社員にWordを学んでもらうなら「eラーニング」がおすすめ！理由とメリットを紹介

社員にWordを学んでもらうなら、「パソコン教室」「対面研修」「独学」そして「eラーニング」の方法が考えられます。

eラーニングなら、その他の学習方法で発生するデメリットを解決することが可能です。今回は、社員にWordのスキルを身につけさせる際にeラーニングを使うべき理由と、おすすめのeラーニングシステムについて紹介していきます。

実際に企業でどのように人材育成をしているのか、他社事例を知りたい方は「導入事例：住友ゴム工業株式会社 / 株式会社メガネトップ / 株式会社オカムラ / 他」で詳しくご紹介します。

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社員のWordスキルにばらつきはありませんか？

Wordとは、Microsoft社が開発・提供している文章作成ソフトです。日本では現在Wordの使い方を教えている小中高校・大学も多くあり、文章作成のソフトウェアとしてのシェアの大半を占めています。

Wordには、文章を作成する以外にも、文章を校正したり、イラストや画像を挿入したり、表やグラフを作成したりといったさまざまな機能があります。

しかし、Wordを利用している人の中には、これらの機能があることを知らず、文章作成機能だけを利用している人も多いのではないでしょうか。

学校でWordを教わらなかった社員や、何らかの事情でWordの知識がない社員に、Wordを業務で使用するように指示する場合もあります。Wordの知識は皆が当たり前のように持っている、と考えるのは危険なのです。

業務を通してWordのスキルを教えられる、という考え方もよくないでしょう。業務を通してWordのスキルを教えてしまうと、一人ひとりのWordスキルに差が出てしまいます。Aさんはイラストやグラフを駆使して分かりやすい文書が作れるけれど、Bさんはグラフ作成ができないといったスキルの差を放置してしまうと、業務上の大きなトラブルにつながってしまいます。

Wordの基礎を学んでもらうメリット

Wordの基礎を学ばせると、社員一人ひとりのWordスキルが均一化され、社員のビジネススキルの底上げが可能となります。Word業務の属人化を免れ、社員全員が見やすい資料を作成できるようになるのです。

Wordは、数ある文章作成ソフトやツールの中の一つに過ぎません。しかし、世界中で最も知名度のある文章作成ソフトです。これまでWordが使えなかった社員がWordを使えるようになれば、PCに対する苦手意識を軽減させることができ、「どんな職場でも活かせるスキルが身についている」という自信を持たせることもできます。

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社員にWordを学んでもらう上でのよくある課題

社員にWordを学んでもらう上でのよくある課題はなんなのでしょうか。ここからは、三点の課題について紹介していきます。

• パソコン教室での受講にはコストがかかる
• 対面研修では一人ひとりの理解度に合わせられない
• 独学に任せるとデータ作成ルールが標準化できない

以下にて、詳しい内容を確認していきましょう。

パソコン教室での受講にはコストがかかる

Wordのスキルを獲得する方法の一つとして、パソコン教室に通う方法があります。パソコン教室には体系的にWordのスキルを教える基盤があるため、通わせることができればほぼ確実に、社員はある程度のWordのスキルを獲得するでしょう。ただし、パソコン教室に通うためには、費用がかかります。社員一人ひとりにつき、数週間から数か月にわたり、ある程度のまとまったコストがかかるのです。

対面研修では一人ひとりの理解度に合わせられない

二つ目のWordスキルを獲得させる方法として、対面研修があります。こちらも、経験を積んだ講師がWordを分かりやすく教えてくれることが予測されるため、社員はある程度のWordスキルを獲得することが見込まれるでしょう。一方で、複数の人数に対していっぺんにスキルを教える対面研修の特性上、一人ひとりの理解度の把握とフォローアップが難しいというデメリットもあります。よって、対面研修でWordスキルを十分に獲得できる社員と、そうではない社員が出てきてしまうのです。

独学に任せるとデータ作成ルールが標準化できない

最後にWordスキルを獲得させる方法として挙げられるのは、独学です。一般的にビジネス文書作成などのWordを使った業務は、独学が可能です。しかし独学は、社員一人ひとりの勉強に対する意欲による部分が大きくなってしまいます。意欲が強ければMOS（マイクロソフト オフィス スペシャリスト）を取得できるまでの勉強が独学でもできるでしょうし、意欲が弱ければいつまで経っても表作成もできないといった状態に陥ってしまうのです。

