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eラーニング学習の受講履歴管理はLMSの活用で簡単に解決!

eラーニングシステムは便利である一方で、受講履歴の管理が課題となることがあります。特に多くの受講者がいる企業の場合管理にかかる作業量も膨大になり、受講履歴と実際の学習状況に乖離が生じることも少なくありません。しかし、これらの問題は、eラーニングシステム(LMS / 学習管理システム)の導入により、大幅に軽減することが可能です。

本記事では、eラーニングシステムでの受講履歴管理の注意点、システムで受講管理を行うメリットや便利なポイントを紹介します。
実際に企業でどのようにeラーニング活用をしているのか、他社事例を知りたい方は「導入事例:住友ゴム工業株式会社 / 株式会社メガネトップ / 株式会社オカムラ / 他」で詳しくご紹介します。

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目次[非表示]

  1. 1.eラーニングの受講履歴管理での注意点
  2. 2.eラーニングの受講管理取得機能のシステム比較が難しい理由
    1. 2.1.取得できる受講履歴データの種類に違いがある
    2. 2.2.受講履歴データの定義に違いがある
  3. 3.eラーニングの受講履歴管理は大変?
    1. 3.1.eラーニングシステム(LMS)で受講管理を行うメリット
    2. 3.2.eラーニングシステム(LMS)未導入の場合の受講履歴管理の課題
  4. 4.受講履歴と受講の実態に乖離が出てしまう
  5. 5.複数のプラットフォームから数値を取得する必要がある
  6. 6.LMSによる受講履歴管理の便利なポイント
    1. 6.1.学習の結果を日時・得点などできちんと記録
    2. 6.2.CSV形式でデータ出力可能
    3. 6.3.組織構造に合わせ受講履歴管理権限設定
    4. 6.4.オンライン以外の集合研修の履歴もまとめて管理
    5. 6.5.未受講者へのリマインドメールも自動配信できる
    6. 6.6.出力した受講履歴データの分析がしやすい
  7. 7.受講履歴だけじゃない!LMSの学習管理機能
    1. 7.1.1.ユーザー管理機能
    2. 7.2.2.レポート・アンケート配信機能
    3. 7.3.3.学習進捗確認機能
  8. 8.成果を可視化できるeラーニングシステム「etudes(エチュード)」
    1. 8.1.多彩な教材と充実の学習管理システム
    2. 8.2.クラウド型でセキュリティと利便性を両立
    3. 8.3.etudesの導入実績をご紹介
  9. 9.まとめ


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eラーニングの受講履歴管理での注意点

eラーニングの受講履歴管理は、学習者の学習進捗や成果を詳細に把握するための重要な機能です。しかし、eラーニングシステム(LMS)を比較したとき、全てのeラーニングシステム(LMS)が「受講履歴管理機能」を持つと表記されることが多いため、その機能の違いが一見するだけでは分かりにくい場合があります。

そのため、eラーニングシステム(LMS)選択の際には、サービス資料などに記載されている機能名や機能説明だけでなく、「どのような受講履歴管理機能を持つのか」をより詳細に確認し、理解することが必要です。受講履歴管理機能をよく理解することで、「表面的な受講履歴管理機能」や「自社の目的にマッチしない受講履歴管理機能」しか持っていないeラーニングシステム(LMS)を避け、自社のニーズに合ったeラーニングシステム(LMS)を選択することが可能になります。

例えば、動画教材の受講履歴管理においては、同じ「受講履歴を取得可能」という説明があるeラーニングシステム(LMS)でも、実際の履歴の取得方法が大きく異なる場合があります。一部のLMSでは「再生を開始した=完了」と判断する一方で、他のeラーニングシステム(LMS)では「シークバーで飛ばした部分まで」の履歴も取得可能であるなど、細部まで確認すると、機能が大きく異なることがあります。

各システムの受講履歴管理機能の違いを理解することで、各eラーニングシステム(LMS)の特性を理解し、自社の教育研修の目的や学習者のニーズに合ったシステム導入が可能となります。


機能

動画の
受講履歴

動画の
受講時間

スライド(PDF)
の受講 

確認テスト
結果

アンケート

結果

一般的なLMS受講機能

動画の再生を始めると受講完了になる

動画が再生されている時間ではなく、再生画面を開いている時間を習得するだけ

PDFを開くと受講完了、受講時間も正確に保存されない

最後に受験した結果しか保存されない

最後に解答した結果しか保存されない

etudesの受講履歴機能


動画をはじめから最後まできちんと見て「受講完了」となる
シークバーで飛ばした部分は未受講と判定

動画を再生している時間を正確に取得可能
動画を一時停止している間はカウントしない

PDFのどのページを見たかを記録
すべてのページを見ると受講完了
閲覧時間も正確に記録する

何回受験してもすべての結果を保存可能

何回回答しても結果を保存可能


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eラーニングの受講管理取得機能のシステム比較が難しい理由

