まず挙げられる理由として、働き方改革や新型コロナウイルスの感染拡大に端を発した、テレワークの拡大があります。これまで、会場に集まって研修を行っていた企業でも、テレワークの増加によりビデオ会議ツールなどを活用して研修をすることが増えてきています。
また、会社より遠い場所で働く方に対して集合研修を行う場合には、交通費や宿泊費などがかかっていましたが、オンラインでの参加やeラーニングにすることで社員教育を効率化させることが可能です。

研修業務を効率化するため

研修業務の効率化の実現に向けて、研修のデジタル化・DX化を進めている企業も少なくありません。労働人口も減少する中で、少しでも社員の業務を効率化し、生産性を向上させる必要があります。従来型の研修と比較して、デジタル化・DX化された研修では、より高い教育効果がある場合もあります。研修のデジタル化・DX化は、効果的な研修にも欠かせません。

研修手法が多様化しているため

デジタル化・DX化が浸透する以前は、従来型の集合研修のみで社内教育は行われるのが一般的でした。しかし、デジタルツールの浸透により、現在では、集合研修はもちろん、オンライン研修、eラーニング等、様々な研修形態があり、目的に応じて選択するものとなっています。場合によっては、より高い教育効果を得るために、複数の手段を組み合わせて行うこともあるかもしれません。効率的な研修や、柔軟な労働環境の提供においては、研修手段の多様化は今や必要不可欠といえるでしょう。

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研修をデジタル化するメリット

LMSのイメージ

研修のデジタル化の具体的なメリットとしては、以下の3つがあります。自社の研修をより良いものにするためにも、デジタル化された研修のメリットは必ず押さえておきましょう。

柔軟な働き方に対応できる
情報管理を効率化できる
コスト削減につながる

柔軟な働き方に対応できる

研修をデジタル化・DX化する大きなメリットの1つは、柔軟な働き方に対応できることです。デジタル化・DX化を行うことで、研修を場所や、場合によっては時間も制約を受けることなく行うことが可能です。場所や時間的制約がない点は、特にグローバルな企業にとってアドバンテージとなります。また、育児休業や産前産後休業、介護休業にも対応することも可能になるため、社員の長期的な勤務を期待できるところもポイントです。

情報管理を効率化できる

研修のデジタル化・DX化を推進することで、情報管理を効率化できるというメリットも享受することができます。従来型の研修では、研修の出欠状況や評価等は、紙媒体等のアナログ形式で行われたり、実施期日ごとに分散したりするといった問題が生じかねません。しかし、デジタルツールを活用することで、研修関連情報の一元管理が実現します。情報の保存だけではなく、情報管理も簡単に行えることから、業務の効率化という点でも、研修のデジタル化・DX化は有効です。

コスト削減につながる

従来の集合研修では、会場費や講師費、資料の印刷費や交通費等といった、研修のためのコストが多くかかってしまうという問題があります。また、集合研修を受ける社員の日程調整や、研修を準備する社員の負担増など、人的コストもかさむこともあるでしょう。一方で、デジタル化・DX化された研修では、一旦導入してしまえば、会場費や資料の印刷費は必要なく、また、人的コストも最小限で押さえられます。全体的なコスト削減につながるという点も、研修のデジタル化・DX化の利点です。

研修をデジタル化するための方法

従来のアナログ形式の研修から、デジタル化・DX化を推進するためには、いくつかの方法があります。主流となっているデジタル化の手法は、以下の3つです。

オンライン会議ツールを使用して研修を行う
研修をeラーニング化する
LMSを使用する

それぞれの方法の特徴やメリットをおさえ、自社に最適な研修形態を選択しましょう。

オンライン会議ツールを使用して研修を行う

オンライン会議ツール(Web会議ツール)は、オンライン上で講義や面談を行うことができ、場所的な制約がないというメリットがあります。ツールによっては、グループディスカッション機能や、チャット機能が付属しているため、対面での研修とそれほど変わらない環境で研修を実施することも可能です。リアルタイムで行うため、時間的制約があることは留意する必要があるものの、双方向のコミュニケーションを即時的に行うことが可能になります。

研修をeラーニング化する

eラーニングでは、PCやタブレット端末等を利用して、配信された動画や資料などにより各人で学習を進める形態が一般的です。いつでも、どこでも学習を進めることができ、また、必要な時にすぐに学習内容を確認できることから、柔軟な受講環境を提供することが可能になります。さらに、学習ペースや学習内容を各研修受講者に合わせて変更することも可能です。

LMSを使用する

LMS(Learning Management System、学習管理システム)は、eラーニングのプラットフォームとなるシステムです。eラーニング以外にも、集合研修の出欠状況や、レポートやテスト等の提出状況や結果など、研修受講に関連する情報をすべて一括で管理することができます。また、権限管理できる機能があるLMSを使えば、組織の所属部門や入社年度など様々な条件で受講者を管理することができ、閲覧権限や受講権限などを活用してより効率的に研修管理を行うことができます。

