Zoomでのオンライン研修の方法｜参加方法や注意点、成功のコツも解説

働き方の変化によりリモートワーク勤務が増えるなか、コミュニケーションのために多くの企業で採用されたツールが「ZOOM」です。数人のWEB会議ができるだけでなく、ブレイクアウトセッションや投票といったオンライン研修を充実させるための機能もあり、多くの企業のオンライン研修で活用されています。
ツールとしてよく使われるZoomですが、実際にオンライン研修でより良い成果を出すために必要なポイントについては、具体的なイメージがわかずお困りのご担当者様も多いのではないでしょうか。

この記事では、Zoomを活用した企業で実施するオンライン研修の注意点や活用ポイントなどを詳しくご紹介します。

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Zoomを使ったオンライン研修の方法

Zoomを使ったオンライン研修として、2つの機能を活用して研修を実施することができます。

• ZOOMミーティング（会議）機能
• ZOOMウェビナー機能

どちらも特別な機材を準備する必要がなく、インターネット環境とPCを準備すればすぐに始められます。

二つの機能の特徴が異なるため、研修目的やプログラム内容によって使い分けることで、より良い研修を実施することが可能です。それぞれの特徴を順番に解説していきましょう。

Zoomミーティング（会議）の利用

ひとつめが「ミーティング」機能を利用した研修です。講師が一方的に話すのではなく、参加者同士が顔を合わせ、お互いにコミュニケーションを取ることができます。

そのため、研修に作業や実演が必要な場合でも、参加者の進捗を確認しながら研修を進めることが可能です。

また、受講者同士での会話もできるので、グループワークやディスカッションにも対応できます。参加型の研修をおこないたい場合には、ミーティング機能の活用がおすすめです。

Zoomウェビナーの利用

もうひとつが「ウェビナー」機能を利用した研修です。ミーティング機能とは違い、主催者側と参加者側で区別されるので、原則として参加者は音声による発言ができません。

とはいえコミュニケーションが取れないわけではなく、挙手やチャットといった機能を使うことで質問できたり、講師からのアンケートに答えたりといったコミュニケーションを取ることが可能です。

参加者は講師の話に集中できるので、座学形式の研修をおこなう場合はウェビナー機能を活用しましょう。

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Zoomでのオンライン研修の注意点

手軽に実施できるだけでなく、機能を活用して、より目的に応じて効果的な研修がおこなえるZoomを使ったオンライン研修ですが、注意すべきポイントもあります。ここからは、ポイントを5つご紹介しますが、従来の対面式での研修にはない、オンライン特有の注意点が多いのでぜひ参考にしてください。

セキュリティ対策が必要

Zoomを使ったオンライン研修では、セキュリティ対策が重要です。
研修内容には、企業の戦略や社外秘の情報などが使われる可能性があります。このような情報が、不正アクセスや情報漏洩によって外部に流失すれば企業の信頼が失われる可能性があります。
そのため、Zoomを使ったオンライン研修では、セキュリティ対策が重要になってきます。
具体的には、下記のようなセキュリティ対策が有効です。

• ミーティングにパスワードを設定
• ミーティングIDをランダムにする
• ウェイティングルームの有効化
• 認証されたユーザー(ドメイン)のみが参加できるようにする
• 最新版のZoomを使う

情報漏洩などのリスクを回避するためにも、セキュリティ対策をしっかり行いましょう。

通信環境に注意

Zoomを使ったオンライン研修では、通信環境も大切です。通信環境が悪いと音声が途切れ途切れで話が聞き取れなかったり、遅延が発生してコミュニケーションが取れなかったりと、さまざまなトラブルが考えられます。

研修のクオリティを良くするためにも、講師側はもちろん参加者側にも通信環境を整えることが必要です。Wi-Fiがあるなら積極的に活用し、騒音のない静かな状態でオンライン研修をはじめましょう。

