個人情報保護研修とは？実施するメリットや内容、効果的な方法を解説

近年、企業において個人情報の漏洩事件が発生しており、個人情報保護への意識向上と、情報セキュリティ対策の強化が重要になっています。個人情報保護についての研修やeラーニング受講を定期的に実施することで、個人情報の漏洩リスクを最小限に抑えられます。研修の実施には、eラーニングシステム(LMS)の活用がおすすめです。本記事では、個人情報保護研修を実施するメリットや学ぶ内容、方法について解説します。

実際に企業でどのように人材育成をしているのか、他社事例は 「導入事例：住友ゴム工業株式会社 / 株式会社メガネトップ / 株式会社オカムラ / 他」で詳しくご紹介します。

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個人情報保護研修とは

個人情報保護研修とは、企業が保有する個人情報の管理方法や情報漏洩のリスクについて学ぶ研修です。
近年、企業で個人情報の漏洩事故が発生し、社会的信頼が大きく損なわれるケースが増えています。情報漏洩が発生すると、行政からの処分や多額の賠償金支払いなどによって、企業として深刻な痛手を被ってしまうかもしれません。個人情報保護研修を定期的に実施することで、このようなリスクを未然に防げます。

個人情報保護法は定期的に改正される

個人情報保護法は、社会情勢の変化に合わせて定期的に改正されます。
最近では、2022年4月に「個人情報の保護に関する法律等の一部を改正する法律」が施行されました。この改正により、個人情報の取り扱いに関するルールが強化されたため、企業は、改正内容を踏まえて社内の個人情報の取り扱い方針を見直し、適宜更新することが必要になりました。そのため、社員一人ひとりが最新の個人情報保護法を理解し、適切な対応ができることが望まれ、定期的な個人情報保護研修の実施が必要であると考えられています。

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個人情報保護研修の対象者

個人情報保護研修の対象者は、原則として企業で働く全ての人です。正社員だけではなく、パート、アルバイトなど、雇用形態が異なる人も含めて全員が対象となります。

どんな仕事をする人であっても、業務上、顧客や社員の個人情報に触れる可能性があります。
例えば、営業職では、顧客の連絡先や契約内容、受付や販売などの仕事では、直接顧客の個人情報、人事や総務などでは、社員の個人情報を取り扱うことがあるでしょう。

このように、企業で働く全ての人が情報漏洩のリスクを抱えているため、個人情報保護の重要性を理解し、適切な取り扱いを身につける必要があります。

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個人情報保護研修を実施するメリット

個人情報保護研修を実施するメリットは、下記の通りです。

• 法的リスクを回避できる
• 顧客からの信用が増す
• 社員の意識が向上する
• トラブル発生時の対応力が増す

法的リスクを回避できる

個人情報保護法に違反すると、企業は多額の罰金や訴訟のリスクを負うことになります。場合によっては、企業の存続を脅かすような深刻な事態に発展する可能性もあります。そのため、定期的に個人情報保護研修を実施し、社員一人ひとりが最新の個人情報保護法を理解することが重要です。

修を通じて、個人情報の取り扱いに関する法令や違反した場合のリスクを正しく把握することで、法的リスクを未然に回避できるでしょう。

顧客からの信用が増す

個人情報は、顧客にとって非常にセンシティブな情報です。自分の個人情報が適切に管理されず、悪用されるリスクがあれば、その企業を信頼することはできません。個人情報保護研修を定期的に実施し、社員全員が個人情報保護の重要性を理解し、適切な取り扱いを徹底している企業は、顧客から「自分の大切な情報を安心して預けられる」と信頼されるでしょう。

また、個人情報保護に積極的に取り組む姿勢は、企業の社会的責任を果たす意識の高さの表れです。昨今、企業には社会的責任への対応が強く求められる風潮が高まっており、個人情報保護への真摯な取り組みは、顧客の信頼を高めるだけでなく、社会からの信頼も得られます。

社員の意識が向上する

個人情報保護研修を定期的に実施することで、社員一人ひとりが個人情報の適切な取り扱いの重要性を再認識し、日々の業務のなかで実践していく意識が醸成されます。
具体的には、下記のような効果が期待できます。

• 個人情報を含む書類の管理を徹底するようになる
• パソコンのセキュリティ対策を怠らなくなる
• 業務外での個人情報の持ち出しをしなくなる
• お客様対応の際に、個人情報の取り扱いに細心の注意を払うようになる

