eラーニング学習の受講履歴管理はLMS導入で簡単に解決！
eラーニングの受講履歴管理は管理者にとって負担が大きいものですが、LMSを導入することで簡単に一括管理することができます。システム選定で自社で実現したい運営に適したeラーニングシステム（LMS)を導入することが重要です。この記事では、LMS導入のメリットや主要な機能を踏まえて受講管理を正確にできる、おすすめのLMSをご紹介します。
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目次[非表示]
- 1.eラーニングの受講履歴管理は大変？
- 2.【LMSが無い場合】eラーニング受講履歴管理の課題
- 3.LMSによる受講履歴管理の便利なポイント
- 3.1.学習の結果を日時・得点などできちんと記録
- 3.2.CSV形式でデータ出力可能
- 3.3.組織構造に合わせて権限設定
- 3.4.オンライン以外の集合研修の履歴もまとめて管理
- 3.5.未受講者への催促メールも自動配信
- 4.受講履歴だけじゃない！LMSの学習管理機能
- 4.1.1.学習教材を作成・配信・蓄積
- 4.2.2.ユーザー管理機能
- 4.3.3.レポート・アンケート配信機能
- 4.4.4.学習進捗確認機能
- 5.成果を可視化できるeラーニングシステム「etudes（エチュード）」
- 5.1.多彩な教材と充実の学習管理システム
- 5.2.クラウド型でセキュリティと利便性を両立
- 6.etudesの導入実績をご紹介
- 7.まとめ
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eラーニングの受講履歴管理は大変？
eラーニングを社内研修に導入することによって、
- 受講者が日時や場所に縛られずに自由に研修を受講できる
- 研修にかかるコストが削減できる
- 管理者にとって受講プログラムの更新が容しやすい
といった多くのメリットがあります。
一方で、一斉に受講者が集まって行う集合研修とは異なり、eラーニングでは受講の進度が人によって変わってくるため、
「全て受講が完了している人もいれば、全く受講できていない人もいる……」
という状況に陥りやすいのも事実です。
また、新卒や中途採用、マネージャーなど受講者のレベルによって受講プログラムが異なる場合もあるため、
「誤って別のプログラムを受講してしまった……」といったトラブルも考えられます。
そのため、管理者は受講者が適切なプログラムや進度で受講できているのかを確認していかなくてはなりませんが、
このような受講履歴管理は、受講者が多い場合や組織が複雑化している場合は、手間と時間がかかり大変になってしまいます。このような問題は、実はLMSの導入によってまとめて解決することができるのです。
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LMSの導入またはLMS機能のあるeラーニングで解決！
eラーニング導入による問題点を解決するために開発されたものが「LMS」です。
LMSとは、学習管理システム（Learning Management System）のことで、インターネットを通じてeラーニングを提供し、受講者の成績や進歩管理などを行うことができるシステムのことです。
LMS内の受講データは一括管理することができます。
そのため、LMSを導入することで、管理者側で時間と労力をかけずに数クリックで簡単に受講者や教材の管理、学習進度の管理を行うことができます。
LMSを導入するメリット・デメリットを詳しく知りたい方は『eラーニングとは？学習者と企業側のメリット・デメリッをわかりやすく徹底解説』をご覧ください。LMS導入を成功させるためのポイントも併せて紹介しています。
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【LMSが無い場合】eラーニング受講履歴管理の課題
では、LMSを使用していない場合、eラーニングの受講履歴管理における課題はどのようなものがあるのでしょうか？
- 自己申告制で正しい履歴が残らない……
- 点数や結果をデータ入力するのが面倒……
よくある課題を、詳しく解説していきます。
自己申告制で正しい履歴が残らない……
受講履歴を確認する方法として、受講者自身が受講したことを申告する自己申告制があります。
eラーニングシステムの学習は集合研修と比較して、受講場所や時間を自由にすることができるというメリットがあります。一方、受講の主体性が受講者に委ねられ研修に対する強制力が少し弱くなってしまうことも事実です。
そのため、自己申告制にしてしまうことで、
「少し時間がなかったので、受講動画を早送りしてしまった。」
「集合研修のような強制力がないので、受講を途中でやめてしまった。」
「受講予定ではない研修を勘違いして受けてしまい、必要な受講ができていなかった。」
といったことが起こり、正しく受講内容が理解できていないにも関わらず受講したことになってしまう可能性があります。
このような可能性を管理者側で指摘し、修正していくことは自己申告制では困難になってしまいます。
点数や結果をデータ入力するのが面倒……
eラーニングは、集合研修と異なり、管理者側が受講者の理解度や受講に対する反応を直接得られないという点がデメリットとなります。
このデメリットを解決するために、eラーニング受講後に理解度テストを行ったり、アンケートを行うといった方法があります。
しかし、受講者に実施したテストやアンケートの結果を把握するためには、管理者がデータを入力しなければいけなく、受講者が多い場合にはデータの入力に手間がかかってしまいます。