また、社員の独学に任せてしまうと、社内でデータ作成のルールが標準化できないといったデメリットも現れてきます。一人ひとりのWordに対する理解度が異なるため、データ作成のルールを決めようとすると社内で一番分からない人に合わせなくてはなりません。そうなれば、Wordの力を最大限に発揮することはできませんし、業務に支障をきたしてしまうでしょう。

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Wordのスキルを身につけるなら「eラーニング」！

ここまでは、「パソコン教室」「対面研修」「独学」について紹介してきました。ここからは、Wordのスキルを身につけさせる方法としての「eラーニング」について紹介していきます。

eラーニングとは、インターネットを利用してPCやスマートフォン、タブレットなどで学習を行う方法です。eラーニングの特徴として挙げられることの一つに、コストパフォーマンスが優れていることがあります。パソコン教室や対面研修のように、都度講師に教わるのではなく、録画した動画を見て学習ができることから、講師代や場所代、宿泊費や交通費などを削減できるのです。

また、社員はいつでもどこでも学習できるため、手軽であり、かつ長期的に学ぶことができます。eラーニングでWord研修を行うと、「パソコン教室」「対面研修」「独学」が持つデメリットをすべて解決することができるのです。

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eラーニングでWordのスキルを身につけるメリットとは？

ここからは、eラーニングでWordスキルを身につけさせるメリットについて紹介していきます。

• 初心者もそうでない人もスキルに合わせられる
• 基本操作から段階を踏んで学べる
• 不得意なところを繰り返し学習できる
• 動画教材で操作方法が分かりやすい
• LMSを使って学習の管理ができる

では、一つずつ詳しく内容を見ていきましょう。

初心者もそうでない人もスキルに合わせられる

Wordのスキルを持っている人も、全く持っていない人も、eラーニングであれば一人ひとりに合わせた学習を行うことができます。

たとえば、Wordで効果的なグラフ作成ができる人とできない人では、当然学ぶ内容が大きく異なります。eラーニングであれば、スキルに合わせてカリキュラムを選択できるのです。

基本操作から段階を踏んで学べる

表作成ができない社員にいきなり資料作成の業務を与えてしまっては、業務に時間がかかるだけでなく、クオリティの低い資料ができあがってしまいますし、社員はWordに苦手意識を持ってしまうでしょう。

基本操作から段階的に学ばせることで、苦手意識を持たせることなくスキルの上達を見込めるのです。

不得意なところを繰り返し学習できる

eラーニングは、不得意なところを繰り返し学習できるシステムです。いつでもどこでも、何度でも学習ができるeラーニングなら、社員は自分の苦手とする箇所を繰り返し学習できます。その結果、苦手な箇所を克服できるでしょう。

動画教材で操作方法が分かりやすい

eラーニングの動画教材は、人材育成に精通したeラーニングベンダーによって分かりやすく作成されています。実際のWord画面を操作する教材の映像を見ながら、受講者は自分のパソコンでWordを操作し「真似て覚える」学習ができるのです。

対面研修では、前方にあるスクリーンが見えづらいといったトラブルもありますが、eラーニングならその心配はありません。直感的に見て分かりやすいため、感覚的にWordを学ぶことができます。

LMSを使って学習の管理ができる

LMSとは、Learning Management Systemの略称で、直訳すると「学習管理システム」となります。eラーニングのプラットフォームとなるシステムのことで、LMSがあることによってさまざまな学習の管理が簡単かつ正確に行えるようになるのです。

LMS機能が搭載されたeラーニングシステムでWordの教材を配信すれば、社員一人ひとりの学習の進度や理解度を可視化することができるようになります。

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eラーニングでWordを学ぶなら「etudes」を使おう！

引用元：etudes（エチュード）公式サイト

Wordが学べるeラーニングシステムとして、「etudes（エチュード）」をご紹介します。etudesは、人材育成会社として約20年の歴史を誇るアルー株式会社が提供するeラーニングシステムです。

ここからは、etudesの特徴をまとめていきます。

分かりやすいUI・UXで初心者でも使いやすい

Wordは、さまざまな人が利用するソフトウェアです。新入社員から高齢者まで利用する可能性があり、その活用方法を学ぶeラーニングも、さまざまな人にとって使いやすいものでなければなりません。

etudesは、年齢やIT知識の有無に関わらず、誰もが分かりやすいUI・UXを追求しており、直感的に操作できるように工夫がなされています。たとえば、eラーニングのコースがパネル型に表示されていたり、受講割合がグラフで一目瞭然だったりと、全ての人にとって使いやすいeラーニングです。

