社内研修でYoutubeを使うメリット・デメリットとは？

eラーニングでの研修やオンライン研修が注目されている中で、動画の共有先としてYoutubeの利用を検討している企業も多いのではないでしょうか。Youtubeを活用することで、どのようなメリットがあるのか、反対に、どのようなデメリットが潜んでいるのかといったポイントをおさえて、社内研修のより効果的・効率的な実施を実現しましょう。

実際に企業でどのように人材育成をしているのか、他社事例を知りたい方は「導入事例：住友ゴム工業株式会社 / 株式会社メガネトップ / 株式会社オカムラ / 他」で詳しくご紹介します。

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研修でYoutubeを使うことは可能？

研修でYoutubeを使用することは可能です。Youtubeを使って研修内で動画を視聴したり、オンライン研修などでYoutubeを使って配信したりすることができます。
日常的に使っている方も多い動画プラットフォームなので、使い方が分かりやすく、視聴しやすい一方で、セキュリティ対策をきちんと行わなければ情報漏えいの危険性があることや、広告が入ってしまうことなど、デメリットもあるため、研修で使う際には注意が必要です。

YouTubeの通常公開と限定公開の違い

Youtubeには通常公開と限定公開という2つの動画投稿方法があります。
通常公開は世界中の誰もが自由にアクセスできる状態で動画を公開する方法で、限定公開はURLを知っている人のみが視聴できる方法です。
社内で作成した研修用の動画をYoutubeで配信したい場合には、限定公開にしておくことが大切です。

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YouTubeを研修で使うメリットは？

Youtubeを研修で使うことには、次のようなメリットがあります。

• コストが削減できる
• 場所や時間に関係なく視聴できる

それぞれについて、以下で詳しく紹介いたします。

コストが削減できる

Youtubeを研修に活用することのメリットの1つ目は、コストが削減できることです。Youtubeは、投稿にも視聴にも、原則コストは発生しません。また、動画教材という性質上、繰り返し使えるという利点もあります。

場所や時間に関係なく視聴できる

Youtubeは、インターネット環境さえあれば、場所や時間に関係なく、いつでも視聴が可能であるというメリットもあります。アクセスのしやすさから、必要な時に必要な学習内容を復習できるところもポイントです。隙間時間で学習を進めることもできるため、より教育効率を上げることも期待できるでしょう。

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Youtubeを研修で使う注意点

Youtubeを研修で使用する際に注意しておくこともあります。最低限、以下の5点は必ず確認しておきましょう。

• 広告が多い
• 動画の視聴時間を詳細に管理できない
• 社外に情報が漏れてしまう可能性がある
• 第三者の動画を使用する場合は許可が必要

広告が多い

Youtubeを研修で使う際に注意することの1つ目は、動画を視聴する際の広告の多さです。限定公開の動画であっても、Youtubeによって広告が挿入される場合があったり、視聴ページに広告が表示されたりと、完全には対策がしにくくなっています。
広告があることによって、学習中の集中力が途切れ、学習へのモチベーションをそいでしまいかねません。場合によっては、動画の視聴のために、広告を視聴する時間やスキップする手間がかかってしまい、研修効率も落ちてしまうでしょう。

動画の視聴時間を詳細に管理できない

2つ目の注意点として、動画の視聴時間、視聴履歴の詳細を確認しづらいことが挙げられます。Youtubeの動画は、視聴者数は表示されるものの、誰が動画を見たかまでは情報が取得できません。各ユーザごとの動画視聴履歴管理は、研修において、学習進度や取り組み度合いを測るための重要な指標となることも多く、youtubeではそれが実現できません。

社外に情報が漏れてしまうことがある

Youtubeを研修で使用する際には、社外に情報が漏れてしまう可能性があることにも注意しましょう。情報漏洩のパターンとしては、投稿した動画の公開設定の際、限定公開・通常公開を間違えて設定してしまったり、URLの送信先を間違えてしまい、社外に配信してしまったりするといったものが挙げられます。また、管理者側で情報漏洩に細心の注意を払っていたとしても、視聴者側が社外に流してしまうといった問題も考えられるでしょう。

既存の動画を使う場合には許可が必要

研修でYoutubeを扱う際には、既存の動画コンテンツを使用する際には、許可が必要になるという点もおさえておく必要があります。既にYoutubeに投稿された第三者が作成した動画を研修で使う場合には、動画制作者に許可が必要です。もし研修に第三者が作成した動画を使用する場合は、使用許可、使用条件なども併せて確認する必要があります。

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企業研修で動画を使う場合はLMSの利用がおすすめ

Youtubeでは、研修を行うのにリスクがあると感じる際には、LMS(Learning Management System、学習管理システム)の利用がおすすめです。おすすめの理由を、以下の通りご紹介します。