ここからは、eラーニングの受講管理取得機能の比較が難しい理由をご紹介します。
eラーニングの受講管理取得機能の比較が難しい理由は、下記の2つです。

  • 取得できる受講履歴データの種類に違いがある
  • 受講履歴データの定義に違いがある


取得できる受講履歴データの種類に違いがある

eラーニングシステムによって取得できる受講履歴データの内容は大きく異なります。例えば、一部のシステムでは「受講日時」「学習時間」「テストスコア」など基本的なデータしか取得できません。これに対して、高度なシステムでは、「再学習の有無」「学習ページの閲覧順序」など、より詳細なデータ取得ができる場合があります。
このように提供ベンダーやシステムが異なれば、取得できる受講履歴データの種類に違いがあるため、自社のニーズに合ったシステムを選ぶことが重要となります。


受講履歴データの定義に違いがある

eラーニングシステムの受講履歴データの定義には多くの違いがあります。
例えば、一つのコースを複数回にわたり受講した際、全ての日にちを記録するLMSもあれば、開始と終了の日付のみを記録するLMSも存在します。

また、受講時間についても違いがあります。繰り返し視聴した動画の時間を全て受講時間として記録するLMSと、動画の実際の長さだけを受講時間として記録するLMSがあります。例えば、同じ1時間の動画を3時間にわたって視聴した場合、前者のLMSでは受講時間は3時間と記録されますが、後者のLMSでは1時間と記録されます。

さらに、テストの結果に関しても、全ての試験結果を記録するLMSと、最後に受験した結果のみを記録するLMSがあります。また、動画の視聴についても、早送りした場合でも視聴したと判定するLMSと、正確に視聴されたかどうかを判断するLMSがあります。

その他には、「受講した」というボタンを受講者自身がクリックすると、即時「100%受講完了」となるLMSもあり、これは実際の受講履歴とは異なるデータ内容となってしまいます。

このように、LMS間で受講履歴データの定義が大きく異なるため、LMSの比較時に「受講履歴管理機能はあるか?」という質問だけでは十分な比較が難しいです。取得できる受講履歴データの種類全てを確認するためには、それぞれのデータ内容について詳しくヒアリングする必要があります。例えば、動画の視聴履歴データでは、早送りした場合の扱いについて確認することが重要です。以上のようなことを考慮することで、より適切なLMSの選択が可能となります。

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eラーニングの受講履歴管理は大変?

eラーニングの受講履歴管理は、eラーニングシステム(学習管理システム / LMS)を利用することで一元管理することが可能です。

受講管理する情報としては、受講者ID、コース名、学習開始・終了日時、総学習時間、学習回数、テストスコアなどが挙げられます。

この受講履歴情報を分析することで、よく受講されている教材や、受講者が繰り返し学習しているのが教材のどの部分かなどを把握することができ、それを基に教材の内容改善やラインナップ見直し等のPDCAサイクルを回すことができます。


eラーニングシステム(LMS)で受講管理を行うメリット

eラーニングシステム(LMS)を導入すると、受講管理が容易になります。教材の閲覧時間や進行状況など、具体的な学習データをリアルタイムで把握できるため、学習者の理解度や学習意欲を見える化できます。

さらに、複数のプラットフォームから数値を取得する必要がなくなるというメリットもあります。すべてのデータは一元管理され、必要な情報を一覧で確認できるため、管理者の作業効率が大幅に向上します。
以上のように、eラーニングシステム(LMS)を活用すれば、受講管理の手間が大幅に削減され、より質の高い学習支援が可能となります。


eラーニングシステム(LMS)未導入の場合の受講履歴管理の課題

ここからは、eラーニングシステム(LMS)未導入の場合の受講履歴管理の課題についてご紹介します。eラーニングシステム(LMS)未導入の場合の受講履歴管理の課題は、下記の通りです。

  • 受講履歴と受講の実態に乖離が出てしまう

  • 複数のプラットフォームから数値を取得する必要がある

受講履歴と受講の実態に乖離が出てしまう

eラーニングシステム(LMS)を導入していない場合の受講履歴管理は、受講者が研修を完了し、申告するという一連の行為が必要となります。この作業は受講者、管理者の工数を増加させるだけでなく、受講履歴と実際の受講状況に乖離が生じてしまう可能性があります。