マイク・スピーカーの不具合に注意

Zoomを使ったオンライン研修では、マイク・スピーカーの不具合も考えられます。
不具合が発生すれば研修内容が聞こえなくなったり、グループワークや質問ができなくなったりします。
そのため、受講者には事前にマイクテストを実施してもらい、トラブルなく研修に参加できるようにしてもらいましょう。
研修中に不具合が発生した場合は、下記のような対応をしてもらうように周知しておけば安心です。

• マイクがミュートになっていないか
• コネクタが正しく接続されているか
• パソコンが音声デバイスを認識しているか
• それでもダメなら再起動する

Zoomを使ったオンライン研修では、機器の不具合が一定数発生します。そのため、事前のマイクテスト、不具合が発生した場合の対応を周知しスムーズな研修運営にしていくことが重要です。

必要に応じて研修を録画する

Zoomを使ったオンライン研修をおこなう際は、必要に応じて研修内容を録画しましょう。
研修内容を録画することで、欠席者にも内容を共有できます。また、録画内容を確認することで研修成果のチェックが可能です。参加者の反応を確認しながら、今後のプログラム内容の改善につなげていくことができます。
自社コンテンツを掲載できるeラーニングシステムを活用すれば、録画した研修内容をeラーニングの教材としてそのまま使えるというメリットもあります。

参加のルールを事前に決めておく

Zoomを使ったオンライン研修では、研修をスムーズに進め、成果を出すためにも研修の目的に応じて事前にルールを決めておくことが大切です。
参加ルールを決めておかないと、受講者が漠然と研修に参加してしまい効果が半減してしまう可能性があります。
具体的には、研修の目的に応じて下記のようなルールを決めておくことがおすすめです。

• 参加者に研修の意図や目的を周知
• 積極的な発言やアクションを促す
• 緊張感を維持するため研修中はカメラをオンにする
• 参加後の復習や実践を促す
• 事前にルールを決めておけば、受講者も目的意識を持って参加してくれます。

研修の冒頭に参加ルールを明記したスライドを投影すれば、アイスブレイクにもなるのでおすすめです。

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Zoomでのオンライン研修に参加する方法

ここからは、Zoomでのオンライン研修に参加する方法をご紹介します。
Zoomでのオンライン研修に参加する方法は、下記の3ステップです。

• Zoomをダウンロードする
• ミーティングIDとパスワードを入力する
• 入室後、参加者に必要な情報を変更してもらう

受講者全員が、上記3ステップができないとスムーズに研修が開始できません。
そのため、研修運営事務局から事前に参加手順を周知しておきましょう。また、当日のトラブルも想定し、講師や人事担当者以外のシステムサポートスタッフが補佐してくれる段取りをつけておけば安心して研修がスタートできます。

Zoomをダウンロードする

まずは、Zoomのダウンロードをおこないます。Zoomはパソコンやスマートフォン・タブレットなどで利用できるので、参加予定の端末にZoomをダウンロードしておきましょう。ダウンロードは無料で作成することができます。無料版には機能の制約がありますが、参加するだけであれば無料アカウントでも問題ありません。研修実施する企業側の場合は有料版アカウントの利用がおすすめです。
ダウンロードが済んだら、アカウントの作成をします。アカウント作成には「メールアドレス」と「パスワード」が必要ですが、「Google」や「Facebook」などのアカウントがあればすぐに利用可能です。

ミーティングIDとパスワードを入力する

次に実際に研修に参加する方法を解説します。
参加する研修の「ミーティングID」と、必要に応じてパスワードを入力します。事前に参加者へメール等で周知する必要がありますので、研修実施のリマインド等も含めて必要情報を参加者へ送付しておきましょう。また、参加者がミーティングに入室する際は、「待機室」に一旦ユーザを集めてからまとめてホスト権限を持つ管理者が入室させる方法があります。研修内容に応じて活用することがおすすめです。