研修をデジタル化する流れ

研修をデジタル化する大まかな流れとして、以下の5つのステップがあります。デジタル化のステップを押さえ、デジタル化・DX化された研修の成功を目指しましょう。

研修業務の棚卸し・見える化を行う
研修に関する自社課題を把握する
使用するシステム・ツールを検討する
社内のセキュリティ対策を行う
データによる効果測定を行う

研修業務の棚卸し・見える化を行う

研修のデジタル化・DX化には、まずは現状の研修業務を分析することが欠かせません。これまでの研修はどのように行われてきたのか、どのような社員が関わってきたのか等、研修に関連する業務を全て確認していきましょう。この際、単なる確認作業に終わらず、かかった工数をベースに研修業務にかかる時間を数値として可視化しておくことも重要です。可視化することで、業務フローのどの部分をデジタル化すれば効果的か、その改善策が見出しやすくなります。

研修に関する自社課題を把握する

研修業務の棚卸し・見える化を行ったら、その結果に基づいて、研修業務の課題を洗い出していきましょう。研修を受けた社員のフィードバックを定量的に取りまとめることも有効です。管理者側、受講者側の双方から課題を洗い出すことにより幅広い改善策を検討することができます。特にデジタル化による改善の効果が高い課題も明確にしておくと、導入するシステムやツールを検討する際に比較しやすくなります。

使用するシステム・ツールを検討する

研修に関する課題を確認したら、その課題を解決するためのシステムやツールを検討しましょう。システムやツールには様々なものがあるため、自社環境に合うものを選定することが重要になります。また、システム・ツールの選定の際には、実務で社員が活用しやすいかどうかも視野に入れることが重要です。導入に関する予算と照らし合わせておく必要があることにも留意が必要です。

社内のセキュリティ対策を行う

デジタル化・DX化では、インターネット環境を利用するという点から、社内のセキュリティ対策は必須です。使用するシステムやツールにあわせて、セキュリティ対策ツールの導入や、自社のインターネット環境の構築は必ず行っておきましょう。また、システム面だけではなく、社内での情報の取り扱い方法や、ツールの利用方法を明確に定めて周知しておくことも、セキュリティ対策の一環となります。こうした準備はシステムの導入前に進めておきましょう。

データによる効果測定を行う

実際にデジタル化・DX化された研修を実施した後は、次回以降の研修のブラッシュアップに向けて、効果測定を行いましょう。デジタル化すれば研修受講についての結果を数値管理することが可能です。繰り返し研修を実施することで、分析データが集まるため研修実施における改善もしやすくなります。また、業務工数の削減については実際にデジタル化でどれだけの時間、効率化が図れたのかをデジタル化する前後で比較すると良いでしょう。

研修のデジタル化に最適なLMSの「etudes」

引用元：etudes（エチュード）公式サイト

「研修のデジタル化を検討しているが、どのツールを使用すべきか迷う」。そんな時には、アルーが提供しているLMS「etudes」をご検討ください。etudesでは、eラーニングの配信や学習管理はもちろん、集合研修や、ハイブリッド型の研修、ブレンデットラーニングなどにも対応し、研修関連業務をetudes1つで完結させることができます。導入から効果測定までのトータルサポートや、自社教材の作成サポートも行い、研修のデジタル化を人材育成の専門家として幅広くサポートします。

誰でも使いやすいUI・UX

etudesは、受講画面に画像を多く取り入れ、視覚的に分かりやすいデザインを採用しているため、あらゆる世代の研修受講者が、マニュアルなしで直感的に扱うことを可能にしています。PC・タブレット・スマートフォン等のマルチデバイスに対応しているため、どの端末からでも操作がしやすい点も強みです。さらに、トップページのアイコンやバナー画像は自由に変更できるため、より自社にわかりやすく使いやすいツールにすることもできます。

集合研修の業務も容易に

etudesでは、eラーニングだけではなく、集合研修に関連する業務管理も同じシステムを使って行うことができます。出欠状況の確認、管理はもちろん、研修に関わる提出物の提出状況や、成績についても一元管理が可能です。管理者だけではなく、研修受講者にも研修の状況が確認できるため、双方にとって効率の良い研修運営が実現できます。研修受講者への受講案内や、提出物のリマインドメールが送れる、自動送信メール機能も付属しているため、学習漏れといった問題も未然に防ぐことが可能です。

まとめ

働き方改革や研修業務の効率化の必要性の高まりを受けて、研修のデジタル化は日々進展しています。柔軟な働き方に対応できるほか、情報管理の効率化や、コストの削減も行えるといった面から、研修のデジタル化は欠かせません。LMSやeラーニングの導入等を検討しつつ、効率的・効果的な研修を構築していきましょう。研修のデジタル化の際には、ぜひLMS「etudes」のご利用をご検討ください。

研修をデジタル化する方法｜メリットや流れをご紹介