デモ画面を見てみたい方は無料トライアルをご利用ください。一ヶ月間、etudesのすべての機能を無料で体験できます。

いつでもどこでも繰り返し学習ができる

eラーニングは、いつでもどこでも、繰り返し学習できる学習システムです。忙しい社員たちの隙間時間を活用して、たとえば移動の電車の中や休憩時間、自宅で暇な時間などにWordの学習を行わせることもできるでしょう。

安心のクラウド型

eラーニングには、「クラウド型」と「オンプレミス型」があります。自社サーバーにeラーニングシステムを構築するオンプレミス型より、SaaSサービスとしてeラーニングシステムを導入するクラウド型の方が、現在は主流となっています。

etudesはMicrosoft® のAzure®を利用しているクラウド型のeラーニングシステムです。そのため、導入がしやすいだけではなくセキュリティ面でも安心です。

etudesのセキュリティについて詳しくは『セキュリティ』をご覧ください。

テストで社員の「苦手」が分かる

etudesでは、社員がWordをどの程度理解しているかのテストを行うことができます。択一式・複数選択式・○×式・記述式などの出題形式に対応し、合格点・試験時間・試験受験回数の設定も可能です。テストで社員一人ひとりの「苦手」を探ることで、フォローアップも簡単に行えます。

スマホやタブレットでも利用可能！

etudesは、PCはもちろん、スマートフォンやタブレットでも利用が可能なレスポンシブデザインを採用しています。レスポンシブデザインとは、ユーザーが閲覧する画面サイズに合わせて表示を最適化するデザインのことです。同一URLを用いることによって、PCでは表示されるがモバイルではエラーが起こるといったトラブルを避けられます。

スマホやタブレットが利用できることにより、利便性が増し、社員のWord学習に対するモチベーションアップも狙うことができるでしょう。

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eラーニングシステム「etudes」導入の流れ

etudesの導入の流れは以下の通りです。

• 契約締結
• 環境構築
• 運用準備
• 運用開始

etudesは新規導入だけではなく、既存のeラーニングシステムからのリプレイスにも万全のサポートで対応いたします。

機能面だけではなく、etudes導入後の社内学習の定着もコンサルティング・支援が可能です。

etudes導入に関するさらに詳しい内容は、「資料ダウンロード」、または「お問い合わせ」からお気軽にご相談ください。

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etudesなら既存の研修資料のeラーニング化も可能

これまで利用していた対面での研修資料がある場合は、eラーニング化が可能です。講義を映像として撮影したり、PowerPointスライドを作成したり、ナレーションを収録したりと、あらゆる方法で既存の対面研修のeラーニング化を支援します。

eラーニング教材の作成も支援

etudesは、社内でのeラーニング教材の作成や、研修教材を内製するための環境構築の支援も行っています。PowerPointファイル、Excelファイル、音声ファイル、アニメーション動画といった使用する素材を用意いただければ、オリジナルのeラーニング教材にするサポートを行います。

オリジナルのeラーニング教材を作った経験がなくとも、etudesの実績豊富なメンバーがコンサルティングおよびマネジメントを実施しますのでご安心ください。

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etudesのWordカリキュラムの内容は？

ここからは、etudesのWordカリキュラムの内容について、簡単に説明していきます。

Microsoft Word ベーシック編

Word初心者向けに、基礎的な操作方法から表の作り方など有効活用の方法までを学ぶカリキュラムです。超入門編、入門編、初級講座、中級講座に分かれており、内容は以下の通りです。

• 超入門編：基本操作を知る
• 入門編：きれいな表を効率的に作る
• 初級講座：書類の形式・フォーマットを設定する
• 中級講座：ルーラーの使い方・他者と連携して使う

以下のような方が対象者となります。

• Microsoft Word初心者
• Microsoft Wordの初歩的な使い方を知りたい方

動画でWordの使い方について段階的に学ぶことができるため、直感的に、かつ一人ひとりに合わせた難易度で学習できます。

etudesのeラーニング教材「Microsoft Word ベーシック編」

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まとめ

Wordは、文章作成に特化しています。文章作成ツールやソフトはWordの他にもありますが、Wordが最も一般的であることは明らかです。さまざまな企業で利用されているWordが操作できることは、基本的なビジネススキルとして求められていると言えるでしょう。

社員にとってなくてはならないWordのスキルは、パソコン教室や対面研修、独学でも学ぶことができます。しかし、最も効率的でメリットが多い学習方法はeラーニングです。

アルー株式会社が提供するetudesは、人材育成会社として約20年積み上げてきたノウハウを惜しみなく注ぎ込み作られたeラーニングシステムです。Wordの学習に限らず、社内の学習で課題を抱えている方は、ぜひ一度etudesのご利用をご検討ください。