このように社員の意識改革が進むことで、会社全体の個人情報保護体制の強化につながります。

トラブル発生時の対応力が増す

研修を通じて、トラブル対応の手順や緊急時の行動計画を学ぶことで、緊急時に迅速かつ的確な対応ができます。
具体的には、下記のような効果が期待できます。

• 個人情報漏洩発生時の報告ルートや手順を理解できる
• 二次被害防止のための初動対応を適切に取れるようになる
• 事実確認や原因究明を迅速に進められる
• 関係者への説明や公表の要否判断がスムーズになる
• 再発防止策を講じるプロセスを身につけられる

このように、研修を通じて緊急時の対応力を身につけておくことで、被害の拡大を防ぎ、企業の信用を守ることにつながります。

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個人情報保護研修の内容

個人情報保護研修で学ぶ内容は、下記の通りです。

• 個人情報保護法の理解
• 個人情報漏洩の原因とリスク
• 個人情報漏洩が起きた際の対応
• ケーススタディや裁判例

個人情報保護法の理解

個人情報保護法は、個人情報の適正な取り扱いのルールを定めた法律です。
この法律では、個人情報の定義や個人情報を取り扱う企業に求められる義務、違反した場合の罰則などが詳細に規定されています。

企業が保有する個人情報の管理は、個人情報保護法のルールに則って行わなければなりません。そのため、個人情報保護研修では、法律の目的や個人情報の定義から始まり、安全管理措置や従業者の監督、第三者提供、開示請求への対応など、法律の条文に沿って、法令への理解を深めます。

個人情報漏洩の原因とリスク

個人情報保護研修では、個人情報漏洩の原因とリスクについて詳細に学びます。
個人情報漏洩の原因には、下記のようなものがあります。

• 不適切な情報管理体制：個人情報の取り扱いルールが不十分
• 人的ミス：書類の置き忘れや誤送信、パソコンの紛失
• 内部不正：社員による情報の持ち出しや売却
• サイバー攻撃：ウイルスやハッキングなどの外部からの攻撃

上記のようなことが原因で情報漏洩が発生した場合は、社会的信用の失墜や取引先との関係悪化、ビジネスチャンスの損失に加え、損害賠償請求や行政処分など、多大な損害が発生する可能性があります。そのため、個人情報保護研修では、これらの原因とリスクについて詳しく学び、社員一人ひとりが情報漏洩の重大性を理解します。

個人情報漏洩が起きた際の対応

情報漏洩が発生した場合、企業は迅速かつ的確な対応を取ることで、被害を最小限に抑えられます。もし、正しい対応を知らなかったり、事実を隠蔽したりすれば、かえって状況が悪化し、企業の信頼を大きく損なう恐れがあるでしょう。そのため、個人情報保護研修では、情報漏洩が起きた際の対応を詳しく学びます。

具体的には、関係部署への速やかな報告や情報流出経路の特定と拡散防止、お客様への説明と謝罪、再発防止策の策定などが挙げられます。

このように情報漏洩発生時の一連の対応を、研修でシミュレーションしておくことで、いざという時に迅速かつ的確に行動できるでしょう。

ケーススタディや裁判例

個人情報保護研修では、ケーススタディや裁判例を取り上げ、個人情報漏洩の重大性や日常業務で注意すべき点を具体的に学びます。

実際の裁判例を見ることで、個人情報の不適切な取り扱いがどのような結果を招くのか、企業にどれほどの損害が生じ得るのかを肌で感じられます。

こうした事例を通じ、社員一人ひとりが情報漏洩の重大さを認識し、絶対に漏洩を起こしてはならないという意識を強く持てるでしょう。また、日常業務を想定したケーススタディに取り組むことで、自分ならどのように行動するか考える機会が得られます。こうしたシミュレーションをしておくことで、日々の業務のなかで実践できる力が養われるでしょう。

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個人情報保護研修の実施方法

個人情報保護研修の実施方法は、下記の通りです。

• 集合研修
• オンライン研修
• eラーニング

集合研修

集合研修は、受講者が一堂に会して行われる研修方法です。
最新の個人情報保護法や企業コンプライアンスに精通した専門家から直接学べるため、実務に即した知識を得られます。講師は実際に起こった事例にも詳しいため、具体的な話を交えながら、個人情報保護の重要性や情報漏洩のリスクについて解説してくれるでしょう。また、受講者同士でケーススタディに取り組むことで、個人情報保護の重要性や情報漏洩のリスクについて理解を深められます。