入室後、参加者に必要な情報を変更してもらう

参加者がミーティングルームに入室したら、

• 画面表示やチャットの利用など、参加のルール
• 参加者名の表記変更の依頼
• 基本的な操作の説明（チャット、ファイルの共有等）

などを研修の冒頭で説明するとスムーズです。画面のオン、オフについても、特に事務局からルールを伝えない場合、参加者によって対応が変わり研修全体の雰囲気が活性化されないことがあります。オンライン研修においても研修の場の雰囲気は成果に影響するため、目的に応じて適切なルールを検討しましょう。

参加者名の表記についても、部門＋名前など必要な形式で統一してもらうことがおすすめです。参加者同士がコミュニケーションをとりやすくなるだけでなく、研修講師や運営事務局が研修をスムーズに進めることができます。

チャットなど基本的なZOOMの機能は積極的に活用してもらえるよう参加者に働きかけることがおすすめです。ZOOMを使ったオンライン研修では、対面型の集合研修とは違って気軽にテキストコミュニケーションが取れるため、参加者の質疑応答や参加者の交流などがしやすく、おすすめです。
また、チャットで資料など必要なデータを参加者に一斉に配布することもできます。

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Zoomでのオンライン研修を成功させるポイント

Zoomでのオンライン研修を成功させるためには、事前の準備やさまざまな機能をフル活用することが欠かせません。対面研修で実施していた方法がオンラインでは使えないこともありますので、その点は考慮しておきましょう。一方でチャット機能や投票機能などを使えば、対面式の研修で実施できないことも実現できます。

オンライン研修を成功させる4つのポイントをひとつずつ確認していきましょう。

視覚的に理解しやすい資料を用意する

Zoomには画面を共有する機能が備わっていますが、参加者が画面を見ながら研修を進めるため、文字の可読性や見やすさには注意が必要です。、オンライン研修をおこなう際には視覚的に理解しやすい資料を用意しておきましょう。

対面の会議でも資料を活用することがありますが、Zoomでも同じことができます。言葉での説明ではわかりにくい場合でも、イラストや表などを用いた資料を用意し共有したり、ポインターを使ったりすることで参加者がより研修内容を理解しやすくなるのでおすすめです。

ブレイクアウトルーム機能を活用する

Zoomにはオンライン研修をよりスムーズに実施できる便利な機能がありますが、「ブレイクアウトルーム機能」もそのひとつです。

Zoomのミーティングで使用できる機能で、制限時間を設けた上で参加者を数人のグループに分け、各部屋で会話ができます。参加者同士で意見の交換やディスカッションに取り組むことが目的です。グループ分けは任意でも自動でも対応することができるため、研修目的に応じて活用しやすくなっています。

オンライン研修では対面式より集中が持続しにくいため、適度な休憩やブレイクアウトルーム機能を使ったブレイクアウトセッションを取り入れることで、参加者がより研修に取り組み易くなります。

また、インプットした内容をアウトプットする場として使ったり、グループワークなどの演習もできるため、より実践的な研修プログラムにするためにも活用できる機能です。

挙手機能やリアクション機能を活用する

オンライン研修で質問や疑問があっても、参加者のなかには周りの目が気になり聞けない人もいるでしょう。そんな意思表示の助けになるのが「挙手機能」です。

講師が話している時にマイクをオンにして発言すると、ほかの参加者の邪魔になるだけでなく進行の妨げにもなりかねません。また講師も誰が発言したか分からないので、問題解決の機会を失ってしまいます。
そのような時に挙手機能を活用することで参加者はスムーズに質問や疑問の意思表示がおこなえます。

また、リアクション機能などの活用もオンライン研修でのコミュニケーションを活性化するためにおすすめです。自分の画面上に表示させるだけでなく、チャットの投稿や返信にもリアクションを入れることができるため、音声とテキストを使って同時進行でコミュニケーションを図ることができます。

LMSと組み合わせて研修動画を活用する

ZOOMで実施するオンライン研修は必要に応じて研修を録画することができます。録画した研修は欠席者が閲覧するためにサーバーなどに保管するだけでも二次利用できますが、LMSを活用すると、さらに人材育成工数を削減することができます。

