大手情報通信業
導入事例

　当グループは主に20社を超える企業で構成されており、グループ全体で2万名以上の従業員・スタッフが在籍しています。etudesは2017年に導入しました。

　システム開発会社がグループにあり、その会社が開発したオンプレミス型のLMSを使用していたのですが、システムの設計がやや古く、当時のeラーニングには次のような課題がありました。

• 研修を同時に2つ以上行えない
• テキストコンテンツの配信しか行えず、動画などのリッチコンテンツを教材にできない
• 外部環境やスマートフォンでの受講ができない

　一方で、当グループには業務に必要なマニュアルが大量にあるのですが、それらはセキュリティの関係上、社内のイントラネット経由でしか見られませんでした。そのため、社外からマニュアルの内容を確認するためには、オフィスにいるスタッフに電話をかけて読み上げてもらう、という手間がかかっており、私の部署に「この非効率を改善したい」という相談が入りました。

　そこで、LMSの刷新とマニュアル閲覧環境の改善を1つのプロジェクトとして捉え、新たなeラーニングシステムを導入し、当グループ全体の研修のあり方をリニューアルするプロジェクトを立ち上げることにしました。

　グループ企業の管理が行えることが第一に挙げられます。そして他にも、

• 2万人以上の同時利用に耐えられるシステムであること
• テキストだけでなく動画やPDF、テストやアンケートといった様々な形式でコンテンツを配信できること
• スマートフォンで閲覧、受講ができること
• イントラネットだけでなくインターネット経由でも受講できるセキュリティ

などが主要な要件でした。
 

　グループのシステム開発会社によるフルスクラッチでの開発を検討しましたが、スマートフォン対応にハードルがあると判明しました。そのときに「フルスクラッチは、設計や運用だけでなく将来『システムを捨てる』ときも大変になる」と考えまして、自前で用意するのではなく、外部のeラーニングシステムを導入する方向にしました。

　そこでまずWebで広く情報収集をしましたが、eラーニングシステムは国産だけでも数多くあるため、要件を踏まえたうえで

• スマートフォンに対応したシステム
• ユーザービリティが高いシステム
• オンプレミスではなくクラウド

という条件で絞り込んだ結果、etudesともう1社が最終候補に残りました。
 

　スマートフォン対応の点とユーザービリティが一番高かった点からetudesを第一候補に考えていたのですが、選定会議ではカタログスペック上の視点からetudesではなく別のeラーニングシステムが有力でした。

　ですが、そのeラーニングシステムはスマートフォンでの適応に少々難があり、「研修をどこでも受講させたい」「社外からのマニュアルをスマートフォンで参照したい」という初期の目的への対応が難しそうでした。そこで、最終の選定会議までに関係者へetudesの画面をスマートフォンで見せて、スマートフォンでの使い勝手の良さを実際に目にしてもらうといった根回しなどをすることで、etudesが選択されました。

　もう一つ重要な点として、当グループはグループ内での出向が多いため、出向者はメールアドレスを出向元と出向先の2つを持つことや、所属元が複数存在すること等があります。そのため当グループには、1人に対して複数のメールアドレスを持てることや、複雑な組織管理をできるだけ容易に行えるLMSが必要でしたが、etudesは対応可能でした。
 

　そもそも、他部署が一方的に導入したシステムを「はい、これ使って」と言われると、相手も人ですから良い気分ではありません。

そこでプロジェクトを立ち上げる前に、研修を積極的に行うグループ企業や部署に出向いて、要望や現状をしっかりヒアリングし、あるいはeラーニングシステムの導入に関するアンケートを取ることで、「新たなeラーニングシステムを導入すること」への積極的な姿勢をグループ全体に生み出すことに腐心しました。

　次の3つが挙げられます。

1.登録用の受講者リスト作成を徹底サポート

etudesを使うためには受講者と研修コンテンツの登録が必要ですが、登録に必要な受講者リストは各グループに作成してもらう必要があります。リストの作成はetudes利用の根幹でもあるため、グループ企業の担当者からリスト作成に関する問い合わせがあったら、実際のリスト作成を一緒に手伝い、躓かないように徹底的にサポートしました。