データの入力に手一杯になってしまい、データから結果を分析する余裕がなくなってしまっては本末転倒です。
このように、LMSが無い場合のeラーニングは受講管理のために手動で行う業務負担が大きく、多くの課題が存在しています。
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LMSによる受講履歴管理の便利なポイント
LMSを利用すれば、先述したようなeラーニングの受講履歴管理の課題の多くが解決されます。
ここからは、LMSによる受講履歴管理の便利なポイントを紹介していきます。
- 学習の結果を日時・得点などできちんと記録
- CSV形式でデータ出力可能
- 組織構造に合わせて権限設定
- オンライン以外の集合研修の履歴もまとめて管理
- 未受講者への催促メールも自動配信
一つずつ見ていきましょう。
学習の結果を日時・得点などできちんと記録
LMSでは、学習結果を日時・得点といったカテゴリ別に確認することができます。
導入するLMSによっては、学習日時・学習者・学習コース・学習回数・学習時間などの細かい情報まで確認することができ、自己申告制では把握が難しかった正確な受講状況の確認が可能です。
また、eラーニングを受講している方の中で学習コースが分かれていたり、組織が分かれていたとしても受講者単位、組織単位、学習コース単位などさまざまな軸で受講履歴を閲覧することができます。
そのため、複雑な組織や大きい組織の中でeラーニングを導入しても受講履歴を一括管理することができ、受講管理がしやすくなるでしょう。
CSV形式でデータ出力可能
LMS上に記録された学習結果は、CSV形式でデータ出力できます。
CSV形式とは、文字や記号で構成されているテキストファイル形式のことです。
テキストファイルという特性上、さまざまな外部のデータベースソフトに取り込んで使用することができるといったメリットがあります。
例えば、LMSを導入してもこれまで通り社内Excelにも記録をしなくてはいけないという状況になったとします。
そのような場合に、LMSのデータをCSV形式で出力し既存のExcelにペーストすれば、簡単かつ正確に記入を続けることができるのです。
その上、Excel形式で保存し直すことによって、Excelを利用してグラフを追加したり、文字色を変えるなどの編集が可能になり、自由自在にデータをまとめることができます。
組織構造に合わせて権限設定
eラーニングは、大きな組織の中では受講者の受講意識が低下してしまう可能性もあるため、管理者のみで全社員に対してスムーズに受講を進めるには限界があります。
しかし、LMSを使用し、組織構造に合わせて権限設定を行うことで、組織全体としてではなく、より小さな単位で受講管理を行うことができます。
例えば、部署のトップに部下の受講履歴管理を行うことができる権限を与えることで、より身近な人に確認してもらう環境が整い、部署の中で全体的に受講意識を高くすることができます。
結果として管理者のみで受講の声かけを行うよりも効率的に受講を進められることが期待できます。
オンライン以外の集合研修の履歴もまとめて管理
eラーニングを導入していても、オンライン上では実施が難しい実技演習や対面形式でのグループディスカッションを研修の中に取り入れたい場合は、eラーニングと並行して集合研修も行う場合もあるかと思います。
そのようなオンライン以外の集合研修に関しても、LMSを使用することで受講履歴をまとめて管理することができます。
また、事前学習としてeラーニングを受講した上で、集合研修を行うなど、2つの研修をまとめたい場合でも、LMSなら簡単に1つの研修として管理していくことが可能です。
未受講者への催促メールも自動配信
eラーニングによる研修の受講日時は、受講者の主体性に委ねられることが多いです。スムーズな受講を促すために、受講項目ごとに受講期限を設定する場合も多いですよね。
受講期限が過ぎてしまったら、未受講者に対して受講確認を行ったり、受講を催促するといった対応が必要となります。
しかし、受講コースや対象者によって受講期限がまちまちであるうえ、多くの受講者に受講催促を促すのはとても大変です。
LMSなら、受講期限を過ぎた未受講者に対して受講の催促メールを自動配信してくれる機能がついています。
そのため、手間をかけずに受講を促すことができるのも魅力の一つです。
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受講履歴だけじゃない！LMSの学習管理機能
先述してきたように、LMSを導入することで受講履歴を簡単に管理することができ、スムーズなeラーニング学習に繋げることができますが、LMSの機能は受講履歴管理だけではありません。他にも多くの実用的な学習管理機能がついているのです。
受講履歴以外にも知っておきたい、LMSの学習管理機能をご紹介いたします。
- 学習教材を作成・配信・蓄積
- ユーザー管理機能
- レポート・アンケート配信機能
- 学習進捗確認機能
それぞれの特徴を見ていきましょう。
1.学習教材を作成・配信・蓄積
eラーニングを自社で運用するにあたって一番最初の壁となってしまうのは、学習教材のコンテンツ作成ではないでしょうか。
学習コンテンツはすぐに作成できるものではなく、受講対象者と受講目的を整理するところから始まり、学習内容を決めたうえで作成しなくてはなりません。
受講者にとってわかりやすく実用的な学習コンテンツを一から作るということは、簡単な作業ではないのです。
しかし、教材作成機能とサポートサービスが付いていれば、このような心配はありません。