例えば、受講者が研修を途中でやめて完了したと申告した場合や、逆に受講者が研修をしっかりと完了したにも関わらず、申告を忘れてしまった場合などが考えられます。このように、受講履歴と受講状況が一致しない場合が発生し、管理者は受講者の学習状況を正確に把握することが難しくなります。

また、受講履歴が「受けたか」「受けていないか」だけで記録されてしまうと、重要な受講状況の把握が難しくなります。例えば、どの部分で受講者がつまずいたのか、どのような学習方法が受講者にとって有効だったのかなど、詳細な学習状況を知ることができないため、受講者への指導やサポートが難しくなる可能性があります。


複数のプラットフォームから数値を取得する必要がある

eラーニングシステム(LMS)を未導入の場合、受講者が利用する学習プラットフォームは一つではありません。例えば、動画教材はYouTube、文書教材はGoogleドライブ、テストは各種アプリを使うなど、それぞれの特性に合わせて最適なツールを使うのが一般的です。しかし、受講履歴を収集する際には個々のプラットフォームからデータを取得し、それらを管理・分析する必要が生じます。プラットフォームごとに取得できるデータが変わるため、データの収集だけでも管理工数がかかります。


主なプラットフォームと取得できるデータは以下の通りです。

プラットフォーム

収集データ

YouTube

動画視聴時間、視聴率

Googleドライブ

ファイル閲覧時間、閲覧ページ数

アプリ

テストの回答結果


上記のような観点からも、eラーニングシステム(LMS)の導入が受講履歴管理の効率化に非常に役立ちます。

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LMSによる受講履歴管理の便利なポイント

LMSによる受講履歴管理の便利なポイント

eラーニングシステム(LMS)を利用すれば、先述したようなeラーニングの受講履歴管理の課題の多くが解決されます。
ここからは、eラーニングシステム(LMS)による受講履歴管理の便利なポイントを紹介していきます。

  • 学習の結果を日時・得点などできちんと記録
  • CSV形式でデータ出力可能
  • 組織構造に合わせた受講履歴管理権限設定
  • オンライン以外の集合研修の履歴もまとめて管理
  • 未受講者への催促メールも自動配信
  • 出力した受講履歴データの分析がしやすい

一つずつ見ていきましょう。


学習の結果を日時・得点などできちんと記録

eラーニングシステム(LMS)は、学習者の受講履歴データを詳細に保存することができます。学習者が受講したコースごとに、学習開始日時や学習終了日時、学習の進捗状況や学習回数、学習時間などのデータが一覧で確認できます。

さらに、動画教材を使用した際の視聴回数や、どの部分を何回視聴したかといった情報も記録できます。また、テストの結果も詳細に記録され、点数や合否、受験回数だけでなく、設問ごとの解答や成否までも確認することもできます。

これらの情報をまとめて、システム上で一覧表示すれば、全体の学習状況を簡単に把握することが可能です。

下記は、etudesの受講管理画面です。

etudesの受講管理画面


CSV形式でデータ出力可能

eラーニングシステム(LMS)には、学習結果の出力機能が搭載されており、その結果はCSV形式で出力可能です。CSV形式とは、テキストファイルの一種で、文字や記号によって情報が構成されています。このテキストファイルの特性を活かして、他のデータベースソフトウェアに取り込み、利用することが可能です。CSV形式は、汎用性に優れているというメリットがあります。

データベースソフトウェアだけでなく、スプレッドシートやテキストエディタなど、幅広いソフトウェアで開くことが可能です。これにより、受講履歴データを様々な形で利用しやすくなります。

また、一部のeラーニングシステム(LMS)ではCSVだけでなくExcel形式で受講履歴データを出力することが可能です。これにより、Excelを主に使用するユーザーにとっては、CSVデータをExcelに取り込む手間が省け、より便利にデータを扱うことができます。


組織構造に合わせ受講履歴管理権限設定

eラーニングシステム(LMS)の導入により、組織構造に合わせて受講履歴管理の権限設定が可能となります。権限設定により、部署やチーム単位で効率的な受講管理を行うことができます。

例えば、部署長やチームリーダーに部下の受講履歴管理権限を付与すれば、社内での情報共有もシステムの権限付与のみで完結します。受講状況をもとに受講意識の向上を促進することが可能となり、結果として効果的な部下育成も期待できます。ほとんどのeラーニングシステム(LMS)では、受講履歴を閲覧可能な人物を細かく設定できます。
具体的には以下の3種類の権限設定が可能です。