2.未受講者に電話もかけて受講率を100％に

初年度は「etudesに慣れてもらう年」と位置づけ、全社向けの研修3本をとにかく受講完了してもらうことに注力しました。グループの中心になる基幹社の場合、一斉案内だけで受講した方は全体の70％くらいでしたので、未受講者のリストを作成して各部署長に案内して受講を後押ししてもらいました。それによって90％弱まで受講率はあがりましたが、まだ10％弱の方が受けていませんでしたので、その方々には個別に電話をして「受講してね」と後押しして、最終的に100％受講に到達しました。

初回にそれだけ徹底したことで、2回目以降の研修は「ああ、アレね」とすぐに理解してもらえるようになり、「とにかく一回でもログインしてもらったら、操作は簡単なので成功」と努力した甲斐がありました。

3.研修コンテンツの作成を細やかにフォロー

全社向けの研修や、マニュアルの格納場所としてetudesを使ってもらうためには、グループ企業や各部署にコンテンツを作成してもらう必要があります。

導入当時はeラーニングに動画コンテンツを使うことが世間的に認知されていましたが、動画は受講完了するまでの時間拘束が長いため、受講率が下がってしまうだろうと考えました。そこで、初期はテキストベースのコンテンツを、10～15分で見終わるボリュームに収めて作るよう案内していました。

当時はコンテンツの制作担当者のデスクまで行って、「スマートフォンで見やすくするためにはテキストをあと◯ポイント大きくしてみては？」というレベルでアドバイスをしてまわっていましたね。
 

　初年度のコンプライアンス研修は約8,000名が対象者でしたが、無事受講が完了し、その年にはetudes導入プロジェクトが社内で表彰されました。現在ではグループ全体で約10,000名に向けた研修や、グループ各社の独自研修を含め、問題なくetudesで実施・完了しています。

　etudes導入後にコロナ禍が始まってしまいましたが、etudesを導入しておいたので出社が必須となる研修は控えオンラインで完結できたのも、タイミングとしてちょうど良かったと思います。
 

　研修本編だけでなく社内マニュアル等の研修に関連した資料もetudesにアップロードしたことによって、現在は「業務上なにかを学ぶときはまずetudes」という習慣が社内にできています。

　集合研修を実施したら、そのアーカイブやナレッジをとにかくetudesに貯める、というルーティンが出来上がっており、これは初期導入時にコンテンツ作成を各グループ社や部署に足繁く通ってレクチャーした結果だと考えています。

　そのおかげで現在は毎月1コース以上が追加されており、コンテンツは相当量がetudesに蓄積されています。
 

　etudesは様々な研修を実施でき、受講者に向けた配信も色々細やかに行えますが、裏を返すと管理機能がたくさんあるため、その理解・習得には多少時間が必要です。ですが、一度使い方を理解すればあとは支障なく使えるシステムですので、現在のetudesのメイン管理者は二代目になりますが、滞りなく運用できています。

　また、アルーはシステム提供以外のサービスも提供しているので助かります。組織管理・ID管理の運用面を一部委託しており、元となるリストは当グループ社側で準備する必要がありますが、リストを作成した以降の作業をアルーにお任せしていますので、管理の面において、とても円滑に進められています。
 

　当グループのような規模に対応できるLMSはそこまで多くありません。etudesはセキュリティもしっかりした上で、複数メールアドレスの許容や、主務・兼務といったグループ企業特有の組織管理にも柔軟に対応しているので、安心して使い続けられています。

　また、etudesは受講者にストレスなく使えるシステムです。アカウントを発行した後、受講者から受講トラブルについての連絡はほとんど来ていません。業務システムによくある「次に何をすれば良いの？」がなく、etudesはすぐに分かるユーザービリティのお陰でほぼ迷わずに使い続けられます。

　アルーの担当もとても親身に寄り添った対応をしてくれます。SaaSなのにここまで手厚いサポートを受けられるのは他に経験がなく、etudesは安心して使い続けられています。