LMSの中には、適切に受講目的のヒアリングを行った上で、学習内容のプランニング作成から実際の教材の作成までトータルでサポートを受けることができるものもあります。
今後も継続して社内学習に使えるeラーニング教材となれば、データを蓄積させ自動で配信をすることも可能です。
このようなLMSを活用することで、より簡単にeラーニングを導入することができるでしょう。
2.ユーザー管理機能
多くの受講コースが存在する場合、適切な受講対象者に受講コースを分かりやすく示すことはとても大切です。
LMSにはユーザー管理機能がついており、この機能によって、受講対象者となるユーザーを登録することができ、受講者が迷わずに必要なコースを選択して受講することができます。
3.レポート・アンケート配信機能
eラーニングを使ったオンライン上の研修では、受講者側にとっては直接疑問点を質問することができなかったり、運営者側にとっては受講者の理解度や反応を直接確認することができない点がデメリットとしてあげられます。
しかし、LMSにはレポートやアンケートの配信・回収機能が搭載されています。オンライン上の研修であっても受講者の反応や感想を知ることができたり、受講者は疑問点をすぐ質問できるのです。
これによって、受講者側にとってより良い学習につながったり、運営者側も受講者の反応を知ることでより分かりやすいコンテンツ制作につながっていきます。
4.学習進捗確認機能
他にも、学習進捗状況を確認することもできます。
社内の全部署がLMSデータを共有して、社員一人ひとりの学習進捗状況を知ることによって、今後の適切な人材育成につながります。
受講者にとっては、より計画的な受講計画や受講に対するモチベーションアップが期待できるでしょう。
積極的に研修を受けて結果を出せば、きちんと評価されるというシステムをLMSで作り上げることができるのです。
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成果を可視化できるeラーニングシステム「etudes（エチュード）」
おすすめのeラーニングシステムとしてetudes（エチュード）をご紹介いたします。
etudesは、企業内人材育成に豊富な知見を持つアルー株式会社が提供するクラウド型eラーニングシステム（LMS）です。
従来のeラーニングが抱えていた課題を解決するために開発されたetudesは、「使いやすさ」「コンテンツのクオリティ」「活用方法の提案」という3つの軸で他にはない価値を提供しています。
そんなetudesの魅力を、
- 多彩な教材と充実の学習管理システム
- クラウド型でセキュリティと利便性を両立
二つの視点から解説いたします。
多彩な教材と充実の学習管理システム
etudesには、新卒社員向け、チームリーダー向け、管理職向けなどさまざまなレベルの受講者に必要な教材やビジネススキルやOJTなどのテーマごとの教材が豊富に用意されています。
また、会社や業界によって必要な知識は異なることから、自社でのオリジナル教材を使用したいという要望がある場合でも教材の制作の依頼を行うことができるため安心です。
教材制作の場合には、学習目的の適切なヒアリングからはじまり、企画、制作、教材の効果測定までトータルでのサポートを受けることができます。
クラウド型でセキュリティと利便性を両立
また、インターネットを使用したり、システム内には個人情報が入っているため、LMSには強固なセキュリティが必要不可欠です。
「etudes（エチュード）」のインフラには、MicroSoft Azureが使用されています。Azureは、データセンターにも入場者の制限などがかけられているほど強固なセキュリティ対策が行われています。
また、MicroSoftのサービスとして、OS、ミドルウェアレベルのセキュリティ対策も行われます。
このことから、事前のセキュリティ対策の手間を行う必要がなく、最初から安心して使用することが可能です。
また、動画教材などは、ストリーミング配信のみでダウンロードを行うことができないため、教材が外部に漏洩してしまう不安をする必要もありません。
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etudesの導入実績をご紹介
etudesは特定の業種にのみ特化したLMSではなく、豊富な教材によって総合的なeラーニングが実施できます。そのため、以下のような幅広い業種の企業様への導入実績があります。
- コールセンター代行サービス事業
- サービス業
- 出版・Webサイトの運営
- 総合人材サービス
- 製造業
導入した企業様からは、
「システムの自由性が非常に高く、必要に応じて希望内容を実現することができた。」
「直感的に分かりやすい管理機能になっており、操作がしやすい。」
「研修を受けたスタッフの評価もポジティブなものが多かった。」
などの声が多くあげられています。
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まとめ
eラーニングの受講履歴管理は、LMSを導入することによって解決してくれます。
また、LMSには受講履歴管理だけでなく、研修のDX化を進めたり、学習教材制作のサポートを受けられたりなどの多くの機能が搭載されています。
在宅勤務などの多様な働き方が今後も推奨されていく中、eラーニングとLMSは必要不可欠なものになっていくことが考えられます。
etudesは豊富な経験をもとにシステムの導入から効果測定まで一貫してサポートを行ってくれるおすすめのLMSです。
この機会にぜひ導入を検討してみてはいかがでしょうか？
