研修管理をExcelで行う時の課題｜脱Excelを目指したLMS導入のすすめ

Excelで行う研修管理は、メールを送ったり、研修に関する各種データを手入力したり、日程の調整を行ったりと、運営工数が膨大だと感じるご担当者様も少なくないのではないでしょうか。

こうしたExcelでの研修管理に付随する問題はeラーニングシステム（LMS・学習管理システム）を導入することで解決できます。eラーニング受講に加えてどのように研修管理を効率化し、運営において脱Excel化ができるのか具体的なLMS導入のメリットや、どのようなLMSがおすすめかを詳しくご紹介します。研修効率化の他社事例が知りたい方は無料ダウンロード可能な「学習管理システム(LMS)で効率化を実現した事例3選」もおすすめです。

実際に企業でどのように人材育成をしているのか、他社事例を知りたい方は「導入事例：住友ゴム工業株式会社 / 株式会社メガネトップ / 株式会社オカムラ / 他」で詳しくご紹介します。

etudesでは「人材育成の運営工数を削減したい」「eラーニングで育成施策の成果を上げたい」企業様をご支援しています。人材育成にお困りの方はお気軽にご相談ください。
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研修管理をExcelで行うデメリット・課題

効率的な研修を実施したいと思った時、Excelを使用して研修管理を行うのは、デメリットや課題が多いのが実情です。
具体的な問題点としては、主に次の5つが挙げられます。

• 受講者の日程調整が煩雑
• 研修受講の進捗管理がしにくい
• 受講履歴の管理・集計がしにくい
• 複数のExcelファイル管理が煩雑
• セキュリティリスクがある

以下で解説していきます。

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受講者の日程調整が煩雑

一つ目のデメリットは、Excelを用いた研修管理では、受講者の研修受講の日程を調整できない点です。
日程調整を行うには、人事担当者と受講者の間で社内メールやチャットでやりとりする必要があるため、Excelと併せてコミュニケーションツールを併用する必要があります。日程の調整を個別に行う手間だけでなく調整した後、Excelにその結果を反映させなければならない点も、業務の効率化を妨げる原因の一つです。

研修受講の進捗管理がしにくい

研修は、対面形式やWeb会議システム等を使用したオンライン形式で実施されることがほとんどです。そのため、研修を実施した後は、受講者の完了報告のメールで出欠を確認し、Excelに反映させる等、Excel外のツールを挟んで進捗を管理しなければならないというデメリットが生じます。
また、途中から受講したり、一部のみ受講したりした場合には、その都度進捗をExcelに反映させる手間が何度も生じ、記入漏れやミスが起こる可能性も高くなるでしょう。

受講履歴の管理・集計がしにくい

受講における進捗管理がしにくいだけではなく、受講履歴の管理や集計がしにくい点もデメリットの一つです。
Excelにおける研修管理では、研修コースごとにファイルを管理していることも多いのではないでしょうか。その場合、受講者ごとに受講履歴データを集計する場合は、複数のExcelファイルからデータを集めなければなりません。
また、部門ごとや入社年次ごとに受講率を見たり、事後アンケートをまとめたりする場合にも、別で集計が必要になるため、業務は煩雑化してしまいます。

複数のExcelファイル管理が煩雑

研修ごと、受講者ごと、といったようにExcelファイルを細分化している場合には、それぞれのファイルを適切に管理する必要が生じてしまいます。
ある程度はシートを分割することで対応できるものの、管理するファイルが多くなれば、必要なデータをすぐに取り出せないといったことや、保存先の管理だけでも工数がかかる可能性は大きくなるでしょう。一定期間の時間軸で集計する場合も、複数のファイルからデータを集めなければならないため、工数が膨大になりがちです。

セキュリティリスクがある

Excelによる研修管理で懸念される点の一つは、セキュリティリスクが存在することです。
Excelでは、ファイルにパスワードをかけたり、マクロを使用する際にはセキュリティレベルを設定したりすることが可能です。
しかし、研修管理は複数人で行うことも多く、パスワードを共有したり、異なる複数のデバイスからアクセスしたりすることになるため、セキュリティ上のリスクは完全には払拭されません。研修に関するデータには個人情報が含まれることもあるため、セキュリティリスクは最大限減らす必要があります。

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研修管理を効率化するならExcelよりLMS利用がおすすめ

Excelによる研修管理を効率化するには、LMS(Learning Management System、学習管理システム)を利用するのがおすすめです。LMSはeラーニング教材で学習する際のプラットフォームですが、搭載する機能によって研修の日程調整や、研修関連情報の管理が全てLMS内で完結させることができます。
データの保存や管理、閲覧においても、複数ファイルにまたがることがないため、研修管理の時間を大幅にカットすることが可能です。
さらに、LMSでは、高度なセキュリティ設定が行われていることが多く、リスクの回避という点でも優れています。