  1. 全社の管理者:全社員の受講履歴を閲覧可能。主に人事部門などが該当
  2. 上長:部下の受講履歴を閲覧可能。例えば、課長は自課のメンバー、部長は部のメンバーの受講履歴を閲覧可能
  3. 研修主催者:自分が担当する研修についての受講履歴のみ閲覧可能

これらの権限設定を利用することで、状況に応じた柔軟な運用体制を整備できます。また、無駄な情報共有の工数削減や、個人情報に配慮した運用も可能となります。

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オンライン以外の集合研修の履歴もまとめて管理

eラーニングシステム(LMS)を活用することで、eラーニングの受講履歴だけでなく、オンラインや対面形式での研修の参加履歴についてもシステム上で一元管理することが可能です。昨今の研修では、事前学習としてeラーニングの受講を行い、インプットした知識をベースに集合研修を実施した後、確認テストやアンケート回答をする、といったように、ブレンディッドラーニングを取り入れる場合も増えています。このような場合でも、eラーニングシステム(LMS)を使用すればこれら全ての活動を一元的に管理することができます。

例えば、ブレンディッドラーニングに含まれる要素を組み込んだ学習コースをeラーニングシステム(LMS)上で作成し、それぞれの受講が完了したタイミングで受講履歴に記録をつけることができます。これにより、受講者が全ての学習活動を完了した段階ではじめて、研修が受講完了となるという明確な履歴管理を行うことができます。

システムによって標準機能が異なりますが、集合研修を必須で行う企業の場合には、上記のような一元管理が可能なeラーニングシステムを導入することがおすすめです。


未受講者へのリマインドメールも自動配信できる

eラーニングシステム(LMS)には、学習の進捗管理だけでなく、未受講者へのフォローアップ機能も備わっています。その一つが、メールの自動配信機能です。システムで管理・記録している受講履歴に基づき、未受講者がいる場合には受講促進のリマインドメールを送ることができます。管理者が個別に未受講者を把握しメールを送るといった手間が省けます。メール送信の機能要件はシステムによって異なるため、詳細は自社運用にあわせて各システムで確認することが必要です。

下記は、etudesで配信できる自動メールの一覧です。

デフォルトでテンプレートが用意されており、さらにテンプレートをもとに自社運営に合わせて変更するといったアレンジも可能です。

NO

メール種類

内容

1

受講割当実施通知

ユーザへ受講割当を行った際にユーザへメールが届く

2

受講申込開始通知

受講申込が開始するとユーザへメールが届く

3

受講申込期限通知

受講申込終了日が近付くとユーザへメールが届く

4

申込キャンセル期限通知

受講申込キャンセル期限が近付くとユーザへメールが届く

5

申込完了通知

受講申込が完了するとユーザへメールが届く

6

申込キャンセル通知


ユーザが受講申込を自分でキャンセル/管理者がキャンセル/
期限切れでキャンセルになった際にユーザへメールが届く

7

研修開催日通知

集合研修の開催日が近付くとユーザへメールが届く

8

受講期間開始通知

受講期間の開始日が近付くとユーザへメールが届く


出力した受講履歴データの分析がしやすい

受講履歴データが活用できるeラーニングシステム(LMS)では、受講履歴データを分析して人材育成施策の改善につなげることが重要です。

そのため、eラーニングシステム(LMS)を導入する際には、データ出力の項目を確認し、自社のニーズに合った分析が可能なサービスかどうかも考慮するといいでしょう。
具体的には、頻繁に視聴されている教材は、内容がわかりづらく何度も視聴されている可能性があります。

また、テストの正解率が低い問題は、そもそもテストの難易度が高すぎる可能性があったり、コンテンツの中で教えていない内容が出題されてしまっていたりするなどの仮説が立てられます。その他にも受講率が低い教材は、他の教材と入れ替えることを検討するか、内容を見直すことも考えられます。データ分析を人材育成のPDCAサイクルに組み込むためには、必要な改善につながるデータが取得でき、データ分析やデータ活用が可能なeラーニングシステム(LMS)を選択することが重要です。また、継続的な改善のためには、データ分析やデータ活用を視野に入れた人材育成施策への改善提案をしてくれる、LMSベンダーの選定も重要となります。

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受講履歴だけじゃない!LMSの学習管理機能

受講履歴だけじゃない!LMSの学習管理機能

先述してきたように、eラーニングシステム(LMS)を導入することで受講履歴を簡単に管理することができますが、eラーニングシステム(LMS)の機能は受講履歴管理だけではありません。他にも多くの実用的な学習管理機能がついています。

