソースの負荷を軽減することができます。

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事例から見る業務効率化のメリット

業務効率化に取り組むことで、企業は以下のようなメリットが得られます。

• 業務コストの削減
• 従業員のモチベーションアップ
• 人手不足の解消
• 働き方改革・DXの推進
• 組織としての利益増大

それぞれ、詳しく見ていきましょう。

業務コストの削減

業務効率化により、作業の重複や無駄を排除することができます。例えば、デジタル化や自動化を進めることで、手作業で行っていた業務が削減され、時間とコストが大幅にスリム化されました。こうしたコストダウンにより、企業は利益を増やし、経営を安定させることが可能となります。

従業員のモチベーションアップ

業務効率化は、従業員の負担を軽減するだけでなく、仕事の質や達成感にも良い影響を与えます。作業がスムーズに進み、無駄な時間が減ることで、従業員は自分の仕事に集中しやすくなり、やりがいや満足感を感じることができます。その結果、モチベーションがアップし、生産性も向上します。

人手不足の解消

業務効率化によって、限られたリソースで効率よく業務を進めることが可能になります。特に人手不足の企業にとっては、効率化が非常に効果的です。例えば、AIやロボットを活用することで、少人数で大きな成果を上げることができ、業務負担が軽減されます。これにより、業務がスムーズに回り、人手不足の問題も解消できます。

働き方改革・DXの推進

業務効率化は、働き方改革やデジタルトランスフォーメーション（DX）の重要な一環として推進されています。効率化された業務プロセスにより、柔軟な勤務形態が実現し、テレワークやフレックスタイム制度など、従業員のライフスタイルに合わせた働き方が可能になります。これにより、企業は労働環境を改善し、より良い人材を引きつけることができます。

組織としての利益増大

業務効率化は、企業の利益増加にも大きく貢献します。無駄なコストを削減し、業務プロセスがスムーズに回ることで、企業はリソースを最大限に活用できます。また、効率化によって生産性が向上するため、顧客への対応も迅速になり、満足度が向上します。このように、業務効率化は組織全体の利益増大を実現するための鍵となります。

業務効率化の進め方

では業務効率化は、どのような流れで実施すれば良いのでしょうか。ここでは、業務効率化をすすめるための方法をステップごとにご紹介します。

現状の把握

まずは、業務の棚卸しをして、現状の把握を行いましょう。担当部署ごとに作業にかかる工数や発生頻度、業務に必要なスキル、コストなどを可視化しておくと整理しやすいです。
文字や数字で業務を可視化することによって、これまでの業務の無駄や課題を発見できます。

問題点の洗い出し

現状を可視化したら、問題点の洗い出しを行います。「同じことを何度も繰り返し行わなければならない作業」「頻度は低いが単純な作業」「Excelやメール、システムなどをまたいで行う作業」等はツールの導入などで業務改善が行いやすいです。
例えば、研修の出欠確認、会場の予約、受講者のスキルの洗い出しに時間が掛かっている場合や、従業員数が多く複数の研修を何度も実施しなければならない場合には、LMSの導入で課題を解決することができるでしょう。

スケジュール立案・実施

抽出した問題点を解決するための施策を立案します。改善のためにかかる経費や所要時間、目標数値、スケジュールを立てていきましょう。
ツールを導入することで解決する場合は、ツールの選定の時間、導入までの時間、導入から効果測定の期間など、細かくスケジュールを立てていくと、スムーズに業務を進められるはずです。

効果測定・改善

施策を実施したら、効果測定を行います。施策がどの程度の業務効率化につながったのか、数字や売上等で定量的な評価を行うと良いでしょう。
また、導入後の現場への聞き取り調査も大切です。ツールを導入したことで、工数が増えてしまった、使いづらくて浸透に時間が掛かっている、というような新しい課題を見つけられることもあるでしょう。
効果測定を行った結果をもとに、改善案の施策立案をしていきましょう。

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業務効率化に使えるアイデア6選

実際に業務効率化に使えるアイデアを6つ紹介いたします。

• ペーパーレス化
• 業務のマニュアル化
• 事務作業の自動化
• 適切なツール・システムの導入
• 社内ナレッジの共有
• デジタル化による工数削減

一つずつ詳しく解説します。

ペーパーレス化

まず第一に挙げられるのが、ペーパーレス化です。紙で保存・管理していた資料をデジタルに変換することによって、保存場所の削減、検索の時間短縮、他システムとの紐づけによる効率化が進められます。
例えば、顧客の名刺などをそのままファイリングするよりも、名刺管理ソフトを導入し、データをCRMと紐づけることによって、社内の全ての名刺を社員全員が閲覧できるようになり、確認の手間を大幅に削減できます。
このように、紙媒体を減らすことで、業務効率化につながることは多く、多くの企業で取り入れやすいアイデアです。

業務のマニュアル化

次に有効なのが、業務のマニュアル化です。業務の詳しいマニュアルがあれば、新入社員や中途社員でもすぐに業務を始めることができます。
また、業務の均質化が図れるので、属人化の防止にもつながるでしょう。
マニュアルを作成する際に、業務の棚卸しをすることができるため、業務効率化の問題点を発見することにもつながります。
マニュアルは全社員が見られるようにLMSなどで管理・共有し、定期的に見直すことで新しいルールやフローが増えた時もすぐに対応できます。