LMSとはeラーニングを受講する際のプラットフォームとなるシステムのことです。通常のeラーニング受講だけでなく、動画教材などをアップロードすれば簡単にeラーニングにすることができます。一度実施した研修を録画してLMSにアップロードすれば、欠席者が後から確認できるだけでなく、繰り返し研修が必要な内容については、効率的に実施することができます。システムで受講者を割り当てることができるので、運営工数も削減されます。

また、LMSの大きな特徴として学習履歴を緻密に管理できる点があります。動画の視聴履歴を含めてシステムでの学習履歴データの管理が可能で、必須研修などの受講管理も容易です。蓄積した取得データはCSVでダウンロードすることもできるため、育成の成果を図るための分析などに活用できます。

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Zoomでのオンライン研修をスムーズに実施するならLMSの導入を

Zoomを利用したオンライン研修を録画しておくことで、参加者が繰り返し視聴したり欠席者やこれからの新入社員が視聴することができます。これをLMSと組み合わせることで動画教材となり、社員の効果的な学習・教育に役立てることが可能です。

LMSはさまざまな会社が提供しており、プランや機能など多種多様になっています。どれがいいのかわからないときは、研修スタイルやコスト・搭載されている機能などを参考に、自社にあった最適なLMSを導入しましょう。

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使いやすいLMSなら「etudes」

Zoomでのオンライン研修を動画教材として活用する場合は、主催側も参加者側も使いやすいLMS「etudes」がおすすめです。シンプルなインターフェースが特徴で、説明書を読まなくても直感的な操作ができます。

また料金プランが分かりやすくなっているのも、etudesの強みです。他社LMSでは必要な機能はオプションになっていることがほとんどですが、それらを標準で搭載しているのも大きなポイントといえます。

Zoomで行った研修をまとめて管理可能です

Zoomでおこなった研修をまとめて管理することが可能です。自社で動画や教材の管理をする場合、膨大な時間と手間がかかってしまいます。またZoom動画を保存できる容量が決まっているので、録画した研修動画が多いと管理がうまくおこなえないことも考えられます。
etudesなら容量は無制限なので、研修動画が大量にあっても心配いりません。視聴しやすくするために、カテゴリで分類・一元管理ができるのもポイントです。

社員の受講管理・出欠管理も効率化できます

社員の受講・出欠管理もLMS「etudes」で効率的におこなえます。進捗状況やテストの結果をメールでやりとりし、それに対する評価やフィードバックなどを手動でおこなうと、管理者だけでなく受講者にも多大な手間がかかってしまいます。

テストの合否・アンケートやレポートなどの提出物といったものまで、受講者一人ひとりの状況を管理が可能です。研修の申込みや日程変更・出欠などの管理もおこなえることもポイントです。

ZOOMアーカイブ動画を自社で掲載することも可能です

etudesでは、自社で作成したZoomアーカイブ動画を掲載することも可能です。会社が開発したコンテンツや特定のニーズにあわせた教材なども統合して、自社向けに学習環境を構築することができます。

それにより、自社にあった研修内容に作り上げられるので、企業独自の専門性ある教育にも対応が可能です。

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まとめ

Zoomを使ったオンライン研修は従来の対面研修とは異なり、主催者も参加者もメリットの多い研修スタイルです。主にミーティングとウェビナーの2種類があり、研修内容によって使い分けることができます。

パソコンやスマートフォンがあれば参加可能ですが、その際はセキュリティ対策やマイクなどの事前準備を忘れないようにしましょう。またオンライン研修を成功させるためにも、資料の用意や便利な機能を使うことがおすすめです。

LMSの「etudes」を導入すると、Zoomのオンライン研修をアーカイブすることで2次利用が可能で、効率的な学習・教育に役立てられます。研修にeラーニングを取り入れようとお考えでしたら、etudesをご検討ください。