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LMSで研修管理を行うメリット

LMSでの研修管理は、Excelによる管理のデメリットや課題を解決し、研修関連業務の効率を最大化します。
具体的なメリットは、以下の4つです。

• 日程調整がシステム上で管理できる
• 社員ごとの学習進捗をシステム管理できる
• 提出物やテストがシステム上で実施できる
• 社内での情報共有が容易

それぞれ詳しく見ていきましょう。

日程調整もシステム上で管理可能

Excelではメールや社内チャット等、Excel外のツールを使用する必要がありましたが、LMSを活用すると、LMS内で研修参加日程の調整を完結させることが可能です。開催日ごとに研修参加人数の上限設定などを行い、設定枠の中で社員が都合の良い日時を選ぶことができます。参加申し込み期限が過ぎても申し込みが無い場合は、通知機能等を用いて未調整の社員のみを対象に一斉にリマインドを行うことができるため、スムーズな調整が可能です。出欠確認もLMS上で確認可能なため、参加前から参加後までシームレスにシステム管理することができます。さらに、LMSを用いてeラーニングを行う場合には、研修受講者各人のタイミングで自由に受講することもできます。

社員ごとの学習進捗をシステム管理できる

LMSでは、学習や研修参加の進捗を記録する手間がなく、簡単に管理することができます。途中から受講したり、一部だけ受講したりといった場合でも、学習進捗は社員ごとに自動で記録されるため、管理画面からリアルタイムで進捗の詳細を把握することができます。
個人の記録だけではなく、部門ごとの受講状況や、階層別の学習進捗等、属性やグループごとのデータもLMS上で確認できるため、必要なデータを簡単に管理したり閲覧できるというメリットがあります。

提出物やテストもシステム上で実施可能

Excelを用いた研修管理では、提出物やテストは外部ツールで行われ、提出状況や結果、成績のデータ入力や集計は手作業でExcel上で行わなければなりませんでした。
しかし、LMSでは、提出物を提出する機能を使って提出物管理を行ったり、テストを実施して、受験者ごとの成績を自動で記録したりすることが可能になり、煩雑な業務が解消されます。
入力ミスや提出物の受領漏れ等といった問題も防ぐことができるため、より正確な研修管理や学習成果のデータ分析を行うことができます。

社内での情報共有が容易

LMSを用いることで、社内の情報を簡単に共有することができるようになる点もメリットの一つです。動画・資料・テスト・アンケートだけでなく、研修や会議の録画やマニュアルなどもアップロードできるシステムを選ぶと、研修管理やeラーニング受講だけでなく、社内の知識共有や情報共有のプラットフォームとして汎用的にLMSを活用することも可能です。LMSによって機能が異なりますので、システムの汎用性についても導入時に検討すると良いでしょう。

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LMSを導入するならetudesがおすすめ

「LMSを導入したいけど、どれを選べばよいかわからない」「シンプルかつ機能が充実したLMSを導入したい」とお悩みの際には、「etudes」がおすすめです。
etudesは、日程調整や出欠確認、提出物管理、成績管理、テスト・アンケート機能はもちろん、高度なセキュリティや、オリジナルのeラーニング教材の作成支援などもあります。さらに初期導入費用が0円なため、社内教育に必要な機能を低コストで導入しやすくなっています。
直感的に操作できるUI/UXなので、管理者も受講者も複雑な操作は不要で継続しやすくなっています。

クラウド型LMSなので低予算での導入が可能

etudesは、クラウド型LMSであることを活かし、導入の初期費用はかかりません。
実際に利用するID数に応じた月額課金制となっているため、シンプルかつ低価格な導入・運用が可能になります。
etudesの独自教材を使用する場合であっても、受講者の人数に応じた追加料金のみでアクセスできるため、社内教育のコスト削減を実現します。
自社教材をアップロードする場合もストレージに制限がないためデータ容量を気にする必要はありません。

参加日程の管理や調整が簡単

etudesは、eラーニング全般に関する管理はもちろん、対面・オンライン集合研修の管理も一元化することが可能です。
また、申し込み状況や出欠状況といったデータも取得することが可能なため、研修の参加状況や申し込み状況の確認が容易です。受講者別、受講グループ別や、未受講者や未参加者に通知メールを配信することもできるため、研修業務に関わるコミュニケーションも含めてシステムを活用することができます。

進捗管理に必要な出欠席はデータで一括登録可能

etudesでは、集合研修の出欠席データの管理も一括して行うことができるため、出欠管理にに手間取ることがありません。事前の参加確認だけでなく、実際の出欠席については研修後にExcelで一括インポートが可能なため、欠席連絡なしで参加しなかった社員や、遅刻・早退の情報もetudesに残すことができます。