事務作業の自動化

細かい事務作業は適切なツールを導入することで自動化できることも多くあります。

• マニュアルがあればすぐにできる作業
• パソコン上で完結する作業
• 繰り返し、何度も行われる作業

などは、RPAやVBA、などを活用、導入することで自動化が目指せます。さらに、自動化することでヒューマンエラーの防止にもつながります。
全て自動化するとRPAでのシナリオ作成などが複雑になりやすいため、最初は自動化する部分を限定的にして、最終的に多くの業務を自動化することを目指すと良いでしょう。

適切なツール・システムの導入

業務効率化には、適切なツールやシステムの導入が不可欠です。この記事で紹介したLMSの他にも、プロジェクト管理ツールやコミュニケーションツールを導入することで、情報共有やタスク管理が一元化され、業務がスムーズに進みます。また、CRMやERPシステムを活用することで、顧客情報や在庫管理がリアルタイムで把握でき、業務の無駄を削減できます。これらのツールは、手作業を減らし、作業効率を向上させるだけでなく、データに基づいた意思決定にも有用であるため、組織全体の生産性向上にも繋がります。

業務効率化に役立つツールについては、以下の記事でご紹介しています。

『業務効率化ツールを導入するメリットとは？選定のポイントと具体的な種類を解説』

社内ナレッジの共有

社員によって情報の理解度やスキル・経験にムラがある場合には、これまでのナレッジを文章や画像、動画などに落とし込んで社内ナレッジとして共有することで、業務効率化が図れます。
特に、営業やエンジニアは個人の経験など、目には見えないスキルが多く、案件が属人化しやすくなっています。
情報をナレッジとして蓄積し共有することでサービスの質が均等になり、業務効率化につながるでしょう。

デジタル化による工数削減

適切なシステムを導入し、デジタル化することで業務効率化に成功した事例も多くあります。クラウド型のシステムなどは低コストで導入することも可能で、初期費用を抑えてすぐに業務効率化のための環境を整備することができます。

システム導入での工数削減の成功事例としては、先述したように社内ナレッジ共有のための専用のシステムを導入して、効率的に社員の知識やスキルを向上させた企業があります。また、eラーニングシステムの機能を活用して、集合型研修の出席確認や、学習履歴の管理、テスト実施、提出物管理などを一元管理することで、社員教育にかかっていた工数を大幅に削減できたという事例もあります。

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研修業務の効率化なら「etudes」にお任せください

引用元：etudes（エチュード）公式サイト

企業の人材育成にかかる業務効率化を進めるには、運営フローの見直しや、デジタル化による工数の削減が効果的です。
アルー株式会社が提供しているLMS「etudes」は、誰でも使いやすく、研修業務を効率化させることが可能です。ここでは、etudesの特徴をご紹介します。

eラーニング受講と研修運営を一元管理できる

etudesはeラーニングを受講するプラットフォームとして利用できるだけでなく、標準装備でさまざまな人材育成にかかる運営工数を削減できます。すべてetudes上で一元管理できるため、複数のアプリやソフトを使う必要がなく効率的です。
例えば集合型研修の日程調整などもシステムで可能なため、メール等でのコミュニケーションコストが削減できます。システムには学習履歴が数値で記録されるので、未受講者や欠席者の管理も簡単です。あらかじめユーザIDとeメールアドレスを登録しておけば、受講を促すリマインドメールなどもシステムから送ることができます。

人材育成の効果測定や分析の工数が削減できる

etudesは、先述したように、各ユーザごとに学習履歴を数値データで取得することができます。また、テスト機能を活用してシステム上でテストの実施が可能で、解答率や正解率などのデータも簡単に管理することが可能です。データエクスポート機能を使えばCSVなどでデータをダウンロードでき、集計や分析など、人材育成施策の効果測定のための業務を格段に効率化できます。また、アンケートの実施も可能なため、eラーニング受講、研修参加、テスト、アンケートなどこれまで手動で行ってきたさまざまな業務工数を、大幅に削減することができます。

個人に合わせた育成施策を効率的に実施できる

etudesでは、アルー株式会社が提供するスキル別や階層別のeラーニングの受講だけでなく、独自のeラーニングコースを自社で内製することもできます。さまざまな形式の資料が簡単にアップロードでき、社内情報やマニュアル、勉強動画を組み合わせて必要に応じたコースを作成することが可能です。繰り返し説明が必要な研修や部署異動した社員対象のオンボーディングなど、内製したコースを使って効率的に教育を実施することができます。

作成したコースの受講も簡単で、受講者は上から順にeラーニングを受講するだけでよく、すぐに学習を始めることができます。

etudesで使える教材形式はこちらをご覧ください。

質の高い教材の定額制使い放題サービスも提供
etudesでは、階層別・テーマ別の教材が定額制で受け放題で利用できる「etudes Plus」のサービスも提供しています。

▼etudes Plusの詳細はこちらから

階層別の教材では「対ジブン」「対コト」「対ヒト」の領域で身につけてほしいスタンスとスキルを整理したコンテンツを用意しており、約600本の演習が組み込まれているため、効果的なアウトプットができ、より実践的なスキルを身につけることができます。テーマ別の教材については自分の不足しているスキルなどを重点的に学ぶことができ、継続学習へのモチベーションも高められます。

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まとめ

業務効率化は企業全体の生産性向上につながるだけでなく、社員の負担軽減やモチベーション向上にもつながります。今回は成功事例をご紹介したうえで、ツール導入による作業の自動化といった業務効率化の進め方や、業務改善に使えるアイデアを6つご紹介しました。eラーニングシステムのetudesは、低コストで人事担当者の負担を軽減し、人材育成にかかる業務を一元管理することで業務効率化をご支援いたします。人材育成での業務効率化でお悩みの方は、ぜひetudesの導入をご検討ください。