一方で受講者全員の時間と場所を揃える必要があるため、社員のスケジュール調整が難しい場合があります。会社の規模が大きく、受講者が多い場合は、複数回に分けて実施するなどの工夫が必要です。

オンライン研修

オンライン研修は、Zoomなどのweb会議システムを利用して行われる研修方法です。
基本的な流れは、最新の個人情報保護法や企業コンプライアンスに精通した専門家による講義を受け、その後、受講者同士でグループワークやディスカッションを通して知識を深めていきます。ケーススタディを通して、実際の事例に基づいた適切な対応について学べるため、受講者の意識向上が期待できるでしょう。

一方で、インターネット環境が悪いと、画面が固まったり、音声が途切れたりすることがあり、満足に受講できない可能性があります。オンライン研修を導入する際は、受講者のインターネット環境を事前に確認し、安定した通信環境を整えておくことが重要です。

オンライン研修の詳しい内容については、下記の記事で詳しく解説しています。
『オンライン研修とは？メリット・デメリットから実施のポイントまで解説』

eラーニング

eラーニングは、インターネットを通じて動画などのコンテンツを視聴し、スキルを身につける研修方法です。低コストで導入でき、場所や時間の制限なく学べるため、業務の合間に効率的に学習できます。個人情報保護研修だけでなく、コンプライアンスなど毎年全社員が受講する内容もeラーニングなら効率的に受講できます。

ただし、集合研修やオンライン研修に比べるとアウトプットの部分で弱いという課題があります。そのため、eラーニングで知識をインプットし、集合研修やオンライン研修でアウトプットするなど、ブレンディッドラーニングの一つとして活用することもおすすめです。

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効果的な個人情報保護研修にはeラーニングシステム

個人情報保護研修には、eラーニングシステムの活用が効果的です。

eラーニングシステムには、自社のオリジナルコンテンツを作成できるものがあり、一度コンテンツを作成してしまえば、修正を加えながら何度でも活用できるため、効率的かつ継続的な研修ができます。また、既存のコンテンツを使う場合でも、eラーニングベンダー側で最新の情報に更新してくれるため、常に最新の内容で実施できます。さらに、個人情報保護研修は、受講しただけではなく、その内容が正しく理解され、実践されなければ意味がありません。レポートやテスト機能を活用し、個人情報保護の重要性や適切な取り扱い方法が身についているかを確認できれば、企業全体で個人情報保護に対する意識が高まり、安全な情報管理体制を構築できます。

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個人情報保護研修の実施ならetusesがおすすめ

引用元：etudes公式サイト

個人情報保護研修の実施ならetudesがおすすめです。
etudesは、主に大企業向けに企業研修を提供してきた、アルー株式会社の人材育成ノウハウを基に開発されたeラーニングシステムです。豊富な機能が揃っているため、個人情報保護研修の効率化と質の向上を同時に実現できます。

個人情報・コンプライアンスのコンテンツが充実

etudesは、個人情報保護やコンプライアンスに関するコンテンツが豊富です。
これらのコンテンツは、個人情報漏洩に伴う責任や用語、ルールなど、個人情報保護に関する重要なポイントを網羅しています。また、コンテンツは定期的にアップデートされるため、常に最新の情報を学べます。

個人情報保護やコンプライアンスに関するコンテンツは、下記からご覧ください。

コンプライアンス

テスト・アンケート機能が充実

etudesは、研修の効果測定に必要なテストやアンケート機能が充実しています。

択一式・複数選択式・自由記述式など、様々な設問タイプを用意しており、研修内容に合わせて最適な方法で理解度を測定可能です。また、過去に実施した全てのテストやアンケートの結果を管理画面で確認できるため、受講者の理解度や満足度の推移を把握できます。さらに、テストやアンケートの結果は別の形式でエクスポートできるため、データを活用した意思決定に役立てられます。
LMSのアンケート機能の特徴やメリットについては、下記の記事で詳しく解説しています。
『LMSのアンケート機能の特徴やメリットとは？自社に適した選び方も解説』

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まとめ

本記事では、個人情報保護研修を実施するメリットや学ぶ内容、方法について解説しました。

個人情報保護研修とは、企業が保有する個人情報の適切な管理方法や漏洩リスクについて学ぶ研修です。企業で働く全員に対して実施することで、法的リスクの回避や顧客からの信用の向上、社員の意識向上などのメリットが期待できます。eラーニングシステムを活用することで、効率的かつ継続的な研修が可能です。本記事を参考に、社員の個人情報に対する意識向上と情報セキュリティ体制の強化を目指しましょう。