受講履歴以外にも知っておきたい、eラーニングシステム(LMS)の学習管理機能をご紹介いたします。

  1. ユーザー管理機能
  2. レポート・アンケート配信機能
  3. 学習進捗確認機能

それぞれの特徴を見ていきましょう。


1.ユーザー管理機能

多くの受講コースが存在する場合、適切な受講対象者に受講コースを分かりやすく示すことも重要です。
eラーニングシステム(LMS)にはユーザー管理機能がついており、この機能によって、受講対象者となるユーザーを登録することができ、受講者が迷わずに必要なコースを選択して受講することができます。


2.レポート・アンケート配信機能

eラーニングシステム(LMS)には、レポートやアンケートの配信・回収機能が搭載されています。
eラーニングのみを使った学習では、一方通行の学習のため受講者の疑問点を質問することができなかったり、運営者側にとっては受講者の理解度や反応を直接確認することができなかったりすることがデメリットとしてあげられます。
しかし、LMSがあれば受講者の反応や感想を知ることができ、受講者の疑問点をキャッチアップでき、回答することができます。


3.学習進捗確認機能

eラーニングシステム(LMS)を活用すれば、学習進捗状況を確認することもできます。
社内でeラーニングシステム(LMS)のデータを共有することで、社員一人ひとりの学習進捗状況を把握することができます。
運営側も進捗管理の工数を削減でき、社員にとっては進捗が見える化できるため学習スケジュールを立てやすくなります。

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成果を可視化できるeラーニングシステム「etudes(エチュード)」

成果を可視化できるeラーニングシステム「etudes(エチュード)」

引用元:etudes(エチュード)公式サイト

おすすめのeラーニングシステムとしてetudes(エチュード)をご紹介いたします。

etudesは、企業内人材育成に豊富な知見を持つアルー株式会社が提供するクラウド型eラーニングシステム(LMS)です。

従来のeラーニングが抱えていた課題を解決するために開発されたetudesは、「使いやすさ」「コンテンツのクオリティ」「活用方法の提案」という3つの軸で他にはない価値を提供しています。

そんなetudesの魅力を、

  • 多彩な教材と充実の学習管理システム
  • クラウド型でセキュリティと利便性を両立

二つの視点から解説いたします。


多彩な教材と充実の学習管理システム

etudesには、新卒社員向け、チームリーダー向け、管理職向けなどさまざまなレベルの受講者に必要な教材やビジネススキルやOJTなどのテーマごとの教材が豊富に用意されています。また、会社や業界によって必要な知識は異なることから、自社でのオリジナル教材を使用したいという要望がある場合でも教材の制作の依頼を行うことができるため安心です。教材制作の場合には、学習目的の適切なヒアリングからはじまり、企画、制作、教材の効果測定までトータルでのサポートを受けることができます。


クラウド型でセキュリティと利便性を両立

また、インターネットを使用したり、システム内には個人情報が入っているため、eラーニングシステム(LMS)には強固なセキュリティが必要不可欠です。

「etudes(エチュード)」のインフラには、MicroSoft Azureが使用されています。Azureは、データセンターにも入場者の制限などがかけられているほど強固なセキュリティ対策が行われています。

また、MicroSoftのサービスとして、OS、ミドルウェアレベルのセキュリティ対策も行われます。
このことから、事前のセキュリティ対策の手間を行う必要がなく、最初から安心して使用することが可能です。

また、動画教材などは、ストリーミング配信のみでダウンロードを行うことができないため、教材が外部に漏洩してしまう不安もありません。


etudesの導入実績をご紹介

etudesは特定の業種にのみ特化したeラーニングシステム(LMS)ではなく、豊富な教材によって総合的なeラーニングが実施できます。そのため、以下のような幅広い業種の企業様への導入実績があります。


導入した企業様からは、
「システムの自由性が非常に高く、必要に応じて希望内容を実現することができた。」
「直感的に分かりやすい管理機能になっており、操作がしやすい。」
「研修を受けたスタッフの評価もポジティブなものが多かった。」
などの声が多くあげられています。

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まとめ

本記事では、eラーニングシステム(LMS)での受講管理の注意点、LMSで受講管理を行うメリットや便利なポイントを紹介しました。
eラーニングの受講履歴管理は、LMSを導入することで大幅に効率化できます。LMSを活用すれば、受講履歴の取得や管理、分析が一元化され、管理者の業務負担の軽減だけでなく精密な教育効果の分析も可能となります。
eラーニングシステム(LMS)を導入する際は、各システムの特性を理解し自社の教育研修の目的や学習者のニーズに合った選択を行いましょう。

人材育成・eラーニングのどんなお悩み・疑問にも
私たちがお答えします。

ご不明な点はお気軽に
お問い合わせください
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