教材配布や提出物もシステム上で完結

動画やスライド、PDF、Excel等、etudesでは多様な教材を登録でき、さらに受講者はそれをスマートフォンやパソコンから閲覧、ダウンロードすることもできます。
ダウンロード日時は管理画面から確認することができるため、受講者の学習行動データについても把握することが可能です。
さらに、レポートや課題などの提出物を提出できる機能も付属しているため、etudes一つで研修に必要な課題を全て完結させることができます。

テスト機能もあり、合格者に修了証発行もできる

etudesでは、アンケート機能や提出物提出機能だけではなく、テスト機能も完備しています。テストの受験回数、回答時間の設定だけでなく、各問題の配点を細かく設定したり、出題の順番をランダムに設定するなど、効果的なテスト実施のための機能も充実しています。また、設問タイプは、択一式・複数選択式・記述式・マルバツ式・穴埋め選択式・穴埋め入力式から選択可能です。

受講履歴はシステムで確認、社内共有も簡単

受講者個人の受講履歴や、受講グループ全体の受講履歴は、システム上で一括して確認することができ、受講履歴や結果のエクスポートも可能です。
さらに管理者機能を活用すると、閲覧権限の付与が細かく設定できるため、社内で必要な対象者にのみ、受講者の学習進捗や履歴を簡単に共有することもできます。
また、受講履歴は動画であれば1秒単位、PDFであればページ単位、といったように、緻密な履歴管理も可能です。

万全のセキュリティ対策

etudesは、社員情報や組織情報の漏洩リスクを削減するべく、Microsoft Azureの高度なセキュリティを採用して、セキュリティリスクを最小限にしています。
特定のIPアドレスからのみアクセスできるよう、管理画面上でアクセス制限の設定を行うことも可能です。

eラーニング教材の作成支援も行います

etudesでは、etudes独自の教材だけではなく、自社オリジナル教材のアップロードにも対応できます。オリジナル教材に関しては、作成支援も同時に行い、より質の高い教育を全面的にサポートすることが可能です。
自社課題に合わせた教育体系の企画立案、企画に合わせたコンテンツ選定など、社内教育全体を包括的に支援しています。

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LMS「etudes」を使用して研修管理を効率化した事例

LMS「etudes」は、手軽で使いやすく、多機能なLMSとして、多数の企業様に導入いただいております。その中から、実際にetudesを用いて研修管理の効率化を行った、

• 株式会社メガネトップ様
• 株式会社ボンズコミュニケーション様

の2事例をご紹介いたします。脱Excelの一歩として参考にしてください。

株式会社メガネトップ様の事例

株式会社メガネトップ様（以下、メガネトップ）は、「眼鏡市場」を日本国内に1,000店舗以上展開し、近年は海外にも進出している、国内眼鏡市場No.1のメーカーです。

新型コロナウイルスの流行により、研修のオンライン化が進んだことや、社員1人ひとりのニーズに沿った学びを提供するため、etudesを導入していただきました。

自ら学ぶ風土を作り上げるため、お知らせをタイムリーに配信することや、コンテンツの鮮度を高めるために段階的なリリースをすること、スタッフへの認知向上のためのパンフレット配布などを企画・実行しました。

導入後は、20％以上の従業員が選択型研修を受講しており、社員からの評価もポジティブなものでした。
詳しい事例は、以下のページよりご確認いただけます。

人的資本経営を推進するために人材育成は必須。「自ら学ぶ」風土作りにetudesを活用

株式会社ボンズコミュニケーション様の事例

きめ細やかなサービスに定評のある、24時間・365日対応コールセンター業務を展開するボンズコミュニケーション。電話受付代行のほか、受注代行、各種予約受付、ECショップ運営代行、さらに電話営業の代行までを請け負っています。

出勤日や習熟度の異なるパート・アルバイトに対する教育コストを削減するためや、社内イントラの構築のためにetudesを導入していただきました。

導入後は、紙のマニュアルで行っていた指導を徐々にeラーニングに以降でき、繁忙期でもetudesを通じて簡単に情報共有が可能になりました。
詳しい事例は、以下のページよりご確認いただけます。

eラーニングシステムに留まらず 社内イントラとしてもetudesを活用

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まとめ

研修管理をExcelで行うには、研修受講者のスケジューリングの手間や、煩雑なデータ入力や管理、セキュリティリスクの問題など、さまざまな課題があります。
こうしたExcelでの研修管理の課題を解決するには、LMSを導入するのがおすすめです。LMSは、Excel出の管理のように、外部ツールを介する必要がなく、etudes一つで管理や教育を完結させることができます。LMSの導入の際には、「etudes」をぜひご用命ください。

LMSについて詳しく知りたい方は以下も参照ください。
学習管理システム「LMS」とは？基本情報やメリットをご紹介