• セキュリティ対策がされている
• 広告がなく、動画に集中しやすい
• 動画以外の教材も活用可能
• 教材の受講履歴の取得が可能

セキュリティ対策がされている

Youtubeで行う研修では、URLの漏洩や、誰でも無料で簡単にアクセスできるサイトである等、セキュリティには問題点が多くありました。一方で、LMSは、IDとパスワードがないと入れない限定的なセキュアな環境であることから、Youtubeよりも高いセキュリティ対策がなされているといえます。さらに、アクセスできるIPアドレスの制限を設けることができるため、社内ネットワーク限定で視聴するなどの情報漏れ対策を行うことができるでしょう。

学習に適した動画視聴環境で集中できる

広告表示が多いyoutubeと比較して、LMSでは動画などの教育コンテンツのみ表示されるため、学習に集中しやすく、また、学習へのモチベーションをそぐことがありません。さらに、LMSによっては動画視聴履歴を細かく把握できるものもあり、飛ばし見を防ぐなどの対策も可能です。必要な動画を各受講者がどの程度見ているのか、数値データで取得することが可能なので、学習進度や理解度を管理者がしっかりと把握することができます。

動画以外の教材も活用可能

LMSは、スライドやテスト、アンケート等といった動画以外の研修に必要な教材に幅広く対応しているに対応しているところもポイントです。動画だけではわかりにくい研修内容も、他の形態の教材を使用することによって、不足分を補ったり、さらに情報を追加したりすることが可能になります。Youtube内では、動画以外の形態の教材を同時に扱うことは困難ですが、LMSであれば、全ての教材を一元的に管理できるため、研修関連業務の効率化を狙うこともできるでしょう。

教材の受講履歴の取得が可能

Youtubeと比較した際、LMSでは動画も含めたその他の教材の受講履歴の取得が個人ごとに可能であるという点は、研修実施にあたり重要なポイントになります。個人別の受講状況の確認はもちろん、研修で課されるレポートやテストの結果等も一括して取得できるため、研修運営や、管理面での手間を大幅に削減することが可能です。LMSによっては、受講者の動画の視聴時間を1秒単位で取得できるため、受講者が適切に学習しているかどうかの指標を獲得することも可能になります。

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研修で動画を使うならLMSの「etudes（エチュード）」

引用元：etudes（エチュード）公式サイト

研修を動画で行うことをご検討の際には、誰にでも使いやすく、必要な機能があらかじめ搭載されたLMS「etudes」がおすすめです。etudesでは、Microsoftによる高度なセキュリティを完備することはもちろん、動画、その他教材、研修コース全体の受講状況も詳細に取得することができます。管理者にとって使いやすく、研修関連業務の運営・管理を効率化することが可能です。

オリジナル教材配信機能を搭載

etudesは、etudes独自のeラーニング教材もご用意していますが、オリジナル教材の配信機能も同時に搭載しています。教材は、動画からスライド、PDFやZip、Word、Excel等の形式のファイル、さらには、テストやアンケートまで対応しており、これらを自由に組み合わせてオリジナルのeラーニングコースや、研修を作成することも可能です。また、オリジナル教材の作成にあたっては、企画から制作についてのサポートもあります。

教材や成績、提出物管理も可能

教材の管理・蓄積はもちろん、受講者の教材による学習状況や、テストの成績、レポートの提出状況等といった提出物の管理は、全てetudes1つで完結させることができます。特に、動画は1秒単位で視聴履歴を取得でき、テストやアンケートの履歴は、全ての結果を遡って閲覧することが可能です。さらに、受講の必須・任意の設定や、受講期間等といった受講条件も受講者によって細かく設定できるため、研修関連業務を容易にします。

集合研修の管理も可能

etudesは、eラーニングだけではなく、集合研修の管理にも対応しています。集合研修の出欠状況の管理機能や、研修の日程調整機能がeラーニングと併せて使用できるため、研修の効率を最大化することが可能です。また、etudes上で管理者からのお知らせを発信することができるため、集合研修についての情報を発信するプラットフォームとしてもご利用いただけます。研修受講者への受講案内の自動送信メール機能も付属しているため、併せて活用することで、研修漏れを防ぐことも可能です。

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まとめ

社内研修でのYoutubeの使用においては、コストが削減でき、場所や時間的な制約なく研修を行うことができることがメリットです。しかし一方で、情報漏洩のリスクがあったり、適切な学習効果が得られなかったりするという問題点も少なからずあります。研修のトラブルを避けるためにも、セキュリティリスクが低く、効率的・効果的な研修を行うことができるLMSを研修に利用しませんか。社内研修でお困りの際には、ぜひLMS「etudes」のご利用をご検討ください。